數字化時代下檔案管理思路研究

方婧

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）04-104-02

摘 要 在數字化時代下，企業檔案管理已經進入新的發展階段，本文將深入了解數字化背景下檔案管理的問題，先介紹數字化時代下檔案管理的條件與現狀，再對檔案管理策略進行研究，最終提出了檔案管理的支持保障措施，希望能對未來工作提供支持。

關鍵詞 數字化時代 檔案管理 云計算

檔案管理在企業運營中發揮重要作用，能夠為企業發展提供充足的數據支持，已經成為影響企業可持續發展水平的重要因素。在數字化時代下，很多新的技術、新方法已經被廣泛應用到檔案管理中，不僅提升檔案管理工作質量，也提高檔案運用效率，企業管理層以及工作人員能夠通過檔案查詢到想要的數據，使檔案管理能夠更好地服務于企業。

一、數字化時代下檔案管理工作的現狀與條件

（一）檔案管理現狀

數字化檔案管理的主要優勢，就是提高了檔案資源檢索的效率，并且與傳統的紙質檔案相比，數字化檔案管理過程更加簡單，能避免檔案出現損毀、丟失等情況，減少各類檔案管理問題發生。

但有研究認為，目前企業檔案管理的現狀遠遠跟不上時代發展要求，長期以來檔案工作依然處于被動狀態，工作模式陳舊且缺乏活力[1]。以職工檔案管理為例，職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎，在維護員工合法權益中發揮著重要作用，也是政府部門落實相關政策、化解矛盾的關鍵，有助于維護社會穩定；檔案中會詳細記錄員工在企業中所享受的各種待遇，并記錄員工參與社會保障情況。所以從員工的角度來看，檔案管理已經成為保障自身合法權益的關鍵，但是在檔案管理中，職工檔案管理一直容易被忽視。除此之外，職工檔案日益呈現出復雜化的特征，不僅關注職工的職業發展以及工資審批晉級情況，也關包含“五險一金”以及各種補助的發放等。因為檔案管理工作日益復雜化，檔案管理工作人員可能會因為失誤操作而出現問題，增加檔案管理工作難度。除此之外，部分工作人員因為缺乏專業知識，也會造成檔案管理效率低。

（二）數字化檔案管理的條件

1.數字化工具不斷發展提供了必要的技術條件。目前隨著現代科學技術的發展，數字化技術水平進一步提高，從20世紀90年代開始，我國辦公開始朝著計算機化發展，并且移動終端以及大數據、云計算等技術的出現，都進一步推動了檔案管理工作變革。在這種情況下，企業的檔案管理逐漸實現了電算化、無紙化，檔案存儲的方式更加多樣化，除了傳統的紙質存儲、磁盤存儲與光盤存儲外，目前快速發展的云存儲技術進一步，并且相關通信技術、電子技術越來越穩定，使數字化工具成為檔案管理的突破口[2]。

2.人才支持取得滿意效果。數字化作為一種現代技術，與傳統技術相比具有更高的操作難度。而針對這種技術變革，各單位的人才培養已經初見成效，高校所培養的兼具網絡技術與檔案管理的人才數量增加，并且現有員工通過再學習，也增強了自己對數字化技術的掌握能力。因此，良好的人力資源支持為提高數字化檔案管理水平奠定了基礎，這已經成為未來檔案管理工作順利開展的關鍵。

二、檔案數字化管理策略研究

（一）明確檔案數字化核心內容

與傳統的檔案管理模式相比，數字化檔案管理工作更加復雜，所以為了能夠進一步提高工作質量，工作人員需要細化工作細節，重點內容包括：1.強化檔案整理。此階段要嚴格按照《紙質檔案數字化技術規范》的相關標注規范目錄內容，并做好拆卷裝訂以及分區掃描等工作，將各種檔案做好登記，這是數字化管理的基礎。2.目錄建庫。按照通用數據格式，通過XML文檔進行數據交換，期間可以按照《檔案著錄規則》的要求做好著錄，形成目錄數據庫。同時工作人員要做好質量檢查，降低質量問題發生率。本環節的主要目的，是了解檔案內容與形式，確保數字檔案信息的準確性。3.檔案掃描。工作人員按照檔案字跡的清晰度以及后期檔案運用要求，設置檔案掃描的分辨率以及亮度等，確定掃描色彩模式，并在掃描之后進行登記；注意檢查掃描頁數是否與整理時的頁數是否相同，若發現不一致，則需要檢查出現差異的原因。4.圖像處理。在檔案中經常涉及大量的圖像，在數字化處理中，工作人員需要做好圖像處理，包括裁邊、拼接以及去污等，這種方法不僅能夠顯著減少圖像的存儲空間，也能讓圖像更加清晰，增強檔案服務能力。5.圖像存儲。在檔案掃描結束后，工作人員可按照檔案管理要求確定存儲格式，不僅要確保圖像具有良好的清晰度，也要盡量減少檔案的存儲空間，目前常見的存儲格式包括CEB、PDF、JPEG等幾種形式。6.數據掛接。數據掛接能夠對檔案的全文數據以及目錄數據等進行處理，一般在圖像掃描結束之后，將已經掃描好的圖像與對應的目錄做掛接處理，確保檔案目錄能夠與文件之間建立聯系，此時在輸入數據庫的檔案號之后技能及時查閱到關鍵數據[3]。7.對數據的驗收。工作人員應該針對檔案目錄數據庫以及圖像文件等進行檢查驗收，一般情況下驗收是由檔案所在部門以及檔案管理人員雙方配合的基礎上完成等。通過采用隨機抽樣調查法，一般全宗檔案數字化的合格率超過97%，就可以認為數字化建設取得預期效果。8.數據備份。當發現全宗檔案的合格率合格后，就可以對相關檔案進行備份，備份一般采用離線的方式進行，并在備份之后做好異地保存，這樣才能降低檔案風險。9.成果管理。在保證檔案數字化成果安全、有效、完整的基礎上，工作人員應該盡可能地保證各類檔案的高效檢索，以充分發揮檔案自身的價值。

