扎根服務　突破瓶頸　探尋檔案數字化新途徑

趙青歌

新樂市檔案館順應建設數字檔案館發展的大趨勢，踐行服務理念扎實開展數字化工作，為建成數字檔案館打好基礎。

突破瓶頸，館藏檔案數字化探索出一套新方法

2005年新樂市檔案館便開始檔案數字化工作，當時配備的只有一臺電腦，一臺打印機，安裝的也是功能簡單的單機版管理軟件。2009年，新樂市檔案館決定向建設數字檔案館的目標邁進，相繼投入資金50多萬元，購置了服務器、磁盤陣列、電腦、掃描儀等，安裝了功能較強大的網絡版管理軟件。

硬件設施到位，但在開展工作時依舊遇到了諸多問題。2009年新樂市檔案館已進館的檔案資料33679卷123997件，未進館的檔案數量也很大，但資金卻不足，如何在資金不足的環境下開展好檔案數字化工作，是要解決的重大難題。如果開展外包服務，存量檔案就需要投入420多萬元。此外檔案數量還在逐年增加，費用也會隨之增大。如此看來，外包服務的路子在我市是行不通的。為了突破資金瓶頸，我們改變了思路，一是讓各單位“自己的事情自己干”，也就是由檔案館提供數字化設備和場地，負責人員培訓，各單位派人將需進館和已進館的檔案進行數字化，撤并單位由主要職能承接單位來完成。二是利用寒暑假，由勤工儉學的大學生對館藏死亡全宗檔案進行數字化。通過幾年的實踐證明，這個方法不僅解決了資金困難，也保證了數字化的質量與進度，同時避免了檔案泄密的風險。截至目前，檔案館共錄入機讀目錄63萬多條，掃描原文184萬多幅，大幅提高了檔案工作服務社會的質量與效率。

因勢利導，檔案接收整理工作趟出一條新路子

為保證檔案數字化工作質量，我館從收集整理到保管利用各個環節在遵循檔案工作規律的同時，具體動作做出了相應調整。

第一，修訂規章制度以適應數字化工作要求。根據 “存量數字化、增量電子化”理念，我館重新修訂了《新樂市檔案館檔案接收辦法》，要求各立檔單位移交紙質檔案時必須完成數字化工作。

第二，調整檔案整理流程以減少工作環節。在實踐中發現過去年度整理歸檔程序，不適合現在檔案數字化工作。因為為了保證檔案掃描件的質量，需要對裝訂好的檔案進行拆分，掃描后再裝訂，這樣會對檔案原件造成二次物理破壞。所以將過去先立卷后掃描的工作順序，改為先分類歸檔再掃描最后裝訂，這樣不但減少了工作環節，提高了工作效率，保證了掃描質量，而且保護了檔案原件。

第三，扎根服務理念以滿足來訪者需求。我館對近5年來的利用登記進行了數據分析，將檔案資料數字化工作確定了“三細化”和“三優先”原則。“三細化”指的是首先將著錄項目細化，盡可能多角度查詢檔案內容;其次將檔案編目細化，將工資表、介紹信之類的檔案細化為一人一件，查詢更快捷;第三是檔案資料名稱細化，如會議記錄、通知等命名的文件資料均會仔細提煉議題和內容多層面反映檔案內容。“三優先”原則指的是第一將利用率高的檔案資料優先數字化，第二是破損嚴重的檔案優先數字化，第三是珍貴檔案資料優先數字化。現在我館三分之一的檔案可直接從數據庫中查詢利用，減少了檔案查閱過程中對原件的磨損，提高了查閱速度。