新時期辦公室行政事務管理工作的有效性探究

程海燕

在社會發展新時期，行政事務管理之類的工作，面臨著巨大的挑戰。新的形勢促使行政事務管理工作需要進行較大轉變。辦公室行政事務管理工作內容與環境也發生了變化，其中包括人事、督查、宣傳、檔案、協調溝通、值班、政務、文秘等，種類繁多，工作強度大，靈活性要求高，并且關系到整個行政機關單位的運行與管理。新時期做好辦公室行政事務管理工作是非常有必要的，本文以新時期如何做好。辦公室行政事務管理工作為研究對象，進行深入研究探討。

行政辦公室作為行政機關單位的對外窗口，外在體現了這個單位的整體形象，在內部則起到了溝通樞紐的作用，在每個部門之間傳達與溝通的工作中實現了配合與溝通。不僅體現了其行政職能與工作態度，還具備幫助領導決策和監督的職能，是機關單位的核心部門，具備服務中心、參謀中心、信息中心與指揮中心的職能，行政工作質量直接影響單位正常運作與發展，因此更應該合理有效安排辦公室工作方法。

一、辦公室行政管理的現狀

現如今辦公室行政管理已相對成熟，但還是有些許問題，比如管理制度不夠完善、行政管理水平有待提高、管理理念相對落后。下面就從管理制度、行政管理、管理理念三個方面進行簡單分析。

（一）不斷完善管理制度

在行政管理中，因為缺乏完善的管理制度，以至于辦公室行政管理效率不足，行政機關人員分不清責任人，導致任務拖拖拉拉，因此任務難以進行下去。具體問題包括職責不清、目標不明、工作思路不清晰等情況，不僅使得辦公室行政管理工作難度加大，還延緩了機關單位各項工作的正常運作。

（二）辦理理念保守落后

自改革開放以來，我國機關單位一直學習國外的先進的行政管理經驗，根據自身的實際情況進行管理上的創新，強有地促進了社會政治經濟的迅猛發展。與此同時，為能夠跟時代發展接軌，機關單位辦公室對行政管理思路也做出了一定的調整及變化，但還是存在少部分機關辦公室行政管理人員不求創新，不求跟上時代的步伐，依然堅守傳統管理理念，甚至在實際工作中一直沿用落后的規章制度和管理模式。

（三）行政管理水平偏低

當下，在機關單位辦公室行政管理過程中，往往就有那么一些人只做自己的事情，其他事情一律不管，沒有交流、沒有溝通。行政部門作為機關單位的中樞其作用就是承上啟下，行政部門都不能運轉起來，整個機關單位將會出現很大的問題，嚴重影響了辦公室行政效率。

二、新時期辦公室行政事務管理辦法探索

（一）準確定位辦公室行政管理工作

作為機關單位辦公室行政管理人員，在工作時如果出現工作定位不明確的問題，就需要及時解決。對辦公室行政管理人員來說，每天的工作量很大，如果不能準確及時定位管理職能與職位，無疑會造成職位不清、責任不明等情況。甚至會造成工作混亂、工作無法進行等，導致效率低下。新時期辦公室行政事務管理工作，為該部門與管理人員提出了相應的創新整改要求。行政管理的轉變需要引起機關單位的高度重視，重點在于不可隨意安排崗位，在思想與行動上加大關注度使每位行政管理人員明白自己應該做什么，如何與同事進行搭配、合作與溝通，盡量避免資源浪費，合理準確定位每個行政管理人員。

（二）完善行政管理機制

新時期加強辦公室事物行政管理機制，既需要建立完善的規章制度與良好的執行方式，嚴格遵循規章制度進行工作。作為辦公室行政管理人員，這些規章制度需要其自身進行研究探討，結合工作經驗與機關單位實際狀況，制定出一系列符合機關單位未來發展方向的規章制度，引導所有員工進行學習與遵守，使員工按照符合未來機關單位發展的規章制度進行工作。

（三）提高行政管理人員素質

新時期辦公室行政管理人員，不光需要工作技能方面能力出眾，對職業素質方面也有更高的要求。每個管理人員應由行政管理部門進定期綜合篩查，對管理人員進行工作素質分析，及時排查出工作時出現的問題并給予解決。在工作能力以及素質層面找出管理人員所存在的欠缺點，然后進行針對性的培訓與教育。要致力于提升管理人員專業技能素質培養，強化其自動化辦公能力，以自身為標準提升應變能力、創新能力、溝通能力。

（四）構建信息化管理系統

由于信息化時代的來臨，行政管理與現代科技進行對接，不光提升了管理效率，而且還實現了管理科技化、現代化。信息化時代對行政管理來說是快速的、便捷的，大大提升了辦公室行政管理的效率。提高效率的同時也給管理人員帶來了挑戰，其一就是需要管理人員精通計算機等各項信息化軟件使用，操作不好的要定期進行學習培訓。機關單位應當明確信息化對管理上帶來的優勢，明確方向設定目標，建立專項資金進行升級維護信息化建設，以此保障信息化建設為行政管理保駕護航。

