疫情期間如何通過(guò)線上開(kāi)展檔案工作

付文偉　劉秀忠

一、通過(guò)線上開(kāi)展檔案工作的必要性

“線上”就是指依托網(wǎng)上進(jìn)行的各種行為，它主要是采用網(wǎng)上營(yíng)銷工具進(jìn)行產(chǎn)品信息、公司信息的推廣。原來(lái)主要針對(duì)對(duì)企業(yè)營(yíng)銷，現(xiàn)已為社會(huì)廣泛利用，線上辦公也是其中的一種。線上辦公，主要依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，對(duì)于高科技有較高依賴?，F(xiàn)在高科技的快速發(fā)展，為我們實(shí)現(xiàn)線上辦公提供了方便和可能，特別是在疫情期間，檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)線上辦公是十分必要的，我們要充分利用高科技帶給我們的福利，確保工作創(chuàng)新發(fā)展、有序推進(jìn)，滿足新形勢(shì)下檔案工作的要求。

1.特殊時(shí)期檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。以往，檔案部門(mén)，在線上辦公方面雖然也做了很多嘗試，取得了一些成果，但線下辦公還是主流。這次疫情，對(duì)我們的理念自然會(huì)帶來(lái)一些改變、一些沖擊，對(duì)線上辦公的重要性認(rèn)識(shí)也會(huì)更加深刻。在疫情面前，線下辦公受到很大地限制，線上辦公這個(gè)高科技產(chǎn)物自然得到了更高的重視，線上辦公成為檔案部門(mén)的必然選擇。這樣，我們既能積極參與、主動(dòng)配合疫情防控，又能保證檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，一舉兩得。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的需要。在疫情面前，我們更感到利用先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案工作提檔升級(jí)的迫切性。實(shí)際上，不管有沒(méi)有疫情，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)線上辦公，都是發(fā)展方向，也是未來(lái)的大勢(shì)所趨。線上辦公在今后必然占據(jù)越來(lái)越大的份額，成為檔案工作的主導(dǎo)力量。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)造了這個(gè)條件和可能，應(yīng)該很好地為我所用，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。疫情的到來(lái)，使我們更加認(rèn)識(shí)到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的重要性，也必然會(huì)加快我們檔案工作實(shí)現(xiàn)線上辦公的步伐和進(jìn)程。

3.提高檔案工作效率和水平的需要。在疫情期間，各項(xiàng)檔案工作都很緊迫，但又受限，要保證各項(xiàng)檔案工作順利開(kāi)展，提高效率和水平很必要，它可以把疫情耽誤的時(shí)間搶回來(lái)，把疫情耽誤的工作做到位。要做到這一點(diǎn)就離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)，離不開(kāi)線上辦公。線上辦公使我們檔案工作提高效率和水平成為可能，也成為我們應(yīng)對(duì)疫情的重要法寶。線上辦公的效率和水平是傳統(tǒng)的線下辦公所不能比擬的，傳統(tǒng)的線下辦公也到了尋求改變的時(shí)候了。傳統(tǒng)的線下辦公雖然有它的優(yōu)點(diǎn)，但存在效率和水平相對(duì)低下的問(wèn)題。而線上辦公則克服了這些不足，是提高檔案工作效率和水平的正確選擇。

4.檔案工作線上線下融合共生的需要。線上線下是一個(gè)什么樣的關(guān)系，這個(gè)問(wèn)題過(guò)去我們也思考過(guò)，但相對(duì)考慮的較少。這次疫情給我們提供了深入思考這個(gè)問(wèn)題的機(jī)會(huì)。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，盡管線上辦公是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展趨勢(shì)，但從相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期來(lái)看，線下辦公也不可能很快消失，現(xiàn)在還存在互相融合的關(guān)系。就如這次疫情的到來(lái)，雖然使我們更多地使用線上辦公這個(gè)手段，但線下辦公還在一定程度上存在，甚至在疫情得到有效防控后還會(huì)成為主要的辦公手段。對(duì)這個(gè)問(wèn)題要有清醒的認(rèn)識(shí)。線上線下應(yīng)是互相促進(jìn)的關(guān)系，而不是誰(shuí)完全取代誰(shuí)的關(guān)系。我們?cè)谶@里強(qiáng)調(diào)發(fā)展線上辦公，也是檔案工作線上線下融合發(fā)展的需要。但一定不能重視了線下辦公，忽視了線上辦公，而應(yīng)融合發(fā)展，這已被疫情期間檔案工作發(fā)展所充分證明。

二、如何通過(guò)線上開(kāi)展檔案工作

1.為疫情防控工作提供有效服務(wù)。首先，要在網(wǎng)上開(kāi)展疫情防控檔案收集工作。疫情防控檔案很重要，它是疫情的原始記錄，我們一定要及時(shí)把這些珍貴檔案收集上來(lái)，確保這些檔案材料不散失、不失落，確保齊全完整。疫情期間，直接上門(mén)收集不方便也不現(xiàn)實(shí)，這個(gè)時(shí)候采取網(wǎng)上收集也是一個(gè)可行的選擇，既能保證疫情期間所形成的材料都及時(shí)收集上來(lái)，又能留下這段珍貴的歷史記憶。當(dāng)然，保存檔案不是目的，更好地為疫情防控工作服務(wù)才是目的。在這方面，在為利用者提供實(shí)體檔案的同時(shí)，在疫情期間通過(guò)線上為利用者提供檔案信息服務(wù)更是一種可行的選擇。各地通過(guò)線上向有關(guān)單位和部門(mén)提供新冠肺炎疫情檔案信息、非典等時(shí)期的編研成果，都收到了很好的效果，也得到了有關(guān)方面的肯定。這也是檔案部門(mén)順應(yīng)時(shí)勢(shì)主動(dòng)為中心為大局服務(wù)的成功案例。

