檔案智能管理的特點與智能服務模式分析

成雁甲

摘 要：檔案資源屬于社會知識資源的一部分，在新的社會經濟發(fā)展形勢下，公眾對檔案資源的利用需求顯著提升，只有堅持檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，才能滿足實際利用需求。但是從現(xiàn)代化技術在檔案管理過程中的應用情況來看，還存在許多不足，需要盡快加以改進。

關鍵詞：檔案智能管理;智能管理特點;智能服務模式

引言：眾所周知，檔案工作是非常重要的企業(yè)管理組成部分，對檔案的真實記錄，直接反映了一個單位歷史發(fā)展和現(xiàn)實情況，是各行業(yè)非常重要的無形資產。在當前新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理體系，已經無法滿足市場發(fā)展的需求，應當對檔案管理與服務模式不斷進行創(chuàng)新，做好內部資料整合工作，使工作效率得到提升，確保人事管理工作的有序高效開展。因此，對我國的檔案管理與服務模式創(chuàng)新工作開展研究，具有非常重要的現(xiàn)實意義，對于促進檔案工作有序健康發(fā)展有重大作用。

1檔案智能管理系統(tǒng)改進意義

很多具備機密性的檔案一旦丟失、一旦泄密，將會對各方利益帶來威脅，所帶來的損失是無法彌補的，所以單位必須重視起檔案管理的重要性。首先，積極開展檔案智能管理系統(tǒng)更新?lián)Q代，能夠有效促進單位的管理水平。《全國檔案信息化建設實施綱要》當中明確指出：“積極推進檔案數(shù)字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平。”為了積極響應當前社會發(fā)展趨勢，各個單位都積極開展了信息化辦公、無紙化辦公，并構建出信息化辦公網(wǎng)絡，在先進檔案智能管理系統(tǒng)的支撐下，可以為單位各個領域工作提供精準、高質量信息，促使整個單位工作運行速度提升，強化單位管理水平。其次，檔案智能管理系統(tǒng)優(yōu)化工作增強了檔案使用價值。除了單位日常管理工作需要檔案信息之外，單位的經營發(fā)展更離不開檔案信息。檔案信息當中記載了單位經濟、文化、管理等各個層面的歷史數(shù)據(jù)。在智能化數(shù)據(jù)挖掘技術的融入之下，可以結合單位自身情況，挖掘出對單位日后發(fā)展有用的檔案數(shù)據(jù)信息內容，切實有效地促進單位日后可持續(xù)發(fā)展。最后，檔案智能管理系統(tǒng)優(yōu)化可以提升檔案信息安全性。在信息化時代的當下，“得信息者得天下”，檔案管理內容中涉及了諸多機密檔案，其中涵蓋了單位戰(zhàn)略發(fā)展思想、單位核心機密，若出現(xiàn)信息泄露問題，將會給單位帶來嚴重損失。優(yōu)化創(chuàng)新檔案智能管理系統(tǒng)，能夠強化檔案智能管理系統(tǒng)的安全保障，避免檔案機密信息泄露與丟失問題，保障好單位切身利益。

2檔案館智能管理系統(tǒng)的特點

（一）檔案管理的數(shù)字化。在檔案數(shù)字化基礎上進一步進行數(shù)據(jù)化資源建設，可以更好地與全社會信息技術應用的實際工作面相對接，更好地適應不同類型、不同背景、不同年齡、不同地區(qū)的用戶需求，以更加智能的技術和方法適應大眾的使用習慣，為個性化檔案信息服務打下智能化的信息資源基礎。（二）檔案管理的及時性。檔案管理的及時性，就是要求在檔案數(shù)據(jù)化各單元運作時，能夠迅速將數(shù)據(jù)傳輸并導入中心數(shù)據(jù)庫，同時高效率地對檔案信息進行數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)篩選和數(shù)據(jù)挖掘。（三）檔案管理的保密性。檔案的管理屬于涉密性質的工作，在檔案數(shù)據(jù)庫整合過程中，要嚴守涉密工作規(guī)程，對檔案內容進行安全保密處置。這要求在檔案館智能管理系統(tǒng)研發(fā)和選型之初，先期建立完備的涉密工作流程，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3新形勢下檔案管理存在的問題

