社會組織檔案管理體系構建研究

馬強

檔案在社會發(fā)展中扮演著重要角色，采取有效措施加強檔案管理尤為關鍵，但是在社會生產和生活中，人們并不十分關注檔案管理工作。而社會組織登記檔案管理工作，顯著提高了我國檔案資源的利用率，相關部門有必要大力構建社會組織檔案管理體系，以此推動各項工作的順利開展。

目前，社會組織的數(shù)量及類型明顯增多，國家也更加關注社會組織的科學管理，社會組織檔案管理作為社會組織管理中的重要組成部分，也受到了有關部門的重視。現(xiàn)階段，很多地區(qū)的民政部門均完善了社會組織登記檔案管理，但是該項管理的規(guī)范性有待提高。相關部門需要建立完善的管理體系，以此保證社會組織的有序運轉。

一、社會組織概述

社會組織主要指為某個目的，按照特定的原則形成的多種組織或團體，其在活動中需遵守憲法的規(guī)定，維護憲法尊嚴，全面落實憲法要求。政黨、政府等傳統(tǒng)形式之外的民間性組織即為社會組織，常見的社會組織有社會團體、民辦非企業(yè)單位等。社會組織登記檔案主要指縣級以上人民政府部門，在為社會團體及分支辦理各項行政業(yè)務工作中所形成的，能夠考察且具有利用價值的文件材料，其涵蓋的范圍較廣，是社會組織的重要資料信息。

二、社會組織檔案管理體系現(xiàn)狀分析

（一）政策條件

為更好的推進新時期社會組織的運行發(fā)展，在1988年之后，我國國務院先后頒布了《社會團體登記管理條例》《基金會管理條例》《民辦非企業(yè)單位登記管理暫行條例》，要求民辦非企業(yè)單位、社會團體、基金會一定要在民政部門進行統(tǒng)一登記。在2010年，我國頒布了《社會組織登記檔案管理辦法》，對社會組織檔案登記的管理制度及相關要進行了進一步的明確以及規(guī)范，對不同社會組織的不同檔案范圍進行了明確。

此外，我國各省市也從自身的發(fā)展實際出發(fā)，對社會組織檔案登記管理制度進行了詳細的細化及制定，旨在推動省內社會組織檔案管理水平的有效提高。最后，為最大程度的發(fā)揮群眾對社會組織的相關訴求，提高社會自治功能，在對社會組織進行整體評估前，開始將檔案管理納入至評估體系中，作為衡量評估結果的重要指標。如此一來，各類社會組織不僅實現(xiàn)了體系化的清晰定位，同時也使各類社會組織可以全面的意識到自身存在的問題，有效提高了相關工作人員對檔案管理工作的重視程度，這對于推進社會組織檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義。

（二）實踐現(xiàn)狀

隨著我國對社會組織檔案管理工作的重視，各省市各部門也愈發(fā)的意識到社會組織檔案管理工作的重要意義，而為更好地推進檔案工作的落實，使其更好地適應社會發(fā)展的新形勢，各省市不斷發(fā)揮自身的能動性，努力優(yōu)化檔案管理工作，進而涌現(xiàn)出諸多的優(yōu)秀案例。

三、社會組織檔案管理中的問題

（一）社會組織檔案管理工作尚未形成統(tǒng)一規(guī)范的管理體系

文書檔案和人事檔案管理工作應滿足規(guī)范的要求。長時間的工作實踐中，要建立科學完善的管理體系，但是社會組織檔案機構相對特殊，管理人員流動頻繁，社會組織內部并未建立完善的治理機制，如此就阻礙了社會組織檔案管理工作的順利開展。

（二）部門缺乏檔案資料收集與整理意識

現(xiàn)階段，社會組織管理部門和社會組織在日常工作中并未妥善收集并整理社會組織成立及重大活動所形成的檔案資料。管理部門僅僅按照要求保留相關材料，社會組織法律意識相對薄弱，并引發(fā)了檔案材料遺失等問題。

（三）社會組織檔案材料整理規(guī)范性有待提高

社會組織中管理人員數(shù)量十分有限，檔案資料不全，人員頻繁流動，很多管理人員并不具備扎實的檔案管理知識，而且無法全面把握社會組織檔案管理的要求及管理業(yè)務的主要內容，因此，在檔案管理中，通常只是將檔案材料按照類別歸入檔案盒中。

（四）社會組織檔案管理專業(yè)人員不足

社會組織檔案管理中，專業(yè)人員數(shù)量十分有限，社會組織日益發(fā)展，各級社會組織管理部門也產生了工作倦怠等負面情緒。很多社會組織管理機構并未設置專職的檔案管理人員，這也降低了檔案管理的規(guī)范性。

（五）檔案管理硬件配置有待完善

硬件設備是保證檔案存放質量的前提和基礎，但很多社會組織管理部門并未建設專門的檔案室，部分社會組織雖然建有檔案室，但室內環(huán)境潮濕，空間狹窄，設備老化，容易使檔案受損。

四、構建社會組織檔案管理體系的有效策略

（一）正確處理社會組織與政府部門的關系

社會組織同機關單位和企事業(yè)機構不同，主要采取自主管理模式。社會組織需積極協(xié)調與政府之間的關系。如某社會照顧服務中心將服務社會作為工作的主要任務和目標，該階段產生的檔案充分展現(xiàn)了社會組織的工作概況。組織的檔案工作需要接受政府定期的檢查及指導，利用點檔案資源為政府提供全方位的服務。也就是說，社會組織及政府之間主要為領導和被領導、服務與被服務的關系。所以，在日常工作中，社會組織應正確處理與政府的關系，為政府提供優(yōu)質的檔案服務，積累豐富的檔案利用經(jīng)驗，建立更為科學完善的管理體系。