（二）做好數字化檔案管理的前期準備

檔案數字化建設是依靠信息技術，將傳統檔案通過錄入、掃描等方法存儲在數據庫中，并依靠檔案管理系統完成統一管理，所以為了確保整個檔案管理工作的有效性，在數字化建設中應該做好前期準備工作，主要內容包括：1.前期調研。工作人員需要針對數字化檔案對象進行調查，并了解檔案管理的技術標準，這樣才能全面提高檔案管理能力。日常工作中，通過掌握數字化檔案的年代、載體、全宗、數量等進行統計分析，判斷在數字化建設中所需要的各種資源。形成制度標準，結合當前我國《紙質檔案數字化規范》的相關內容形成數字化檔案驗收與考核的詳細技術標準，并以該標準來指導后期工作。2.形成詳細的數字化檔案管理流程，例如編制檔案數字化交接流程表、驗收表等，劃分數字化建設中的崗位責任，并構建保密制度。同時，檔案數字化管理本身具有工作量大、周期長等特征，所以為了能夠實現檔案數字化建設的長效性，需要在現有人才隊伍基礎上構建數字化人才隊伍，專門提供技術支持，解決檔案數字化建設中各種可能出現的問題[4]。

（三）強化檔案數字化信息加工能力

在數字化檔案管理中，工作人員需要按照檔案自身情況形成工作方案，不僅要明確數字化檔案加工過程中各方的責任，還應該對數字化檔案驗收的相關內容加以明確，確定檔案數字計劃的內容、進度、責任以及向技術要求。同時，要確保檔案管理資料的清晰準確，在數字化檔案管理中，需要工作人員投入百分百的精力，逐一核對檔案資料，避免出現檔案信息失真或者不全面的問題。嚴格遵照檔案數字化加工流程開展工作，以規章制度的形式明確檔案管理的詳細技術流程，并在工作后通過抽檢等方法，審查整個檔案管理過程，提高工作質量。

（四）做好數字化檔案的后期維護

在檔案數字化建設過程中，工作人員需要將數字化檔案維護作為重點內容，主要工作包括：1.強化驗收維護管理，充分發揮全體工作人員的主觀能動性，建立驗收小組，對數字化后的檔案做抽查或者全檢，按照合同內容驗收，判斷數字化檔案的處理效果。2.在檔案驗收后，對全體工作人員進行數字化技術培訓，結合本企業的實際情況以及其他兄弟企業的經驗，預見數字化檔案管理中可能出現的問題，采用專項管理的方法，增強工作人員抵抗風險的能力。3.努力構建特色服務，按照館藏檔案資源，結合檔案數字化處理成果，形成若干個專題數據庫，例如建廠資料檔案、安全生產先鋒檔案、質量標準變遷檔案等。4.檔案的真正價值在于利用，而數字化技術無疑進一步簡化了檔案的運用過程，所以工作人員應該定期維護檔案數據庫，為檔案的下載、運用提供技術支持。

三、檔案數字化的支持保障策略

（一）強化宣傳，培養數字化意識

企業必須將檔案數字化建設作為未來工作的重點內容，并從人力資源、財力資源等幾方面給予支持。在思想上，全體工作人員應該形成數字化意識，認識到數字化檔案管理的優勢，這樣才能調動工作人員參與數字化檔案建設的積極性。同時，企業應該提供再學習機會，使檔案工作人員能夠了解數字化檔案建設的思路與方案，并通過安全技術等，提高信息管理的安全性。

（二）依托二維碼技術優化數字化檔案實施路徑

二維碼技術的出現，使數字化檔案管理工作模式得到進一步發展，檔案管理能力進一步增強。例如，企業管理層可以通過二維碼直接掃碼登錄數字化檔案數據庫，完成瀏覽、下載等過程，此時系統會通過二維碼記錄登錄信息，并監督其下載、瀏覽檔案的過程。除此之外，針對企業中一些常見的檔案信息，工作人員可以退出二維碼，在員工在掃描之后能夠獲得下載的鏈接，減少其他員工反復請求的情況，提高檔案管理工作效率。

（三）合理運用云計算技術

云計算技術的出現優化了數字化檔案管理過程，通過云計算技術構建的數據平臺，能夠提供一個廣域的檔案管理環境。云計算技術最顯著的優勢，就是具有極大的信息容量，并且不受硬件因素的限制，在數字化檔案管理中，工作人員可以直接將檔案上傳到“云端”，當員工對某類檔案產生需求后，直接在云端分享檔案即可。或者向員工發送針對某一類型的鏈接（有時間限制），員工可以自由通過鏈接下載特定類型的資料。

四、結語

檔案數字化建設已經成為未來工作的主要發展方向，對于相關人員而言，未來工作中要進一步了解數字化技術的應用路徑，并結合現有技術需求以及檔案管理情況，完善數字化檔案建設路徑，使數字化檔案可以成為推動企業發展的重要動力。

參考文獻：

[1]吳艷群.淺論機關事業單位數字化檔案管理工作[J].傳播力研究，2019，3（36）：70.

[2]李琳.大數據時代國有企業檔案數字化管理對策研究[J].武漢電力職業技術學院學報，2019，17（04）：50-52+56.

[3]尉寧.數字化交付與文檔管理的關系研究[J].蘭臺內外，2019（35）：32-33.

[4]張秋麗.新時代下的檔案管理創新探討[J].蘭臺內外，2019（35）：34-35.