3.1檔案管理制度有待完善

某些單位建立之初，相關人員對單位各項制度進行了規(guī)范化處理，檔案管理制度也不例外。當前社會的發(fā)展形勢發(fā)生了較大的變化，但單位依然采用傳統(tǒng)的管理模式，無法與社會發(fā)展需求相適應，如此就干擾了單位檔案管理工作的秩序。傳統(tǒng)的檔案管理制度中明確了負責人及工作流程。但在單位結構調整的過程中也增加了多個部門，如依然采用傳統(tǒng)的管理機制和管理制度，則無法保證檔案管理的效果。

3.2人員專業(yè)素質參差不齊

檔案管理屬于一項系統(tǒng)性、專業(yè)性非常強的管理系統(tǒng)，需要檔案管理人員有扎實的專業(yè)知識和較強的責任心和較高的綜合素質。但是，目前很多的檔案管理人員呈現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，還有很多因為福利待遇無法達到要求而對工作產生懈怠。檔案管理人員在開展工作的時候，只是根據(jù)傳統(tǒng)的經驗整理文件資料，對專業(yè)的檔案管理知識比較缺乏，早保管、整理、分類文件檔案的時候，沒有嚴格按照要求進行操作，甚至沒有及時對檔案進行立卷、歸檔，檔案管理工作效率較低。

4加強檔案管理和服務的有效途徑

4.1構建現(xiàn)代化檔案管理體系

在檔案信息管理的技術創(chuàng)新過程中，需要對檔案管理體系作出相應的調整和改進，構建基于檔案信息管理云平臺的高效工作流程，確保各項檔案管理工作有序開展。以檔案歸檔工作為例，在傳統(tǒng)技術條件的限制下，由于部門之間的信息管理系統(tǒng)無法順利對接，仍需要采取人工方式完成檔案收集和歸檔工作。在統(tǒng)一的云管理系統(tǒng)支持下，檔案歸檔工作可以直接在網(wǎng)絡環(huán)境下完成，應減少不必要的人工操作步驟。同時利用信息管理系統(tǒng)，對檔案歸檔工作流程進行記錄，包括操作人員信息以及歸檔的時間節(jié)點等，確保檔案管理工作流程的可塑性。在此基礎上，落實檔案管理工作責任，通過開展相關監(jiān)督檢查工作，確保檔案歸檔的及時性和準確性。此外，如果涉及多部門間的檔案管理工作，為避免出現(xiàn)職責交叉和沖突的情況，可以直接通過網(wǎng)絡渠道開展溝通，提高各部門之間的工作協(xié)調性。

4.2強化智慧檔案服務的綜合集成設計

目前，一些檔案館已經提出了智能檔案信息基礎設施、應用體系和信息資源開發(fā)利用體系的體系化建設思路。從根本上講，基礎設施體系、應用體系和資源開發(fā)體系均屬于檔案服務綜合集成設計的重要內容。在此基礎上，強化綜合集成設計還包括政策法規(guī)、標準規(guī)范、人才資源的集成方面。

4.3完善檔案管理人員培訓

首先要引進及培訓優(yōu)秀人才。聘用能夠熟練應用信息技術的專業(yè)檔案管理人才，改善檔案管理的水平，同時單位內部也需加大培訓力度，組織開展檔案信息化管理培訓，創(chuàng)建信息化知識和技能平臺，以傳統(tǒng)工作模式為基礎，不斷發(fā)展創(chuàng)新，真正實現(xiàn)檔案的智能化管理。其次，在事業(yè)單位內部，需營造濃厚的專業(yè)理論知識學習氛圍，讓工作人員重點學習檔案的數(shù)字化、智能化及現(xiàn)代化管理，從而使管理人員正確看待檔案管理的作用。另外，購進先進的設備，創(chuàng)新檔案管理工作模式，在日常管理工作中全方位利用信息技術。再次，工作人員之間要積極溝通和學習工作經驗。新一代的檔案管理工作人員應向經驗豐富的檔案管理人員學習，在工作中及時發(fā)現(xiàn)并糾正自身不足。

結束語：總之，實現(xiàn)檔案智能管理與智慧信息服務是新時代智慧檔案館建設的重要方向。檔案管理工作深度融入和適應智慧社會發(fā)展廣覆蓋、多樣化、多途徑的信息服務需求環(huán)境，建立與時代同步的智慧檔案服務體系，構建智慧檔案服務模式，能夠匯聚檔案的智慧資源，最大限度地滿足檔案用戶的現(xiàn)實需求。同時，通過檔案智慧服務，對拉近檔案與利用者之間的距離，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值和作用具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

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