為水利事業高質量發展筑牢檔案之基

戴霞

2017年以來，江蘇省太湖地區水利工程管理處（以下簡稱“管理處”）以創建檔案工作“五星級規范單位”為目標，堅持檔案管理和業務發展相結合的方式，持續推進檔案管理工作規范化、制度化建設，認真籌劃、細致落實，全力加強檔案基礎業務管理、全心做好檔案的開發利用和服務工作，不斷提高檔案管理的規范化和制度化水平，有效發揮了檔案資源的價值，助推水利工程管理高質量發展。

一、檔案創建工作的主要舉措和成效

（一）加強組織領導，強化檔案基礎保障工作

管理處黨委高度重視檔案工作，對檔案實行集中管理，設立了處綜合檔案室，由辦公室具體牽頭負責檔案管理工作。為保障創五星級工作的順利開展，從四個方面落實措施，加強統籌協調，確保檔案基礎保障工作到位。

一是組織力量保障。管理處主要領導親自過問檔案工作，分管領導親自督查檔案工作，根據管理處機構設置成立相應的檔案管理和鑒定領導小組，把檔案工作納入領導崗位職責，納入單位專職檔案人員和部門兼職檔案人員的工作職責，納入全處工作計劃和年終考核，使全體人員充分認識檔案工作的重要性，組織力量得到了有效保障。

二是人才隊伍保障。健全專、兼職檔案管理網絡，加強隊伍建設，定期組織機關人員、基層干部和檔案人員學習《檔案法》《江蘇省檔案管理條例》等法律法規，開展檔案專題講座，提升檔案收集、整理和鑒定等業務能力。經過培訓，所有檔案管理人員均取得上崗資格，提高了隊伍業務水平。檔案人員熟悉室藏，并能夠利用檔案管理軟件，熟練準確調閱檔案。除此之外，檔案人員能及時準確地提供檔案利用服務，根據單位年度工作安排提供檔案利用服務計劃和下基層指導業務，服務效能顯著提升。

三是硬件設施保障。在管理任務逐年增加，辦公用房緊張的情況下，管理處仍然保證檔案管理設施到位，堅決保證檔案庫房、閱檔室、辦公室三分開，辦公用計算機與檔案管理系統所用計算機分開，檔案保管設備齊全。

四是統籌協調保障。通過強化工作部署，加強檢查考核、檔案宣傳等工作，提高了全處對檔案管理重要性的認識，檔案管理工作得到處屬各單位（部門）的大力支持和配合，尤其在檔案整理、編研資料撰寫過程中，各單位（部門）提供了大量的原始圖片、數據、文件等資料，為檔案室的編研工作打下了較好基礎。

（二）健全管理制度，強化檔案標準化建設意識

在日常檔案管理工作中，管理處積極貫徹落實檔案管理工作各項制度，出臺、細化檔案管理相關規范，明確檔案考核管理細則，確保檔案工作有章可循。

根據檔案管理要求，管理處在已有的檔案管理制度基礎上，修訂完善了《管理處檔案管理辦法》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保管制度》等規章制度，規范完善檔案的收集、整理、保管、利用等工作。認真做好《檔案利用效果登記簿》《檔案借閱登記簿》《檔案庫房溫濕度登記簿》的記錄工作，及時完成水利檔案統計年報。制定了《檔案管理人員崗位職責》，明確檔案管理人員的職責任務和工作要求，規范檔案人員的管理行為，并編制了《檔案利用效果事例》匯編。此外，要求檔案人員積極參加管理處項目驗收及工程管理達標驗收等活動，通過親身參與獲得第一手資料，確保收集到的檔案資料準確、完整、系統。

（三）推進信息化建設，提升檔案服務能力和效率

管理處注重檔案信息化建設規劃，在現代化規劃、“十三五”規劃中均考慮了檔案信息化建設。一是在管理處網站上設立“檔案管理”工作專欄，內有工作動態、檔案資訊、政策法規、檔案傳播等子板塊。二是在綜合檔案室配備了計算機、光盤刻錄機、復印機、掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等檔案信息化設備，為檔案管理系統部署了專門服務器、防火墻。三是積極開發網絡版檔案管理系統，并按照全省統一的數據結構標準和國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規定》的要求進行了銜接，在辦公自動化系統（OA）中可以通過單點登錄，進入檔案管理系統。兩者無縫對接，實現了在線歸檔，并具有編目、統計、借閱利用等數字化管理功能。四是歸納并整理了建處30年以來儲存的檔案，對全部檔案進行了全文數字化管理，建成室藏檔案目錄數據庫，有案卷級目錄7060條，文件級10360條，并對永久、長期、30年保存的檔案實現了數字化運用。

