科研單位電子文件前端控制戰略探析

付冉 尹青劍 嚴開

摘 要

在現代辦公環境下，科研項目在業務系統中產生大量電子文件，檔案管理對象發生了轉變。為規避電子文件失管、失控和丟失等風險、確保科研項目檔案管理與項目進展的同步性、提高檔案在科研項目中的利用價值和創新支撐價值，實施科研項目電子文件前端控制戰略是電子文件在設計、形成、維護三階段進行安全、科學、規范管理的有效措施。本文通過對前端控制理念的分析與應用，明確前端控制戰略在科研項目中的目標，梳理前端控制面臨的問題，從頂層設計等思路分析探討前端控制戰略實施的要點。

關鍵詞

科研單位;電子文件;前端控制;文件生命周期;文檔一體化

中圖分類號： G276 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457 . 2020 . 14 . 60

0 前言

在知識經濟時代的大背景下，隨著現代信息技術高速發展，信息化在企業中不斷深入推進，現代辦公環境向著自動化、智能化、協同化、網絡化轉變。檔案管理的環境由傳統的人工方式轉變為信息系統和網絡環境，檔案管理的對象由紙質文檔等傳統介質檔案轉變為電子文件。現代辦公環境下，文件從形成到銷毀或者長期保存，是一個連續的、完整的生命運動過程，由于電子文件動態性、可操作性以及可重復性等特點，檔案管理的介入點必須要前置到電子文件的生成階段，并對文件生命周期各個階段進行全面控制。不進行前端控制將使得文件在歸檔前的活動規律與狀態處于失控的狀態。

前端控制理論產生的思想根源是由法國的C.諾加雷提出的。他認為檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。學者馮慧玲對前端控制進行了描述，“前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程”[1]。

“不謀萬世者，不足謀一時;不謀全局者，不足謀一域”。文檔一體化管理是電子文件管理的必然趨勢，電子文件前端控制是文件全周期管理的重要一環和必要條件，是實現文檔一體化的基礎和前提。

1 實施前端控制的必要性

首先，科研單位目前處于計算機辦公為主的現代辦公環境下，電子文件在整個文件活動流程中都有遭到內容或載體被破壞或者丟失的風險。通過前端控制可有效地實施全過程管理，確保文件的檔案屬性不丟失。

同時，伴隨科研單位信息化建設大步邁進，卻缺少統籌規劃，導致業務系統各自為政，信息孤島現象嚴重，各信息系統中產生的大量電子文件不能進行統一的收集、整理以及歸檔利用。通過前端控制可以實現電子數據標準化，利于信息整合，便于管理和歸檔利用。

另一方面，對于科研單位的各項科研項目來說，檔案的價值不僅限于歸檔文件這一份文件本身的價值，還需要借鑒或者查閱這份檔案生成過程中某個節點該文件的狀態，實施前端控制就可以完整的保留電子文件元數據，利于后期知識挖掘與再利用。

近年來，我國引進并消化吸收國際標準《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175），旨在促進高質量數字文件的生成和保存。部分大型科研生產單位逐漸重視文檔管理，特別是科研項目的檔案管理工作需要與項目齊步走，通過前端控制來填補對電子文件全生命周期管理的空白。

2 電子文件前端控制戰略目標

2.1 宏觀目標

知識經濟時代，知識是科研單位核心競爭力的體現，實施科研項目電子文件前端控制戰略，就是要提高項目檔案管理效率，確保項目檔案質量，讓電子文件在科研項目中發揮更大的檔案價值。

2.2 微觀目標

2.2.1 電子文件“檔案化”

電子文件“檔案化”就是要在文件生成階段“立規矩”，將檔案管理要求或者科研項目驗收標準，預置到電子文件生成的業務系統中，在文件形成階段建立標準統一、密切相關、互為保證的運行模式，在文件形成和維護階段進行監督管理。確保現行文件的“四性”（真實性、完整性、可靠性、可用性），提高檔案管理質量，確保項目驗收階段檔案驗收順利進行。

