論信息管理系統有效提高圖書檔案管理的路徑分析

侯莉

摘 要：隨著互聯網技術的發展，人們有了更多獲取知識的方法，網絡化的迅速發展使得信息平臺建設規模更大，成為組織機構實現高效運行的重要因素。而信息管理系統的應用也開始進入到圖書檔案管理領域中，為資料收集整理提供了方便，同時也提高了圖書檔案檢索效率。基于此，本文就信息管理系統有效提高圖書檔案管理路徑展開研究，首先闡述了信息管理系統應用現狀，其次對其在圖書檔案管理中的應用價值進行分析，最后提出了應用路徑。

關鍵詞：信息管理系統;圖書檔案管理;路徑

當前，經濟水平的提高和科技的迅速發展，為互聯網技術的應用和普及奠定了基礎，人們對知識的獲取也更加便利，而隨著信息平臺的增加，互聯網已經成為知識獲取的主要方式，為人們提供了便利的學習渠道，同時也有利于知識傳輸共享，對個人和社會的發展有著積極的意義。對于圖書檔案管理而言，應用信息管理系統能夠將大量的知識信息存儲起來，為需要的人提供便捷的查詢和學習服務，該系統的應用對于圖書檔案管理質量的提高具有一定的作用。

一、信息管理系統應用現狀

當今社會，網絡化和數字化實現了高度發展，對于組織和機構而言，信息平臺的建立已經成為其運行的基礎條件之一。而伴隨互聯網的普及，傳統的紙質文獻存儲方式具有的缺陷被暴露出來，信息檢索速度較低，信息質量不高，無法滿足當前快節奏的生活要求。作為國家和個人的資源寶藏，圖書館憑借著豐富的藏書吸引越來越多的人，但是由于紙質資源信息檢索率不高，無法滿足當前的生活要求，若是讀者急需尋找某一項資料，可能會出現無法迅速檢索到所需資料的情況，而且當前的圖書管理系統存在不相容的現象，導致圖書館的價值無法真正發揮出來。因此，圖書館需要完善信息管理系統，提高信息管理系統的效率和質量，做好系統實時更新，利用現代技術取代原有的紙質檢索。

二、圖書館檔案管理內容

圖書館檔案管理主要包括政文檔案、人事檔案、業務檔案以及設備檔案。

政文檔案就是黨政文件、工作會議記錄、內部研討資料、年度工作總結報告、工作計劃、規章制度、工作日志等。這類資料收集難度比較大，因此整體資料不夠全面且十分零散。

人事檔案不僅有圖書館員工資料，同時也有圖書館用戶資料，內部員工資料包括員工個人情況、崗位配置及其變動、考評職稱等，用戶資料包括用戶個人信息、圖書借閱信息等。信息化時代，信息一般存儲在圖書館檔案信息管理系統中。

業務檔案就是圖書館各部門在開展日常業務時形成的資料，其中涉及了工作開展、匯報以及研究等方面的材料，和圖書館工作數據等信息，例如館藏量等。

設備檔案就是圖書館設備資料，其中記錄了設備引進、維修等內容，尤其是招標采購政策實施后，其采購的設備需要建立獨立的設備檔案。

三、信息管理系統在圖書檔案管理中的應用價值

信息管理系統在圖書檔案管理中的應用主要體現在讀者登錄上，讀者通過登錄該系統自行查詢、借閱圖書，而管理者也能夠利用該系統中的信息實現檔案管理，提高了圖書檔案管理效率。信息管理系統能夠分析和滿足讀者需求，實現業務目標。現階段，該系統還需要存儲大量信息，例如讀者借閱圖書、還書和書及新增等方面的信息，當前的系統無法將圖書現狀完整呈現出來，而人們生活節奏的加快使得其對書籍檢索速度提出了更高的要求，圖書館中繁雜的書籍更加為讀者借閱增加了困難。因此，利用信息技術對圖書檔案進行規范管理，不僅推動了圖書館的發展，同時也為讀者提供了便利，而信息管理系統的應用能夠滿足讀者閱讀需求，對圖書檔案管理工作也有著重要的意義，其應用價值體現在以下幾方面。

1.管理價值

信息管理系統的建立能夠有效提高圖書館的服務水平和服務質量。圖書館中，存儲比較多的是印刷型紙質文獻，整個管理完全由手工操作，管理和服務工序比較繁瑣，庫存管理比較雜亂，無法實現信息共享，也難以獲得準確的管理信息，這些問題會導致資源浪費，無法提高管理服務質量和水平，對圖書館效益的發揮產生了影響，同時也對圖書館社會地位造成了影響。而利用利用管理信息系統可以優化重組圖書館業務流程，通過計算機管理推動數字化和網絡化的實現，進而實現信息共享，提高管理效率和資源利用率，提高圖書館的市場競爭力。

