RPA條件下的中建財務一體化賬表核對流程優化

陳棟 陳欽

【摘要】隨著互聯網和人工智能的普及和發展，AI財務機器人逐漸被引入企業的財務領域。其中，以金蝶、德勤等公司的“AI財務機器人”為代表的RPA技術在財務領域的應用備受關注。RPA技術與一系列認知技術相結合，取代了以往傳統大量需要人工手動完成的財務工作，RPA通過模擬人工簡單重復的操作，處理數量多且易出錯的業務，在原有的財務信息架構水平上實現外部不同異構財務信息系統的連接，RPA技術可以優化財務流程，促進財務工作效率的提高。

【關鍵詞】RPA技術；財務一體化；賬表核對

【中圖分類號】F275

機器人流程自動化（Robotic Process Automation）技術通過使用用戶界面，根據預先編寫的腳本可以重復處理大量復雜機械的工作，模擬人機交互功能，用自動化的語言代替傳統人工方式進行工作處理，執行基于一定準則的可重復進行和完成任務的軟件解決方案。

機器人流程自動化（RPA）技術是AI財務機器人在企業財務管理領域的運用。根據財務工作流程特點和內容，采用自動化的手段取代了手工操作，協助完成任務量大、高重復性、標準化的基礎財務業務。具體操作是AI財務機器人根據預先設定的財務原則，在特定財務流程節點替代傳統人工操作及判斷，將財務數據進行采集與整理，并根據一定的判斷原則進行數據驗證、分析與記錄，實現財務數據計算、管理、溝通與決策等一系列功能，RPA財務機器人在取代以往機械重復的財務基礎工作的前提下，可以高效的處理相關的財務基礎業務，提高企業財務部門辦公效率與效果，增強企業財務整體的自動化和數字化水平。

一、中建集團財務一體化的現狀與問題

（一）中建集團財務一體化平臺概述

隨著中國建筑集團有限公司（以下簡稱中建集團）市場份額的不斷擴大，業務規模與經營成本逐漸上升，接踵而至的就是人力資源成本過高，企業面臨著內部管理、內部控制及財務信息質量難度加大等問題。為解決一系列發展問題，中建集團通過組織變革，與IBM、安永、普聯、SAP等公司全面合作，通過建立財務一體化平臺系統，將企業內部的資金流、核算流、業務流進行整合，實現了內部財務管理流程的重構，加強了企業信息化建設，提高整體財務管理效率。

（二）財務一體化平臺賬表核對流程

在財務一體化平臺賬表核對流程中，首先，由總部財務部門通過財務一體化平臺及SAP系統下載報表與賬務數據，按照不同的會計核算中心與分子公司會計核算賬簿數進行比較，發現異常數據后通知各分子公司財務部門對會計賬簿與業務數據進行核對。其次，分子公司與項目部的會計賬簿核對，企業具體業務與財務的會計賬簿如有不符，將視具體情況向業務部門、外部合作單位、銀行等金融機構等進行核實，待相關結果核實后，企業將最終的結果以報告形式傳遞給各分子公司財務部門。最后，各分子公司財務部門在對報表數據進行整理歸集的基礎上再反饋給總部財務部門。

（三）財務一體化賬表核對流程存在的問題

財務一體化平臺的建設，提高了財務數據采集和處理的效率，但由于缺乏直接對具體業務數據的獲取和處理，從而導致在實踐工作中財務一體化平臺導出賬表在核對過程中仍存在諸多問題。

1.流程復雜、時效性差

總部財務部門與下屬分子公司財務部門進行賬表核對時，往往需要下屬分子公司及時下載相關數據，填寫報表數據，并傳遞給總部財務部門?；ハ嗦摻j的方式主要通過即時通信軟件（QQ，微信）或者電話等方式進行通知。核對完成后，總部財務部門將核對結果反饋給各分子公司財務負責人。由于總分機構之間的業務復雜性和地域性差異，信息傳遞不及時，使得總部、各分子公司及項目部之間的交流與溝通存在很大障礙，往往會出現信息延遲、協調性差等問題。此外，由于施工企業的性質，建筑工程項目范圍覆蓋了國內外大部分地區，不同分子公司與項目部之間溝通不便利，造成賬表信息核對效率低下，核對的效率和質量面臨巨大挑戰。

2.人力資源成本較高

由于賬表核對與差異處理涉及總部、子公司等多個單位部門，從財務報表填制、電話通知、賬表數據比對、數據項異常分析到最終形成書面的反饋報告，這一系列流程都需要人工之間的溝通、協調與手工操作。但隨著企業在建筑市場業務規模的擴大，分子公司及項目部的數量逐年增加，每年需要核對的賬表數量也逐年大幅增加，每個單位實體需要有自己的財務部門和財務人員，這極大增加了企業的員工數量及人力資源成本。此外，各部門與單位之間長時間的溝通，耗費大量的時間成本與人力資源，極大降低了企業正常業務處理的效率。