2.2.2 歸檔“自動化”

通過對文件形成和維護階段的規劃、監督及管理，大大降低文件“末端”處理分析和信息挖掘的難度和工作量，簡化檔案管理人員整理、組織、著錄等工作程序，提高歸檔環節的自動化程度，提高檔案管理工作效率。

2.2.3 檔案“信息化”

對科研項目來說，最大限度地開發檔案價值，并以高效、便捷、易識別的狀態提供利用，是檔案管理工作的成效的體現，檔案“信息化”是將檔案提供利用、服務科研的基礎。

2.2.4 文件檔案“一體化”

文件檔案“一體化”是從檔案管理的全局角度出發，實現從電子文件設計、生成、維護到檔案歸檔管理的全過程管理，確保電子文件內容的完整性、數據暢通性、元數據數據結構的一致性。

3 電子文件前端控制面臨的問題

3.1 前端控制戰略意識不足

前端控制是種理念，需要檔案管理視角的大局觀和戰略高度，多數企業對檔案管理仍停留在“末端”被動接收文件，出現了業務部門給檔案管理部門什么樣的文件，檔案管理部門就收什么樣的文件，至于是否符合歸檔要求？怎么提供利用？是否能夠長期保存？等等問題都堆積成為了歷史遺留問題，檔案管理部門被動的管理“檔案”。長此以往，由于對檔案前端管理的失控，影響科研項目進度，無法提供及時便捷的信息服務，甚至阻礙科研創新的步伐。

3.2 前端控制管理制度缺失

傳統檔案管理流程中，沒有對文件生成全過程進行制約，造成目前電子文件前端控制無章可依。前端控制過程的管理職責不明確、管理對象不明確、管理標準不明確，加上缺乏領導的支持，使得前端控制無法落地實施。

3.3 前端控制有效手段缺失

電子文件較傳統檔案在提高工作效率，提高檔案利用價值、節約成本等方面有著顯著的優勢。但與此同時高度的信息化帶來高速產生的大量的電子文件，對電子文件設計、形成和維護階段，沒有有效的手段進行科學管控。更重要的是，電子文件區別于傳統紙質文件，存在許多可變因素，大大加大了文件失控的風險，前端控制需要通過有效的技術手段來確保文件的檔案屬性。

4 電子文件前端控制戰略實施要點

4.1 運用可持續發展戰略思維，從頂層設計出發進行前端控制

4.1.1 可持續發展戰略

樹立前端控制戰略意識，要以檔案管理與企業或機構共同發展為長遠目標，提高文檔管理工作效率與提高文檔質量統籌兼顧。這就需要企業或機構領導層在重視企業發展的同時，同等重視檔案管理工作，轉變檔案管理人員只能在“末端”被動接收和整理文件的舊觀念，將前期文件策劃、文件形成過程管控及文件歸檔全過程與企業或機構業務活動及生產項目同計劃、同設計、同監督、同驗收。

4.1.2 頂層設計策略

要有全局觀和長遠的角度去控制文件質量，只有全面分析、研究電子文件管理功能需求與流程重組方案，才能實施有效管理。在將有文件形成的企業活動或項目開展前，對文件的創建進行統籌規劃，合理布局。對創建文件的人或部門進行鑒定和授權，對產生文件的事件、地點或部門進行布局，對形成文件的時間節點進行規劃，對文件形成的業務過程進行設計。

科研項目設計過程中產生的電子文件的管理流程包括：策劃、產生、送審、歸檔、整理、分類、組卷、保存、利用、統計、鑒定與處置環節。加強科研項目電子文件全生命周期管理，確保電子文件在歸檔、移交與接收、長期保存三個環節的真實、完整、可用和安全性。

4.2 制定統一的前端控制規則

制定完善的前端控制管理規章制度，企業或機構要由上至下貫徹執行，全體人員在相應環節參與文件管理。檔案工作者要制定有關保存、整理和淘汰電子檔案的原則和標準。

前端控制管理規章制度要包含以下內容：

明確電子文件前端控制對象;

