高職院校干部人事檔案信息化建設研究

鄧雪娟

摘 要：時代的變遷，網絡的發展和進步，信息化社會的到來，高職院校干部人事檔案傳統的管理模式已經遇到了瓶頸，要想突破瓶頸，必須進行信息化革命。因此本文從高職院校干部人事檔案信息化建設的問題分析，對信息化建設提供了一些對策。

關鍵詞：高職院校;干部人事檔案;信息化;建設

高職院校干部人事檔案管理仍然是是紙質以為載體、以手工為主的傳統管理模式，大數據時代的接踵而至，人事制度的革新，以往的管理模式已經滿足不了目前的發展需求。中組部在2010年全國組織系統信息化建設工作座談會強調，“干部檔案數字化是創新干部檔案工作手段的重要途徑，積極穩妥地開展檔案數字化工作，不斷提高干部檔案管理和利用水平，是今后一段時間干部檔案工作的一項重點任務。”由此可見高職院校人事檔案信息化建設是發展的必然趨勢。

一、高職院校干部人事檔案信息化建設存在的問題

（一）高職院校干部人事檔案信息化意識薄弱

高職院校干部人事檔案工作一直不被重視，造成管理者年齡普遍偏大，計算機使用水平能力有限，只會簡單操作，缺乏專業技術;信息化意識不強，還是以傳統的手工管理模式為主，并未從觀念上進行改變。而且有些領導認為，人事檔案只有少數部門需要利用到，對其進行信息化沒有意義，只要有人管理，提供利用就可以了。人事檔案的機密性，導致長期以來，人事檔案都存在一層神秘的面紗，都是被動提供利用，學校往往忽略了人事檔案的價值，因此在資金方面的投入就少了，信息化設備更是幾乎為零。

（二）資金投入不足

高職院校干部人事檔案信息化建設工作量的，涉及面廣，需要投入一定的人力物力財力，很多高職院校資金有限，而且一下領導對人事檔案的工作了解不夠全面，認為人事檔案是機密，只有保管工作，而沒有服務利用工作，對其進行資金投入，得不到對等的經濟效益，因此不可能有大量的資金投入，導致經費嚴重不足。

（三）信息化安全問題

高職院校干部人事檔案信息化建設涉及到計算機、硬盤、網絡等，計算機、硬盤本身存在不穩定性;而網絡的開放性、透明度等都將導致干部人事檔案信息的安全性下降，特別是木馬植入、電腦最高權限被獲取、服務器被攻擊，都將致使檔案信息外泄、檔案信息被篡改、甚至整個系統的癱瘓。

二、高職院校干部人事檔案信息化建設的對策

（一）提升相關人員的信息化意識

首先領導應該改變傳統觀念，不能簡單的認為干部人事檔案工作就是保管工作，而不重視對它的利用。要讓領導充分認識干部人事檔案信息化建設的重要性，是對原始干部人事檔案的保護，更是對干部人事檔案的提升利用，讓領導帶頭參與到信息化建設中;其次，要對現有的檔案管理人員進行相關培訓，如計算機技術、網絡安全技術、信息化技術等，提升這些老員工的綜合素質，熟練掌握信息化管理技術，讓他們意識到信息化建設給工作帶來的便利，從而使他們更容易接受信息化建設;最后，要招聘一些有計算機技術及網絡技術的專業人才。從而為高職院校干部人事檔案信息化建設打造一支既有檔案管理專業知識又有計算機網絡知識的高素質復合型人才隊伍。

（二）加大資金投入，完善基礎設施

在大數據環境下，干部人事檔案信息化建設是大勢所趨，因此必須加大資金投入。信息化建設中硬件設備及軟件系統是必不可少的，結合學校自身情況，加大資金投入，完善檔案信息化建設的軟硬件設備，而且信息化設備更新換代快，軟件需要后期的維護，這些都需要用到資金，因此學校應該把整個建設過程及后期維護保養的費用都納入到財務預算中。同時，在高職院校資金不足的情況下，他們不愿意對其進行投資，政府部門應該采取措施讓學校意識到干部人事檔案信息化的重要性，政府可以為檔案信息化建設的學校投入一定的資金，為他們完善信息化建設的軟硬件設備，保障高職院校檔案信息化建設的順利完成。

（三）加強信息化建設安全

人事檔案的安全性關系到保密性問題，人事檔案屬于國家資源的一部分，有涉及到個人私隱，因此人事檔案不能按照管理者或他人的意愿隨意的查看和借閱，必須遵守相關規定。檔案信息化建設忽略了安全性問題就會造成信息的大面積泄露，給當事人、學校乃至國家造成傷害，因此我們必須加強網絡安全管理，利用防火墻、提高服務器安全等級、提高文件加密密鑰安全等級、權限設置、身份認證等技術手段為檔案信息化建設提供安全的環境。同時，在工作中，檔案管理人員及利用者不能將一些外界設備隨意的插入計算中，以免計算機中毒，造成不可挽回的損失。

三、結束語

綜上分析可知，檔案信息化建設是大數據時代下檔案管理的必然趨勢，因此我們應該轉變觀念緊跟潮流，實現信息化管理，信息化建設不是一朝一夕能完成的，我們應該在建設過程在發現問題，解決問題，實現檔案信息化管理的最大優勢。同時，希望政府部門能加大力度支持信息化建設，為干部檔案信息化建設添磚加瓦。

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