團隊項目量化管理有效溝通率的研究及應用

張凌霄 王海峰

摘 要：本論文通過對企業經營管理中小團隊項目管理量化指標的研究，以及對研究結果的合理應用，結合濟南XD公司阿米巴經營模式中小團隊在工作中的實際情況，全面分析了濟南XD公司小團隊的量化管理體系，并以此為基礎，以量化管理相關理論知識為指導，發現了濟南XD公司以往現有的量化指標中的許多不足和問題，闡述了以往現有的量化指標的不足和缺陷所在，指出了建立起新的量化指標的必然性和關鍵性，并從企業經營發展的角度分析了新的量化指標提出和建立的可行性和重要性。最終目的可以提高企業的競爭優勢，使得企業可以得到更高水平的發展。

關鍵詞：項目管理量化指標;量化管理;小團隊;競爭優勢

1.設計原則

從核心小團隊人員的基本特點和量化管理現狀出發，完善核心小團隊人員的量化體系指標應遵守如下原則：

（1）個人量化和團隊量化相結合

（2）重視量化指標改進的反饋溝通

（3）參考彈性工作制

（4）工作結果指標和工作過程指標相結合

2構建思路

新的量化體系指標的構建思路是本著規范量化體系的原則進行，即首先制定科學的調研計劃，對實際情況進行調研，然后對調研結果進行分析，在調研分析過程中及時存儲相關信息，合理的分析指標中分指標的權重構成，并配套相應的反饋溝通機制，最終合理的應用量化指標結果。

（1）科學的制定調研計劃

量化管理指標調研作為整個量化指標構建模型的第一步，合理且科學的計劃是整個量化管理指標構建的起點，所以慎重的制定調研計劃至關重要。

（2）合理的選擇調研方法和周期

調研方法應該針對公司和人員的特點進行選取。對于公司來說，調研方法應該取決于調研的最終目的，在不影響公司正常經營的情況下進行。對于員工來說，調研方法應該取決于員工的特點和工作性質，多長時間進行一次調研，調研的方式，以及如何打消員工顧慮，都是選取調研方法需要參考的因素。

（3）科學的設定分指標占總指標的權重

調研分析后，對于構成總指標的分指標，應該根據調研結果和實際情況，結合相關理論基礎和知識，得出科學的權重配比，同時選擇實例團隊進行試用，減小理論和實際的誤差，取得最合適的權重，構建最合適的量化指標。

（4）設定相配套的反饋溝通機制

在實例團隊試用新的量化指標時，應該配套試用相應的溝通反饋機制，鼓勵員工對新的量化指標提出問題，反饋問題，及時備份問題數據，做好數據分析，對指標中不合理的地方進行修改，使得新的量化指標可以更科學化、人性化、合理化，從而達到構建新的量化指標的目的。

（5）合理的應用新的量化指標結果

合理的應用新的量化指標結果，要根據不同的崗位配比不同的權重分指標，例如項目開發小團隊和營銷小團隊就不能配比同樣權重的分指標，而要考慮工作崗位的特點，配比不同權重的分指標，構建最合適崗位的新的量化管理指標。

（6）新的量化指標應用情況及時跟蹤

對于新的量化指標應用情況應該及時進行跟蹤調研，發現新的量化指標中存在的不合理的地方，和被量化人員通過溝通等方式協商出一個最優結果，不斷的優化量化指標，從而得到適用性最強，實用性最強，應用性最強的新的量化指標。在及時跟蹤的過程中，要注意 對應用結果進行收集和存檔，數據的收集和存檔是為了給新的量化指標的更新提供最客觀的依據，新的量化指標的更新不能光憑感覺，也不能光憑反饋，要根據小團隊應用后所帶來的能力提升數據和企業應用后所帶來的業績提升數據作為參考，客觀、準確的進行不斷優化更新。

3新量化指標有效溝通率模型建立

本論文中新的量化指標——有效溝通率是針對IT企業小團隊進行展開的，因此實例部分均以濟南XD公司中的小團隊為例。

確定本次新的量化指標模型建立的計劃，研究對象是濟南XD公司的項目小團隊，采用問卷調查法和實地調查法等調研方法，調研對于新的量化指標設立員工的反應。在此次調研中，向員工明確表示了本次調研結果完全不記名的方式，不會對個人有影響。同時也調研了相關公司領導對于此次新的量化指標設立的態度。調研結果如下圖所示：

由調研結果可以看出，大多數員工和領導還是對本次調研和試用持支持態度，于是選取了其中一個契合度最高的團隊作為了本論文的實驗小團隊，也是本章論文以下稱的實例。

考慮到調研小團隊人員擔心隱私問題，于是采用不記名問卷調查的方式調研后續相關數據。為了針對有效溝通率這一信息傳達程度進行科學合理量化，采用實地調查法調研公司運營支撐系統記錄的往年信息傳達所采取的方式，主要有同級傳達、跨級傳達和文字傳達三種方式。且各占比重如下圖1-3所示：