編制電子文件四性檢測技術方案

明確各類人員在文件管理過程中應履行的職責范圍以及權限范圍;

明確科研項目與檔案管理同計劃、同設計、同監督、同驗收，檔案管理人員應介入項目立項階段對文件的各項因素進行約定;

明確各類人員在執行文件管理業務流程的操作標準與規范，確保電子文件規范、準確、可被計算機理解;

確立監督機制，明確獎懲措施。

4.3 控制點前置促進電子文件全過程管理

將歸檔階段需要對文件的控制要素提前到文件創建階段，在文件創建階段就按照檔案的屬性的管理要求去限制和規范文件的形成，并完成部分屬性的著錄工作。控制點前置能確保文件的有效性和規范性，在文件形成初期就進行文件的登記，能防止文件的失控與失管，為歸檔階段輸送高質量的待歸檔文件。

在科研項目推行文件檔案全過程管理就是要達到對檔案工作的前端控制，使文檔與業務流程緊密結合實現管理一體化、利用一體化、規范一體化，最終實現業務工作與檔案工作信息共享的目的。

4.4 控制點由點及線，實現文件動態跟蹤

對文件的某些監控點不能僅停留在某個流程節點或時間節點，而是應持續于整個或多個流程環節，由點及線擴展。原來只在某一個時間點上完成的特定環節在電子環境中可能需要在一個連續的時間段上持續完成直至跨越電子文件的整個生命周期。通過對文件的持續性管控，能確保文件的真實性和完整性，也有利于文件管理風險控制。

文件生成過程中所產生的活動或事務需進行相應的登記，確保元數據能隨文件一并流轉到歸檔階段

4.5 嵌入四性檢測技術保證前端控制質量

真實性、完整性、可靠性、可用性是確保電子文件檔案性質的重要屬性，對發揮電子檔案的憑證價值、查考價值和保存價值具有重要意義。文件從形成、收集、積累、鑒定到歸檔利用，不同階段都需要實行全程管理與前端控制，確保歸檔文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，保證檔案的質量。

預先在業務流程系統中嵌入“四性”檢測技術，合理設置流程中“四性”檢測控制點，隨時反饋文件合法性，是文件前端控制質量的保證。也可以說，電子文件的前端控制是確保電子文件“四性”的最有效的策略。

在業務系統中生成的電子文件及其元數據經過檢測，應一同流轉到檔案系統中，如圖2所示。

4.6 檔案工作者前端控制的介入

檔案人員必須從文件形成的源頭開始干預，才能保證歸檔階段檔案的質量以及現行文件的真實有效性。

對于科研項目，文檔人員以項目主設人身份參與整個項目周期，對文件實施全程管理，在設計、形成、維護三階段進行文檔控制，全流程管理文件全生命周期。

4.6.1 制度制定與監督執行的角色

檔案工作者要在前端控制過程中對文件生成、維護及歸檔階段制定統一的標準和要求，并對各個流程進行監督。要在前端主動提出要求，而不是在“末端”被動處理不符合項的問題。

4.6.2 參與業務系統開發

根據消化吸收國際標準《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175）在業務系統開發階段在系統嵌入電子文件前端控制功能要求框架結構。將檔案形成過程所需要具備的功能和要求嵌入系統中，使業務系統從開發設計的時候就為文件的生成注入了檔案的基因。

5 結語

科研項目電子文件前端控制戰略的實施，是在現代電子辦公環境下對電子文件在設計、形成、維護三階段進行安全、科學、規范管理的有效措施，這對檔案管理工作者、科研項目管理者乃至整個科研單位的管理模式提出了新的要求。新辦公環境下的科研項目檔案管理應與科研項目更加緊密地結合，提高對前端控制的重視，不斷完善前端控制手段，提高科研項目電子文件管理效率和質量。

參考文獻

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