檔案數字化的質量和安全保密控制路徑

賴南燕

摘 要：隨著社會的發展和向前推進，我國的科學技術也在迅猛發展。當前社會已經進入到了數字化時代，數字化時代的來臨沖擊著以紙質為記錄方式的傳統媒介，檔案朝著數字化方向發展已經是未來改行業發展的大趨勢，在過去的幾十年里，我國一直采用紙質的方式記錄信息，長久下來，積攢的數據和信息量驚人，這對于查找和保存文件有較大的難度，檔案數字化卻可以輕松解決這些難題。本文從檔案數字化的質量和安全保密控制路徑的角度分析，旨在為確保數字化工作的質量和安全保密性提供一定的參考。

關鍵詞：檔案數字化;質量和安全;保密控制路徑

檔案數字化已經完全取代了紙質文檔登上了歷史舞臺，這項技術是在90年代初發育成熟的，在進入現代化社會以來，人們對于信息的索取和需求量大大增加，但面對紙質文檔這種繁雜且不易保存的記錄方式來講，數字檔案既能彌補其中存在的不足，又能更好的發揮數字化技術實現資源共享和方便查詢的優勢，大大節約了社會資源，目前來看檔案數字化的方式有五種，分別是紙質文件掃描、縮微拷貝片的掃描、數碼相機的拍攝、激光三維立體的掃描以及音頻文件的轉換。

一、檔案數字化的質量控制分析

在檔案數字化的工作過程當中，由于一些檔案所記載的數據和信息十分珍貴，為了能把這些數據以數字化的方式呈現出來，需要工作人員嚴格按照相關的質量規定來進行操作，而檔案數字化的過程常常伴有一些干擾因素，這些因素會嚴重影響成品的質量，質量控制的目的就是在于這些干擾因素，以保障檔案數字化的有效性[1]。

（一）質量控制的內容分析

檔案數字化的計劃階段。檔案數字化是一項工作量極大的工程，如何在規定的期限內完成檔案數字化的工作，需要工作人員們事先制定好計劃步驟，嚴格按照步驟的標準進行數字化操作，檔案數字化方案制定的合不合理直接決定了檔案數字化的質量，因此在計劃階段，工作人員需要從技術支持、數字化標準、數字化工作流程以及突發問題的應急方案等，從多個方面去考慮和制定計劃以嚴格控制檔案數字化的質量。

選擇合適的數字化軟件。當下市面上數字化技術雜而多，面對如此多的數字化技術，工作人員在進行檔案數字化工作之前一定要謹慎挑選好符合本次工作的技術手段，具體可結合每個數字化技術的特點、權衡數字化的利弊、結合檔案數字化的內容以及自身單位的特點來選擇合適的軟件，合適的軟件會使檔案數字化的工作更加高效[2]。

工作人員的選拔和培養。檔案數字化是一項對工作人員要求較高的職業。在檔案數字化的工作過程當中，使用技術將紙質文件轉換成數字化檔案的也是人，遇到機器故障重新制定數字化計劃工作的也是人，人成為了檔案數字化工作的決定性因素，因此，對工作人員的專業能力進行提升是取得檔案數字化工作成功的關鍵，在初步的人才選拔上，需要選擇有責任心和耐心的工作人員加入其中，在后期的培訓當中，要讓工作人員明確工作的規章制度，并且還要教會工作人員熟練的使用與檔案數字化相關的設備和技術，從而保障數字化工作的順利開展[3]。

制定行業的標準和參數。每個行業的發展都要在一定的標準下進行，沒有衡量工作的標準將無法讓行業向前發展和進步，按照國家制定的標準來要求行業人員以及工作效率是檔案數字化科學發展的保障，失去了使用的行業準則，檔案數字化工作也就沒了束縛，這個行業也就沒了前進的動力。

驗收和評估工作的開展。按照檔案數字化的工作流程來講，驗收和評估工作是整個數字化工作的最后一道工序，同時也是決定了數字化工作質量的關鍵。驗收工作主要是對于設備和工作結果進行標準化檢驗，工作結果是否符合行業的標準，若是不符合便加工重來，符合便能進行剩余的交接工作。驗收工作的方法分為粗驗和細驗兩種，粗驗主要是由軟件驗證完成，而細驗則是在軟件驗收完畢的基礎上，對于數字化文件的清晰度和完整性進行檢查。同時對設備的驗收工作也是為了保護公共財物不受到破壞，以保證后續工作的順利進行。評估工作也與驗收工作同等重要，評估工作能夠評定整個檔案數字化的工作流程是否符合行業標準，對于存在問題的工序進行反饋，這是不斷提高和完善行業質量的重要舉措[4]。

（二）質量控制的手段分析

明確人員分工和職責。整個檔案數字化的工作過程是十分繁雜的，中間經過大量的工序，每一道工序都關系到最終工作的質量以及影響下一項工作的工作內容。檔案數字化的工序一般會經過計劃、分發、掃描、檢測、驗收、入庫、網絡維護、設備維護以及安全管理這些步驟，為了保障檔案數字化的質量，需要明確每個工作人員的職責，具體要劃分到每個工序，同時為了規范員工的工作行為，明確自身的工作職責，公司或者企業還要采取問責制的制度和管理方法來使工作分工更加合理，職責更加清晰。