以管理學相關基礎理論和知識為基礎，通過查閱相關文獻資料，結合調研得出的公司信息傳達的方式所占權重，得出新的量化指標有效溝通率應該具有四個分指標：同級傳達率、跨級傳達率、文字傳達率、個體理解差異率，有效溝通率的最初量化公式為：有效溝通率=同級傳達率*55%+跨級傳達率*30%+文字傳達率*20%-個體理解差異率*5%。這四個分指標都具有主觀性，為了便于量化管理，要對其進行客觀量化處理，把每一項分指標都化為0-1里的區間值，即按照工作任務要點（信息傳達要點）的每一點理解程度進行量化，更通俗的來說，即每個員工對于每次工作要點復述情況來進行量化，能完全復述即得分為1，可以復述80%即得分0.8，復述50%即得分0.5。以此作為定量標準。即最終確定的有效溝通率模型為：有效溝通率=同級傳達方式復述率*55%+跨級傳達方式復述率*30%+文字傳達復述率*20%-個體理解概括復述率*5%。則有效溝通率該量化指標越高，代表著該小團隊信息傳遞能力越強，信息消化能力越準確，業務水平越高。

這一量化公式是通過理論得來的，具有一定的參考性，為了保證科學性和合理性，于是對實例小團隊進行實例試用驗證更新，通過實驗減少理論和實際的差異值，力求獲得最佳分指標權重構成。

在新的量化指標在實例小團隊試行的同時，實驗同時配套推出了相應的反饋溝通機制，并設置了相應的激勵政策，鼓勵實驗者積極實驗、主動思考、提出問題，促進實驗的高效進行，以及實驗結果的真實性。反饋溝通機制如下：

1.實驗者應自覺、積極的記錄新的量化指標相關實驗數據。

2.實驗者每次向實驗組反饋問題并提供參考數據，如問題具有研究價值，則由公司提供100元獎金，隨下月工資發放。

3.本次實驗者反饋問題均采取匿名制度，僅由實驗組內部知曉并確保數據不會流出。只有被獎勵者將由實驗組向公司統一匯報名單。

4基于濟南XD公司小團隊有效溝通率應用

本次實驗持續追蹤了該項目小團隊為期一個季度的項目工作情況，下面將通過真實數據展示有效溝通率的建立對于小團隊工作質量的提升。以下選取銷售合同管理這一模塊部分數據進行展示。

通過從濟南XD公司運營支撐系統中導出的一月份客戶經理滿意度調查表和收入統計表可以看出，該團隊雖然已經連續做了客戶公司項目兩期之久，但是還是存在同客戶溝通能力差，業務問題理解程度低等問題，進而導致客戶對項目價格定位態度也處在一般水平，這就直接影響了該小團隊可以為公司創造的價值。

于是針對此問題，實驗組給出了提升有效溝通率的方法：

1.針對跨級傳達提升跨級傳達率的方法

2.采用傳達后被傳達者反問，或者傳達者隨機提問的方式進行提升。應用實例：項目經理向開發工程師進行需求講解。需求人員同客戶項目經理溝通需求功能點。

3.針對同級傳達提升同級傳達率的方法

4.采用多輪次的方式進行提升。舉例：需求設計師同開發工程師傳達功能點業務邏輯時每天早上說一次，中午說一次，晚上說一次。

5.針對文字傳達提升文字傳達率的方法

6.采用規范公司信息傳達文件格式，以及由小團隊人員輪流書寫小團隊內部信息傳達文件的方式進行提升。

7.針對個人理解差異降低個人理解差異率的方法

采用定期開展頭腦沙龍的方式進行提升。定期在小團隊內部推薦一本書籍，然后在大家閱讀完以后交流閱讀心得，使得大家增加互相的了解程度和理解方式，減小個人理解差異率。

為了減少實驗的無關變量，排除小團隊成員這三個月內對于銷售合同管理模塊業務學習所帶來的實驗誤差，實驗組選擇全新的業務模塊回款管理模塊進行了有效溝通率的調研。調研結果如下：

通過以上數據的對比可以看出：經過新的量化管理指標——有效溝通率的建立，以及針對提高有效溝通率所采用的小團隊改進辦法，隨著有效溝通率的提高，客戶對于項目小團隊的滿意程度在不斷提高，項目開發進度在總人天相差不大的環境下效率有著提高，同時項目在安全缺陷測試過程中所產生的安全缺陷在減少，小團隊為公司所創造的價值也在不斷的提高。證明了新的小團隊項目管理量化指標——有效溝通率會對IT企業中小團隊提升團隊業務水平，提高項目團隊收益存在著實際應用意義。

5小結

通過濟南XD公司小團隊為實例，實驗求證了新的量化管理指標有效溝通率的建立和針對有效溝通率提升給小團隊項目管理所帶來的提升，解決了現有小團隊項目管理量化指標所存在的部分問題，闡述了新的量化管理指標為小團隊業務能力帶來的提升，公司生產經營帶來的價值。

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作者簡介：

張凌霄（第一作者），臨沂大學信息科學與工程學院，男，漢族，1997年生，山東濟寧人，本科，研究方向為項目管理。

王海峰（通信作者），男，1976年生，博士，教授，碩士生導師，研究方向為高性能計算，大數據分析，中國計算機學會會員。

單位：臨沂大學信息科學與工程學院。

本課題得到山東省重點研發項目（No. 2018GGX101005，2017 CXGC0701，2016GGX109001） ，山東省自然科學基金面上項目（No. ZR2017MF050），山東省高等學校科學技術計劃項目（No. J17KA049）資助。