2.社會價值

在網絡環境下，信息管理系統成為圖書館未來的發展趨勢之一。隨著科技的迅速發展，信息技術的應用越發廣泛，為全球信息化發展起到了推動作用，而信息技術的普及也使得人們對信息技術的應用需求越發迫切。當前，人們對信息需求越發迫切，信息需求種類越發多樣，隨著網絡信息資源的迅速增加，信息來源渠道越來越多，分布呈現無序性，在大量網絡信息的沖擊下，圖書館也需要進行數字化、信息化等方面的變革。對此，圖書館需要完善傳統的信息管理系統，逐漸深化信息管理系統理念，使圖書館信息管理系統能夠實現創新發展。信息管理系統作為綜合性人機交互信息系統，其可以實現信息收集整理和存儲傳輸，能夠滿足互聯網環境下圖書館實現可持續發展的要求，對圖書館的發展就一定的社會意義。

3.決策價值

信息管理系統的建設能夠是圖書館管理決策水平的提升。在面對不斷變化的內外部環境時，需要確保組織管理層能夠及時組織內外部信息，為管理決策制定提供依據，同時能夠接收到決策實行的反饋信息，及時調整管理方案，為組織目標調控提供保障。此外，對于高層管理工作而言，非結構化和半結構化之類的問題是其經常面對問題類型，這就需要通過定量分析法以及相關的模型來加工分析相關信息，進而得到綜合信息。但是信息管理系統的職能在于收集和處理信息數據，其功能體現在信息處理、決策、預測以及控制上，該系統的建立為管理決策實現科學化發展提供了幫助。

4.技術價值

對于當前圖書館而言，圖書信息管理技術是其關鍵技術，能夠為圖書資源和使用者提供交流平臺，使二者能夠建立緊密的關系，進而實現信息處理和共享。信息管理系統運行速度很快，這就使得信息傳輸速度有所提升，能夠滿足使用者對信息檢索速度的要求。

四、圖書館檔案信息化管理中存在的問題

1.信息系統建設不足

圖書館信息系統建設中，有些圖書館沒有根據實際情況建立與之相符的檔案信息管理制度，使得檔案資料在收集和整理上缺乏規范指導。檔案信息管理中，普遍存在資料收集不全、存檔時間規劃不明、分類不清、查找困難等現象，這就影響了信息系統在檔案管理中的應用效果。而且，信息化時代，傳統的紙質文獻已經無法滿足當前信息管理要求，需要對其進行電子化管理。

2.信息服務層次不高

現階段，圖書光檔案信息服務只滿足了材料收集存檔工作，只能夠為一部分用戶提供咨詢、查詢、閱覽等服務。隨著社會的發展，現代化設備的普及，圖書館檔案管理開始營業云計算平臺，其便利了檔案管理，但是，圖書館的整體信息服務效果仍然不好，沒有將信息技術管理優勢發揮出來，大部分圖書館無法為用戶提供全面的信息服務，用戶無法通過網絡平臺進行交流溝通，信息服務層次不高，沒有將其中的資源共享、專題服務等作用挖掘出來。

3.信息系統利用率低

檔案信息化管理憑借著便捷高效的優勢在社會資源管理中占據了一定地位，而信息資源開發利用直接影響著圖書光工作的進行。在網絡平臺中，圖書館信息建設是其未來發展的趨勢，若是不能夠實現信息化管理，就會使圖書館工作效率降低，影響圖書館實現現代化發展。現階段，大部分圖書館已經建設了信息管理系統，但是，并沒有將其作用真正開發出來，管理模式也比較傳統，信息系統及其資源利用率低。

五、圖書館檔案管理信息化建設措施

1.加強信息化系統建設

圖書館檔案信息管理系統建設是當前圖書館重要管理工作之一，在檔案管理中應用現代化信息技術十分必要檔案信息管理系統包括檢索、統計、編目和管理等內容，同時也能夠記錄并收集檔案信息，根據國外先進的技術，信息管理系統中要明確檔案檢索和記錄功能，簡化檔案歸檔流程，方便檔案管理作業的進行。

2.提高檔案信息服務層次

圖書館檔案信息管理必須要提高信息服務層次，使檔案管理科學規范。信息時代，檔案管理實現了信息化，利用信息管理系統能夠使檔案管理流程規范，提高檔案信息服務質量和層次，利用信息技術建立檔案服務系統，為檔案用戶提供溝通平臺，提高信息服務水平。

3.做好管理人員配置工作

圖書館檔案信息管理系統能夠實現人機共同管理，作為其中的一部分，檔案管理人員有著重要的作用，其將管理人員分為三部分，其一為數據錄入，由于漢字比較特殊，因此錄入人員需要進行專門的培訓，具有專業素質。其二為信息處理應用，其直接使用信息設備，作用也十分突出。其三為維護管理，主要對信息管理系統及其設備進行維護管理，保證系統和設備正常運行。