建立完善的規章制度。檔案數字化是當下信息發展的大趨勢，對于這項近年來剛剛興起的行業翹楚，需制定一系列的規章制度來明確行業發展的標準和方向，為此，我國出臺了大量的政策用來規范行業行為，以確保數字檔案信息資源的共享與互聯，根據《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》、《紙質檔案數字質量標準》、《檔案數字化加工操作流程》等相關法律法規來使檔案數字化工作更加科學合理。

開展獎懲制度規范員工行為。為了提高業內人員的工作效率，減少因員工失誤、偷懶或者態度不端正造成的經濟損失，開展階段性獎懲制度是為了提高工作人員的自覺性，對工作優異、態度端正的員工給予階段性獎勵，提高其自信心，使其更加努力的進行下一階段的工作。而對于態度不端正、工作效率低的員工進行懲戒，其目的是為了讓員工規范自我行為，在保證檔案數字化工作質量的基礎上，進一步彌補自身存在的不足。在實行階段性獎懲制度的過程當中，管理層一定要適度，以公正公平的態度對待獎懲制度，全程需要進行監督，避免因個人失誤，而造成員工們的不滿。

進行嚴格的檢查和驗收。檔案數字化工作當中最后的檢查和驗收工作是保證整個工作質量的關鍵，檔案數字化的工作內容是將一些重要的信息從紙質文件轉換成數字化檔案，這個過程需要工作人員保證信息的完整性，若是在工作過程當中，工作人員難免會有疏忽和失誤，這就嚴重影響了檔案數字化工作的質量，檢查的和檢驗的目的就是為了杜絕這類問題的產生和出現，當發現這些問題時進行及時的補救，可以減少這類的經濟損失。

二、檔案數字化的安全保密控制路徑分析

安全保密工作是從事檔案數字化人員所必須遵守的行業準則。工作人員在從事檔案數字化工作時，要保證信息和數據的安全性，防止信息和數據發生任何泄露，這就需要建立一系列的保密措施來支持檔案數字化工作的開展。

（一）安全保密控制的內容分析

安全保密控制的內容。安全保密控制的內容實際上是對檔案數字化過程中涉及到的人、物以及環境進行預測和分析，對于不穩定不安全的因素采取有效的處理手段，以保證檔案數字化工作內容的安全性。同時工作人員可以從多個方面進行內容的保護和防范，分別是建立相關的規章制度、確立計算機網絡安全方案、檔案的妥善保管以及數據庫的維護、整理和備份。

規章制度的建立。由于檔案數字化工作接觸的內容往往有一些機密性文件，這類文件需要妥善放置和保護，文件的內容不能發生泄漏。因此在檔案數字化的過程當中，設立一套標準的規章制度用來約束員工的行為，數字化的文件通常會保存在計算的數據庫中，為了其安全性需要加密處理。而在檔案數字化的工作過程當中凡是接觸到檔案的人員，這其中包括掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員以及值班警衛都要簽訂保密措施，以防止發生信息泄露事件。

計算機安全方案的建立。在檔案數字化的過程當中，為了防止來自外網的干擾，工作人員需要將數字化過程切換到封閉式的內網中進行，同時還要對工作的環境進行考察，以防止外來人員進入盜取文件。整個數字化的過程是不能被干擾的，如電磁波這類對計算機干擾的因素一定要格外注意，防止因外界干擾造成信息輸入不完整。最后要對數字化的文件和資料進行加密處理，凡是有權限訪問這些文件的人員都要進行實名認證和登記，且要限制工作人員的訪問權限，將工作細化可降低文件內容泄密事件的發生。

（二）安全保密控制的手段分析

提高人員素質和覺悟。在檔案數字化的過程當中最不穩定的因素便是人，員工的素質直接決定了文件泄密事件發生的概率，提高員工的法律和責任意識，普及員工有關檔案保密工作的內容，這樣可以提高工作人員的思想覺悟。

落實制度和安全機制建設。制度和安全機制是檔案數字化安全保密工作開展的前提，對工作當中泄密和失誤的行為予以獎懲，以提高工作效率和規范性。對于文件泄密事件一定要嚴格查辦，對于泄密人員要進行法律追究其責任。同時，還要建立安全制度框架，約束員工行為，保護設備和系統的安全性，從而確保了檔案信息的安全性。

三、結語

總的來說，檔案數字化過程的質量和安全性都需要從人的角度去思考問題，找到問題的成因，并采取科學有效的解決辦法，杜絕文件泄密事件，提高文數字化工作的質量。

參考文獻：

[1]嚴萍. 試論檔案數字化的質量和安全保密控制[J]. 冶金與材料，2019，39（03）：88+90.

[2]王義江. 檔案數字化的質量和安全保密控制[A]. 中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——如何制定科學決策學術研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2015：1.

[3]羅新敏. 簡述檔案數字化的質量及安全保密控制[J]. 赤子（上中旬），2015（01）：149.

[4]邱宸. 檔案數字化的質量和安全保密研究[J]. 才智，2016（11）：230.