為適應管理處改革和現代化建設要求，宣傳展示建處以來的水利建設成果、開展水科普知識教育，建設完成了面積為69.2平方米的展示廳，運用圖片、實物、影像及聲光電等現代化展示手段，以準確的數據、全面的內容，展現了管理處服務經濟社會等方面，保障太湖流域可持續發展的歷年成果，太湖水利人良好的精神面貌以及在水安全、水資源和水環境等方面做出的貢獻。管理處下屬管理單位目前已成功創建三個省一級水利工程管理單位、一個省二級水利工程管理單位，管理處也先后獲得全國水利文明單位、江蘇省文明單位、全國水利系統模范職工小家、江蘇省五一勞動獎狀等榮譽稱號。這些成績的取得，離不開檔案管理工作的基礎性保障作用。

（四）扎實做好檔案編研，促進檔案成果開發與利用

充分利用檔案資源，認真選材選題，將經常需要查閱的文件匯編成冊，將“引江濟太”等方面的常用數據統計匯總，分析處理，以備利用。完成了續寫組織機構沿革、續編大事記、續編全宗指南、單位常用文件的匯編、數據統計分析等十幾種資料匯編工作，匯編整理的資料利用率較高，無論是對機關行政管理還是工程管理，都發揮了重要作用，使檔案利用達到了事半功倍的效果。

二、當前檔案管理與建設中存在的主要問題

客觀地講，近年來管理處在推進檔案管理和建設方面，進行了積極探索，創新了有效載體，完善了各類軟硬件設施，取得了明顯成效，但在具體實踐中也遇到了一些困難和問題。

一是工作力量待加強。雖然當前管理處持續推進人才隊伍建設，但其基層單位配備的檔案員仍多為兼職，無法專心投入檔案工作，僅靠現有人員全面完成檔案收集、整理、查檔利用等工作比較困難，且由于工作性質等原因基層職工會經常調動，檔案交接和培訓很難及時全面完成，導致工作上力不從心，有時甚至會影響到檔案管理工作正常開展。

二是檔案編研內容待拓展。單位現有的檔案編研內容仍然以組織沿革、大事記和一些基礎水利數據的匯編為主，編研的內容和形式都較為單一，缺乏載體創新，成果不夠顯著。

三是檔案信息化建設水平待提升。為進一步提高檔案服務效率，管理處重視信息化建設，實現儲存檔案全文數字化，但現有的數字化不能實現全文檢索，這為查檔增加了難度。

三、新時代推進檔案現代化建設的對策建議

太湖水利檔案是水利文明和水文化的重要載體，對江蘇省推進太湖地區水利工作的高質量發展具有重要指導作用。新時代對檔案工作提出了新要求，加快推進檔案管理現代化是太湖水利事業發展的內在需要，必須加以切實的重視。

一是進一步強化組織力量保障。檔案工作在管理處是一個系統工程，需要各個單位、部門的大力支持，提供保障。管理處應該把檔案工作規劃建設納入整個水利“十四五”規劃建設之中，統籌安排部署，從資金、人才、場地、設備等方面創造條件，為檔案工作提供更有力的支撐。針對工作人員嚴重不足的實際，可以通過定向培養、在職進修、短期培訓等多種途徑，培養熟悉檔案業務、能獨立完成檔案工作的復合型人才，為檔案文化建設提供人才保障。

二是創新編研工作方法。可以積極借助管理處水利宣傳、黨務工作、河湖管理、工程管理等部門力量，圍繞“引江濟太”“大運河文化帶建設”“河長制湖長制”等特色工作，共同編纂檔案編研資料，共同創新檔案文化服務，最大限度地挖掘檔案潛力，凸顯自身檔案特色。

三是提升信息化水平。采用信息化技術進行水利檔案管理，既是融入智慧水利建設的管理需要，也是推動水利檔案管理工作更具網絡化和智能化的需要。要不斷完善檔案管理系統，推進檔案數字化工作，實現全文檢索，提升檔案數據化和管理智能化水平，不斷滿足太湖水利檔案個性化服務的新要求。