六、信息管理系統有效提高圖書檔案管理的路徑

1.提高檔案檢索設計

在設計開發系統時，盡可能應用成熟的技術為系統開發提供保障。在對圖書檔案信息檢索系統開發時，利用的技術包括Web、ASP、html、局域網和關鍵數據庫等技術，通過以上技術，采用IE等大眾瀏覽器，并通過B/S方式與主服務器連接起來，瀏覽信息，并提出請求，有利于管理者掌握全部的圖書信息，管理人員也能夠統計工作人員情況，為財務工作進行提供便利。ASP對交互站點設計適應性良好，在Web基礎上，對數據庫提出訪問要求，而ASP對數據庫的訪問應用的是ADO數據模型，這種方法能夠為多種數據提供者提供讀寫和手機操作服務。

2.增強用戶使用便捷

通過設計用戶界面使圖書檔案信息管理系統更加人性，為檔案管理工作提供了方便。在設計主界面時，通過Visual foxpro6.0中的菜單實現法，建立與Windows類型相似的操作主界面。

在設計輸入界面時，其分為讀者和圖書館兩個選項，并設計相應的表單，每個菜單向對應輸入表單窗口，能夠實現圖書和讀者信息的錄入功能，同時保存新的記錄到圖書數據要和讀者數據比較內。

在設計圖書借閱界面時，根據讀者借閱圖書功能，設計相應的表單，表單分為兩個，其中一個將讀者借書證號輸入進去，之后將讀者相關信息顯示出來，信息核實無誤后點擊確認，之后將下一個表單激活，該表單需要將這些圖書編號輸入進去，之后會將該圖書的相關信息顯示出來，信息確認無誤后點擊確認，系統會將讀者借書證號、借閱圖書編號、借書時間、還書期限等信息羅列出來，形成一條借閱記錄，被保存到借閱數據庫內。

在設計查詢界面時，該見面有兩個菜單項，分別為讀者和圖書，其中包含了5個表單，為使用者提供圖書和讀者信息的查詢功能。圖書查詢時，該功能下設三個子項，分別為根據編號、根據書名和根據作者三個查詢菜單項，而后兩種實現了模糊查詢，使用者只需要提供一部分就能夠檢索到詳細的信息，信息包括書名、書號、作者、出版社和單價等。讀者查詢時，其中包含的子菜單項有2個，分別為根據借書證和根據讀者姓名這兩個查詢菜單項，使用者任意選擇一種方式，點擊相應的按鈕，系統會自動查詢讀者信息，之后屏幕會將讀者的信息顯示出來，信息包括讀者姓名、借書證號、所借圖書等。

3.提高檔案管理效率

檔案信息管理系統中，信息管理包括刪除、修改、添加和同步等功能，其能夠實現檔案信息的掃描錄入、查詢、發布、辦公計劃等作用。利用掃描儀能夠掃描紙質檔案信息，并將其錄入到系統中，用圖片保存，系統自動識別文字信息，進而形成電子檔案存儲在系統中，解放了錄入人員的雙手，提高了錄入效率和準確性。而信息查詢則是通過檢索來實現的，信息發布是利用已有檔案信息，用HTML形式將其發布為可網絡訪問的檔案，辦公計劃則是系統為用戶提供檔案管理計劃，能夠提示檔案管理人員進行管理事項，使管理工作有序進行，提高管理效率和質量。此外，圖書檔案分析統計功能能夠為管理人員提供在線統計分析信息的服務，便于檔案管理人員能夠實時了解檔案信息，確保檔案管理運行正常，而統計分析結果通過圖表形式直觀的表現出來，其不僅能夠方便用戶了解圖書館中各種信息的變化情況，同時也能夠為圖書館的相關決策提供科學有效的指導，為圖書館檔案管理實現可持續發展起著重要的作用。

七、結束語

綜上所述，對于圖書檔案管理而言，信息管理系統能夠提高其管理水平，對圖書檔案管理工作提供了幫助。信息時代下，人們迫切需要大量信息，對信息獲取渠道提出了更高的要求，同時也希望能夠擴展信息的廣度和深度，而隨著互聯網技術的發展，越來越多的人通過互聯網來獲取信息，這就導致圖書館的功能和地位下降。但是，圖書館對于國家而言就一定的社會價值，圖書館要想將社會功能充分發揮出來，就需要提高信息化建設水平，加大力度建設信息管理系統，通過信息管理系統提高圖書檔案管理質量，為人們提供方便的信息獲取渠道，實現可持續發展。

參考文獻：

[1]宋曉光.試論圖書資料管理工作的路徑優化[J].辦公室業務，2019

[2]黃建軍.論城市圖書館的檔案管理數字化建設[J].山西財經大學學報，2019

[3]劉肖肖.論信息管理系統有效提高圖書檔案管理的路徑分析[J].辦公室業務，2012

[4]王 虎.圖書資料精細化管理體系建設研究[J].才智，2020

（作者單位：濟寧市旅游公共服務中心）