2.利用視頻電話的方式召開(kāi)各種工作會(huì)議。疫情期間要嚴(yán)格控制人員聚集，這就給召開(kāi)常規(guī)的各種會(huì)議帶來(lái)了難度，但會(huì)議又不能不開(kāi)，當(dāng)然在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代我們?nèi)杂杏行У慕鉀Q之策，那就是召開(kāi)視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。檔案部門(mén)在疫情期間也應(yīng)充分利用好這種有效形式，解決好一些急待解決的問(wèn)題。視頻會(huì)議、電話會(huì)議等，在過(guò)去可能要想開(kāi)展還是有一定的難度，因?yàn)榭萍妓剿?，但近些年科技的飛速發(fā)展，已使不可能變成了可能。所以檔案部門(mén)要充分利用高科技帶來(lái)的便利，通過(guò)視頻、網(wǎng)絡(luò)等召開(kāi)各種會(huì)議，研究部署各項(xiàng)工作任務(wù)，不使常規(guī)會(huì)議無(wú)法召開(kāi)而影響工作的正常開(kāi)展。許多檔案部門(mén)在這方面都進(jìn)行了有益的嘗試，無(wú)論是黨建、業(yè)務(wù)工作、防控疫情等方面都采用了這種做法，并沒(méi)有因?yàn)槌Ｒ?guī)會(huì)議無(wú)法召開(kāi)影響各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)。今后，無(wú)論有沒(méi)有疫情，都應(yīng)從提高工作效率、節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)的角度出發(fā)，把視頻會(huì)議、電話會(huì)議等加以常態(tài)化，以推動(dòng)工作的更好發(fā)展。

3.適時(shí)發(fā)布檔案工作消息、動(dòng)態(tài)。疫情期間，辦公方式也出現(xiàn)了一些改變，出現(xiàn)了居家辦公、網(wǎng)上辦公等，這個(gè)時(shí)候，由于單位同事之間不經(jīng)常見(jiàn)面，彼此之間交流信息、動(dòng)態(tài)、消息等自然不會(huì)像以往那樣方便快捷，信息不暢，自然會(huì)影響工作的開(kāi)展。而要保持信息、動(dòng)態(tài)暢通，線上傳播必然是一種行之有效的形式。檔案工作者在這個(gè)特殊時(shí)期，了解檔案部門(mén)、檔案行業(yè)的最新消息，最快捷的方式就是通過(guò)線上去獲取。許多檔案部門(mén)也充分利用自媒體這種方式傳播各自的最新工作動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)進(jìn)展等，自身的工作情況并沒(méi)有因?yàn)橐咔槎鵁o(wú)法有效傳播，甚至有的檔案部門(mén)還通過(guò)創(chuàng)新，采用了以往所沒(méi)有的傳播手段，走出了一條檔案宣傳工作的新路徑，使檔案工作為社會(huì)上更多的人所了解和熟悉。這個(gè)過(guò)程中形成的成功經(jīng)驗(yàn)，在今后也應(yīng)該發(fā)揚(yáng)光大。

4.實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查閱利用。更好地做好查閱利用工作，向社會(huì)各方面提供檔案信息是我們的重要職責(zé)。檔案部門(mén)的一項(xiàng)很重要的任務(wù)就是提供利用，這也是發(fā)揮檔案作用的一個(gè)重要渠道，更是社會(huì)溝通的一個(gè)重要橋梁。疫情期間，檔案部門(mén)的查閱利用工作也是大受影響，查檔接待室也是時(shí)開(kāi)時(shí)停，導(dǎo)致查閱利用工作無(wú)法有效開(kāi)展，而有些查閱利用工作又是剛需，急需查閱利用，不提供不行，那怎么辦？只有網(wǎng)上查閱利用這條路可走，既不影響工作，又滿足查閱利用檔案的需要。網(wǎng)上查閱利用，一是把已經(jīng)公開(kāi)的現(xiàn)行文件、利用率比較高的檔案材料等上傳到檔案網(wǎng)站或檔案部門(mén)指定網(wǎng)站上，供利用者查閱利用，另一種就是針對(duì)特定利用者，他們可聯(lián)系檔案部門(mén)，提供他們的利用線索，檔案部門(mén)代為查找，把查找到的檔案材料通過(guò)網(wǎng)上傳送給利用者。無(wú)論是哪種方式，都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，在疫情期間把過(guò)去作為補(bǔ)充的一種利用方式，變?yōu)橐环N主要利用方式，這不能不說(shuō)相較于過(guò)去的利用方式也是很大的一種改變。現(xiàn)在，許多檔案部門(mén)都接受了這種方式，紛紛加以利用，有關(guān)網(wǎng)上查閱檔案的消息很容易找到。這充分表明檔案部門(mén)在疫情期間，檔案查閱利用工作雖然面臨困難，但同樣不落位、不失位，仍在發(fā)揮著檔案部門(mén)應(yīng)有的作用，力求使疫情不會(huì)影響社會(huì)各方面正常的利用需求。而且，作為檔案利用的更高形式——檔案編研，也采用了網(wǎng)上編研的方式。檔案部門(mén)把經(jīng)過(guò)系統(tǒng)加工的檔案材料，通過(guò)編研成果的形式在網(wǎng)上發(fā)布，使讀者、利用者足不出戶就可以閱讀到內(nèi)容豐富、形式多樣的高水平文化產(chǎn)品。