（五）提高服務意識

新時期，在辦公室行政管理工作時需要與時俱進的工作理念、工作態度、工作標準，樹立良好的服務意識，建立符合新時期標準的行政事務管理工作體系，表現出現代化辦公室管理人員的素質。在建立先進服務意識的進程上，需要注意幾個方向。首先探查員工中所存在的各種矛盾，并找到解決辦法，保障辦公室管理工作的效率。其次，辦公室人員要樹立崗位責任心，對待問題需要細致、熱情和認真，嚴格按照工作行為規范，遵守一切規章制度、紀律章程，避免在工作中出現錯誤與遺漏，提升服務效率。最后加強思想政治教育，加強政治素養，做到為人民辦實事。

（六）提高辦公效率水平

據調查，當前大部分辦公部門與機關單位之間存在重復、繁雜、職責交叉不明確等問題，這大大影響了辦事效率。有效解決這一問題，我們應當在合理結合自身情況下，簡化辦公部門與機關單位之間所交叉的職責，提升行政辦公效率，按照規章制度明確每個人的責任，確保問題得到針對性的解決，切實提升服務質量。為此我們需要注意事項：第一，樹立部門精簡意識并進行科學規范的實施，自覺規避中間部門產生，保障在下達命與精神傳達時做到高時效性，為有效行政工作提供便利。第二，做好自身本職工作，提升每個環節準確性與部門協調性，合作共同完成行政管理工作，有效快速地為基層人民服務，提升辦公室工作質量與工作效率。此外，也需要注意人員分配問題，盡可能做到人盡其職，把所有人員都利用起來不要出現重復或者空閑的狀態。第三，不光對人員還要對辦事環節進行步驟精簡，減少交叉職責，同時也要減少每個部門自身的辦事步驟，能節省的就節省，減少工作流程，保障工作效率。

（七）加強人員培訓

為了保障人員工作能力與素質的提升，人員培訓是必要的。隨著新時期的到來，辦公室人員需要具備良好的政治思想覺悟與優秀的工作能力，需要定期進行培訓，根據人員所需要的方向定點培訓，有效的提升辦公室的辦公效率與辦公質量，與此同時為辦公室人員提升知識拓展發展機會。在人員培訓中還需要注意以下幾點：其一，結合機關單位辦公需求，明確職工所需要培訓的方向并進行有針對性的培訓，從而達成有效、快捷的培訓使職工盡快達成工作崗位需要的人。其二，在新時期培訓的方法應該局限于傳統培訓方式，抓到重點快捷高效的進行培訓。以高效、快捷的培訓方式進行針對性的培訓，以此來達成目的。

（八）提高自主服務性，增強智力服務能力

智力服務質量及水平是現階段辦公室人員學習和關注的主要問題，要想達到智力服務目標，則需要有關人員聯合新時期辦公室工作職能改變，以此更好的開展行政事務管理。因此，要求辦公室工作人員從領導角度出發對相關問題進行思考，提出處理對策，將辨證思維充分展現出來，以便領導享受更為優質的服務。增強有關人員時間觀念，促進辦公室行政事務管理系統性及預見性的提高。除此之外，加強對自主服務意識的關注，對于各項工作的開展時刻跟蹤，并對有關問題及時分析和處理，將辦公室行政管理工作的有效性充分展現出來。最后，建立健全辦公室管理工作制度，以便更好的開展行政事務管理工作。同時營造良好的辦公室環境，創建自動化系統和信息化系統，從多個方面提高辦公室行政工作效率。

（九）減少辦公機構和部門，促進辦公效率的提高

據有關資料顯示，現階段辦公機構及部門相對復雜、繁瑣，而且具有職責交叉問題，進而降低了工作效率。為了將以上問題有效解決，則需要精簡辦公室機構及部門，防止職責交叉的發生，促進行政辦公效率的提高。準確劃分有關人員職責和權力，確保服務質量，根據具體問題進行結局。辦公室機構及部門精簡過程中，需要注意的問題如下：首先，增強部門精簡意識，對于中間部門應減少設置，以便更好的下達命令，進行處理，為辦公室行政管理工作的開展奠定基礎。其次，提高本職工作質量，促進每個步驟精準度的提高，確保各部門工作的一致性，一起將行政職務管理工作做好，更好的為基層人員提供服務，促進辦公室工作效率和質量的提高。除此之外，加強對人力資源配置的關注，盡可能確保物盡其用，每位工作人員均可以履行自己的職責，促進資源利用率的提高，避免開支浪費。再次，精簡部門的過程中，應進一步精簡辦事步驟及環節，盡量減少辦事流程，避免繁瑣，使行政管理工作效率降低。

（十）聯合信息化技術，促進工作效率的提升

現階段，信息技術被廣泛應用于我國各個領域當中，同時被應用于機關單位辦公室行政事務管理中。工作過程中，有效結合信息技術與行政事務管理工作，建立健全信息化行政事務管理系統，并對工作方式更新和完善。基于此，根據辦公室實際工作狀況，改革信息化內容，并應用，在辦公室行政事務管理中有效應用網絡技術與計算機技術，當時在此期間需要注意的問題是，確保有關信息的安全，加強對信息技術更新和變革的關注，從多個角度加強對信息技術的重視，并合理應用，從而促進工作效率的提高。

三、結語

新時期的辦公室管理需要有新的風貌，機關單位的行政部門管理工作與機關單位各個部門關系最為緊密，機關單位都需要行政部門的緊密調節，行政部門作為機關單位的潤滑劑其作用尤為重要。這不光需要各個部門相互配合，也需要行政管理人員上下一心，跟上時代的步伐，以快捷、高效的服務態度回報社會。（作者單位：福建省莆田市荔城區委辦公室）