0A自動化辦公系統提升管理水平促進企業發展

馬西軍

大唐韓城第二發電有限責任公司

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 隨著我國信息科學技術的快速發展，信息技術成為人與人或事物之間聯系不可或缺的紐帶，人們也逐步認識到辦公管理系統的使用對于日常學習工作更加便利、高效、快捷。本文主要針對大唐韓城第二發電有限責任公司通過自動化辦公系統的應用，提升管理水平與促進企業發展的作用及其重要性展開分析。

關鍵詞 自動化辦公系統 管理水平 企業發展

我國于2001年12月11日正式加入了WTO（世界貿易組織），國內各企業也逐漸深入到市場經濟爭奪的內部之中，傳統的管理模式已經不能適應現代企業快速的發展與創新，為了更好的在新時代下企業之間的競爭與挑戰中生存并立于不敗之地，有必要一改傳統的企業管理模式，摒棄老舊的企業管理觀念，使用新型自動化辦公技術，從而達到促進企業發展，提高內部管理水平的目的。

一、傳統企業辦公管理觀念的改變

我國傳統的企業管理模式歷經了計劃經濟時代與市場經濟時期兩個時期。而傳統企業辦公觀念是利用一個模范帶頭作用，并在一定時期內發揮了重要作用。而這里的起到領導作用的模范，同時體力勞動與腦力勞動的付出影響著更多員工投身于生產建設之中，其個人身體承受著巨大壓力，沒有更多時間去創新改革陳舊的體制，從而制約了企業的發展程度。

二、自動化辦公系統的認識

它主要利用計算機網絡技術，Internet/Intranet技術提高辦公效率，從而實現了自動化辦公的過程。使得工作人員徹底擺脫因老舊式手工辦公方式帶來的不便，實現了全方面的高效，快捷的信息采集與處理，為企業的進一步發展打下了良好的基礎。自動化辦公為我們帶來了全新的辦公的思維模式，行為模式，與生產模式。而現在，是否已經實現了自動化辦公及其完善程度也是當代衡量一個企業其水平的標準。OA（自動化辦公系統）最初的階段是以復印機為代表的等一系列辦公設備大規模引進。而發展到了今天，是以高效的使用計算機網絡為標志的會議管理，檔案管理，短信服務，文檔管理，合同管理及其公文流轉等，這種辦公方式的轉型對于企業來說，有效的起到了積極的促進作用。

三、自動化辦公系統的應用

（一）自動化辦公系統在電子文檔管理中的應用

電子文檔管理因普及了自動化辦公系統之后，變得更為現代化與規范化。文檔件為單位保管更加規范而標準，依靠先進的計算機技術以及更加專業的軟件開發系統，在專業運行系統安全度極高的計算機上單獨進行登記，文檔的電子文件與紙質文件按類歸納，不僅可以有效減緩因文檔工作質量原因造成的文書管理人員極大壓力，還因為自動化辦公系統對檔案文檔的高效管理，進一步節省了大量人力物力。

（二）自動化辦公系統在電子文檔檢索中的應用

跟傳統手工辦公方式相比，自動化辦公系統中的電子管理文檔中，可以在搜索框內打入關鍵字等信息進行在更電子文檔管理系統終端來進行檢索，計算機不僅可以準確快捷的找到所需要的相關電子文檔，還可以將文檔資料進一步的打印出來。在最短的時間內把所需要的相關資料，以更快、更準、更全的方式找出來，具有，使用簡單，通俗易懂，省時、省心、省力的優點。這些是傳統辦公方式所不能比擬的。電子文檔自動化辦公系統的使用，是當前快節奏社會下必然的產物，人們借此更為方便快捷的獲取資源。

（三）自動化辦公系統在工作流程中的應用

單調，繁瑣等字眼是企業辦公管理的真實工作過程，員工的崗位與其對應的工作職責都需要進行標準的流程化管理與更加規范的操作。配置的流程化與規范化的節點操作，在自動化辦公系統下變得更為便利。數據的流動是工作的主要重點，在自動化辦公系統中，一個需要多人辦理的公文文檔，從發文開始，需要部門領導審批，同級部門簽字，相關管理部門審核，授予文件編號，經過分管領導簽發，排，制版，蓋電子工章，各級部分發閱讀等一系列流程的管理。根據企業的崗位節點，工作場所，工作流程，自動化辦公系統都可以根據企業內部的真實情況進行配置，還可以把這些配置根據具體的實際情況作出合理的變動。

四、自動化辦公系統在企業管理中的重要性表現

（一）最大限度的提供了資源共享

電子信息儲存技術、計算機技術、網絡系統技術是自動化辦公系統的先進且高效率的手段，實現了最大限度的資源共享，不僅可以儲存相當龐大的信息文檔，還可以實時準確的提供數據信息共享訪問，實現了數據信息的資源共享。

（二）增加辦公過程的公開透明度

在企業管理中，自動化辦公系統應用的普及，企業中任何部門，任何環節中都將秉承著公平，公正，公開，透明的原則，極大改善了因政策不透明、政策模糊等被擾亂正常管理秩序的辦公環境，進而使得企業進一步的創新發展與工作的效率實現大幅度增長。這是當代信息化時代的必然要求，也是當前市場經濟的必然要求。每一步辦公程序，都會接受集體公平、公正、公開的原則監督。

（三）企業各組成部分平等的參與

在企業管理中自動化辦公系統的應用，企業中各部門按照自己對應的職責與分工，平等的參與其中，可以起到杜絕推諉扯皮在企業運作管理的發生，從而使得企業的管理質量及其效率會顯著提升。

（四）體現了集體決策的民主性

在企業中，因自動化辦公系統的應用，使得企業實現了一起參與，共同決策的夢想，這種具有創新精神的改革使得企業更加具備了民主建設性，從而使得企業的發展邁出了關鍵性的一步。

五、結語

總而言之，自動化辦公系統憑借它的完善功能，方便快捷的實用性，以及良好的擴展性與合理的開發成本等優點，在復雜繁瑣的工作流程與環節中起到了良好的推進性作用，為企業的發展帶來更好的效益。

參考文獻：

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[2] 張藝嚴.企業辦公自動化系統分析與實現[D].吉林大學，2012.