（二）優(yōu)化內部檔案工作制度建設

社會組織需全面考量自身條件，明確歸檔范圍和保管期限，提高工作效率。檔案行政管理部門無需對此過度干預。在確定檔案歸檔范圍及保管期限的過程中，需充分結合部門的工作要求，將檔案分為機構行政檔案和服務項目檔案，機構行政檔案主要由基礎類和日常運營類組成。服務項目檔案主要由管理類、服務成效類、社會影響及評價類構成。機構行政類檔案可永久保管，社會組織服務項目檔案可長期保管。

（三）建立特色檔案，合理利用檔案資源

社會組織檔案綜合了多種檔案，在日常工作中，需充分展現(xiàn)社會組織的主要特點及工作內容，建立特色檔案。如以老年人為目標人群的社會組織，應積極建立完善的居民健康檔案和教育衛(wèi)生檔案，將其作為特色檔案。為進城務工人員提供服務的社會組織，需建立流動人員人事檔案，將其作為特色檔案。在組織運行的過程中，要為老人、殘疾人、婦女、兒童及其他的特殊群體提供個性化服務及幫助。同時組織也要在工作中做好服務及管理，以及與此相關的社會影響評價的收集及歸檔工作，以此作為特色檔案。再者，組織部門要積極主動地完善檔案利用，為相關人員提供檔案信息查閱服務，提高服務水平。社會組織也可充分利用先進組織的經(jīng)驗，建立特色檔案，以改進檔案服務質量，促進檔案管理體系的建設。

（四）積極協(xié)調社會組織內部的關系

社會組織檔案內容較多，所以在檔案收集中需與多個部門協(xié)調配合，且明確不同部門的職責及責任。組織設立了專門負責檔案工作的部門，設定了檔案工作的主要職責，其他部門則需按照要求收集特定范圍內的資料，定期上交檔案部門歸檔，這樣可有效減輕管理人員的工作壓力，加深工作人員的檔案管理意識，建立更為完善的管理體系。

（五）提升檔案管理水平

1.加強業(yè)務培訓，抓好收集

要強化社會組織登記檔案的收集與立卷歸檔工作。收集的內容包括：（1）各類社會組織登記（社會團體、民辦非、基金會）成立登記材料，即社會組織申請成立過程中形成的各類材料。包括：社會組織籌備、登記申請、有關業(yè)務主管部門審核文件、社會組織章程、辦公地址、法人代表等簡歷證明類材料。（2）各類社會組織審批材料，即社會組織登記管理機關審批社會組織的全部報表及證書等。包括：申請登記、法人登記、分支機構登記、社會組織負責人登記、團體和個人會員登記的表格，印章、會證、帳號等備案材料等。（3）各類社會組織變更和注銷登記材料，包括社會組織變更、注銷登記報告，變更決議，變更事項說明，業(yè)務主管部門審查或同意變更材料，清理債務完結證明及變更、注銷登記材料等。（4）各類社會組織年檢材料，包括：社會組織年檢報告、登記表等。（5）各類社會組織行政處罰文件材料，包括：行政處罰決定書;行政復議決定書;行政訴訟判決（裁定）書等;6）其他材料，包括各類社會組織重大活動中形成的文字、聲像等各類型材料。相關業(yè)務科室要對社會組織登記材料進行全面、系統(tǒng)、準確的收集與整理，在社會組織登記行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關事項辦理完畢后30個工作日內完成歸檔工作。檔案管理機構（人員）在接收歸檔的文件材料時，要認真核對清點，檢查文件材料是否齊全、完整。符合規(guī)定要求的，予以接收，并辦理交接手續(xù)。同時，加強《檔案法》、《社會組織登記檔案管理辦法》等相關業(yè)務檔案管理工作的規(guī)定和要求的培訓，積極建設數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升社會組織登記檔案規(guī)范化、信息化管理水平，加強對檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及相關信息技術知識，，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能，不斷拓寬專兼職檔案管理人員的知識面。

2.探索社會化模式，提升檔案數(shù)字化水平

由于現(xiàn)存檔案基本采用紙質歸檔模式，對于現(xiàn)存紙質檔案的數(shù)字化建設，要積極探索社會化模式，把社會組織登記檔案規(guī)范化整理服務工作列入政府采購項目，由檔案專業(yè)服務機構完成檔案規(guī)范化整理與數(shù)字化加工。同時加強社會組織登記電子檔案與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，積極探索民政專業(yè)檔案電子檔案管理新途徑，做好社會組織檔案業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)接收歸檔工作及登記備份工作，為社會組織登記檔案的共享和利用打好基礎。

3.依托“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”，實現(xiàn)電子文件即時歸檔

在“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”行政審批大數(shù)據(jù)背景下，基于規(guī)范化、自動化、高效率的理念。隨著行政許可網(wǎng)上申報，“最多跑一次”等便民服務措施先后落地，社會組織登記作為行政許可事項，要積極順應形勢需要，及時開通網(wǎng)絡申報，實現(xiàn)全程材料電子化申報，參照行政權力事項的相關規(guī)定，建立制定在政務服務網(wǎng)及自建政務平臺上形成的社會組織登記檔案電子文件的歸檔范圍和保管期限表，做好政務服務網(wǎng)電子文件歸檔管理統(tǒng)一平臺與網(wǎng)絡審批管理平臺的技術對接，確保在審批事項結案的同時，能通過一鍵導入的方式實時采集檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)政務服務網(wǎng)歸檔電子文件全流程管理，有效提高歸檔效率和質量，減輕行政審批辦事與歸檔相關人員的工作量。（作者單位：吉林省公主嶺市民政局婚姻登記處）