高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)研究

鄧雪娟

摘 要：時(shí)代的變遷，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和進(jìn)步，信息化社會(huì)的到來，高職院校干部人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式已經(jīng)遇到了瓶頸，要想突破瓶頸，必須進(jìn)行信息化革命。因此本文從高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)的問題分析，對(duì)信息化建設(shè)提供了一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職院校;干部人事檔案;信息化;建設(shè)

高職院校干部人事檔案管理仍然是是紙質(zhì)以為載體、以手工為主的傳統(tǒng)管理模式，大數(shù)據(jù)時(shí)代的接踵而至，人事制度的革新，以往的管理模式已經(jīng)滿足不了目前的發(fā)展需求。中組部在2010年全國(guó)組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作座談會(huì)強(qiáng)調(diào)，“干部檔案數(shù)字化是創(chuàng)新干部檔案工作手段的重要途徑，積極穩(wěn)妥地開展檔案數(shù)字化工作，不斷提高干部檔案管理和利用水平，是今后一段時(shí)間干部檔案工作的一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)。”由此可見高職院校人事檔案信息化建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）高職院校干部人事檔案信息化意識(shí)薄弱

高職院校干部人事檔案工作一直不被重視，造成管理者年齡普遍偏大，計(jì)算機(jī)使用水平能力有限，只會(huì)簡(jiǎn)單操作，缺乏專業(yè)技術(shù);信息化意識(shí)不強(qiáng)，還是以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，并未從觀念上進(jìn)行改變。而且有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，人事檔案只有少數(shù)部門需要利用到，對(duì)其進(jìn)行信息化沒有意義，只要有人管理，提供利用就可以了。人事檔案的機(jī)密性，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來，人事檔案都存在一層神秘的面紗，都是被動(dòng)提供利用，學(xué)校往往忽略了人事檔案的價(jià)值，因此在資金方面的投入就少了，信息化設(shè)備更是幾乎為零。

（二）資金投入不足

高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)工作量的，涉及面廣，需要投入一定的人力物力財(cái)力，很多高職院校資金有限，而且一下領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的工作了解不夠全面，認(rèn)為人事檔案是機(jī)密，只有保管工作，而沒有服務(wù)利用工作，對(duì)其進(jìn)行資金投入，得不到對(duì)等的經(jīng)濟(jì)效益，因此不可能有大量的資金投入，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足。

（三）信息化安全問題

高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)涉及到計(jì)算機(jī)、硬盤、網(wǎng)絡(luò)等，計(jì)算機(jī)、硬盤本身存在不穩(wěn)定性;而網(wǎng)絡(luò)的開放性、透明度等都將導(dǎo)致干部人事檔案信息的安全性下降，特別是木馬植入、電腦最高權(quán)限被獲取、服務(wù)器被攻擊，都將致使檔案信息外泄、檔案信息被篡改、甚至整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓。

二、高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提升相關(guān)人員的信息化意識(shí)

首先領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改變傳統(tǒng)觀念，不能簡(jiǎn)單的認(rèn)為干部人事檔案工作就是保管工作，而不重視對(duì)它的利用。要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案信息化建設(shè)的重要性，是對(duì)原始干部人事檔案的保護(hù)，更是對(duì)干部人事檔案的提升利用，讓領(lǐng)導(dǎo)帶頭參與到信息化建設(shè)中;其次，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、信息化技術(shù)等，提升這些老員工的綜合素質(zhì)，熟練掌握信息化管理技術(shù)，讓他們意識(shí)到信息化建設(shè)給工作帶來的便利，從而使他們更容易接受信息化建設(shè);最后，要招聘一些有計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才。從而為高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)打造一支既有檔案管理專業(yè)知識(shí)又有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的高素質(zhì)復(fù)合型人才隊(duì)伍。

（二）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，干部人事檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，因此必須加大資金投入。信息化建設(shè)中硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)是必不可少的，結(jié)合學(xué)校自身情況，加大資金投入，完善檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備，而且信息化設(shè)備更新?lián)Q代快，軟件需要后期的維護(hù)，這些都需要用到資金，因此學(xué)校應(yīng)該把整個(gè)建設(shè)過程及后期維護(hù)保養(yǎng)的費(fèi)用都納入到財(cái)務(wù)預(yù)算中。同時(shí)，在高職院校資金不足的情況下，他們不愿意對(duì)其進(jìn)行投資，政府部門應(yīng)該采取措施讓學(xué)校意識(shí)到干部人事檔案信息化的重要性，政府可以為檔案信息化建設(shè)的學(xué)校投入一定的資金，為他們完善信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備，保障高職院校檔案信息化建設(shè)的順利完成。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)安全

人事檔案的安全性關(guān)系到保密性問題，人事檔案屬于國(guó)家資源的一部分，有涉及到個(gè)人私隱，因此人事檔案不能按照管理者或他人的意愿隨意的查看和借閱，必須遵守相關(guān)規(guī)定。檔案信息化建設(shè)忽略了安全性問題就會(huì)造成信息的大面積泄露，給當(dāng)事人、學(xué)校乃至國(guó)家造成傷害，因此我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，利用防火墻、提高服務(wù)器安全等級(jí)、提高文件加密密鑰安全等級(jí)、權(quán)限設(shè)置、身份認(rèn)證等技術(shù)手段為檔案信息化建設(shè)提供安全的環(huán)境。同時(shí)，在工作中，檔案管理人員及利用者不能將一些外界設(shè)備隨意的插入計(jì)算中，以免計(jì)算機(jī)中毒，造成不可挽回的損失。

三、結(jié)束語

綜上分析可知，檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的必然趨勢(shì)，因此我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念緊跟潮流，實(shí)現(xiàn)信息化管理，信息化建設(shè)不是一朝一夕能完成的，我們應(yīng)該在建設(shè)過程在發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的最大優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，希望政府部門能加大力度支持信息化建設(shè)，為干部檔案信息化建設(shè)添磚加瓦。

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