3.核對數量多，異常事項處理復雜

由于企業每個月、季度、年度都需要編制相應的財務報表，因而賬表核對的正確性是編制財務報表的重要一環，由此需要總部、分子公司等單位統一在每月、季度、年度進行賬表的核對工作。由于時間較短，工作量大等原因，財務人員需要頻繁地在中臺系統、SAP及報表之間切換，手工的操作不僅極易出錯，且需要大量的工作時間。

此外，由于具體業務與入賬時間不一致及財務人員的操作失誤導致的賬表不一致的情況也時有發生。例如，某項會計業務由于雙方入賬時間不一致，很容易導致業務一方已入賬而另一方尚未入賬的現象，從而造成未達賬項，導致賬表不一致情況發生；或者由于財務人員的操作失誤未給某客商的賬款及時入賬，導致賬表不一致。賬表不一致的直接后果是企業財務部門需要根據賬表的異常結果，與企業業務部門、外部客戶單位、銀行金融機構進行溝通和處理，從而造成工作量的增加甚至是企業經濟利益損失。

4.核對過程缺少監督

由于企業每年業務范圍廣、工作量劇增，在賬表核對過程中人工涉入環節較多，極易造成嚴重的人工干預，降低了對賬結果的真實性，從而影響會計信息質量。并且，在實際操作過程中，由于核對工作量大，財務人員缺乏足夠的時間進行詳細、嚴密的檢查，往往選擇重要性水平較高的業務進行核對，做不到全面性的業務核對，容易出現漏網之魚。此外，作為建筑施工企業，工程項目部存在工作量大、人員不足等，這些因素會導致核對工作中舞弊行為發生。例如，一些關聯交易涉及到一些人員的相關利益，由于缺乏過程監督，有時會忽視或故意隱藏一些異常事項。

二、基于RPA的財務一體化賬表核對流程優化

（一）RPA和賬表核對的相關性分析

RPA作為純粹的智能自動化形式，它的主要特性是技術獨立性、非侵入性、可擴展性和可跟蹤性。RPA可以處理高度可重復的任務，實現基于規則的財務操作過程自動化，模擬用戶的手動操作和人機交互，以插件的形式部署在現有系統上，執行許多預先確定的財務流程，以極快的速度完成傳統的人工操作。

賬表核對作為一個工作量大和重復性高的業務，急需類似于RPA機器人這樣的AI財務機器人來幫助完成工作。RPA機器人由于其特性可以完全運用于賬表核對這類手工操作、重復性和耗時性工作。同時由于它的非侵入性，不會對企業原有的財務一體化平臺的基礎架構造成重大影響，可以在不影響財務一體化平臺及SAP系統正常運行的情況下完成跨系統工作，并且可以實現24小時執行常規任務。其次，RPA可以將不同系統的數據自動進行格式的轉換，導出并輸入到指定的財務一體化平臺某個專用模塊之中。在數據采集過程中，RPA機器人可以自動采集所需的各種賬表和數據，并對數據采集過程進行詳細、實時的跟蹤，及時對賬表核對過程中各單位溝通不及時造成的效率低下狀況進行了改善。總之，RPA機器人的運用可以提高整個財務一體化平臺賬表核對過程的效率。

（二）財務一體化賬表核對流程優化設計

針對目前財務一體化中存在的問題，在財務一體化系統原有的流程基礎之上，結合RPA機器人的應用優勢來進行賬表核對的流程優化，設計了基于RPA機器人的賬表核對流程解決方案，如圖1所示。

賬表數據自動化提取階段：RPA機器人按照預先的規則設置自動登陸總部、分子公司及項目的財務一體化平臺，使用計算機自然語言讀取企業相關一體化平臺的業務單據，并結合自動讀取的SAP系統憑證及報表數據進行批量的抽取及自動分類。隨后，在報表數據的基礎上采用OCR技術、數據關聯等機器學習算法對財務數據進行匹配，并根據匹配結果從憑證及業務單據中將對應的數據抽出進行保存。在提取數據項后，RPA機器人會立即觸發編碼指令，對這些匹配成功的數據建立唯一的編號標識碼，便于后期的操作與識別。如果發現數據項存在于財務報表中，但不存在于憑證或業務單據中，則RPA機器人會根據系統預置的規則自動標記為異常項。RPA機器人與目前人工提取賬表數據方式相比，簡化了人工操作過程，縮短了時間并提高了核對效率。

賬表數據自動化核對階段：作為整個RPA機器人賬表核對流程解決方案的核心，賬表數據自動化核對的具體內容為：檢查財務報表中的關鍵事項是否與相關總分類賬期末余額一致；檢查財務報表中一些具體事項是否與相關明細賬的發生額、期末余額一致。

對于具體操作來說，首先，RPA可以消除大部分重復的手工操作環節，按照規則檢查賬表數據，這種方式在很大程度上避免了人工操作帶來的錯誤和舞弊行為的發生。賬表核對環節的RPA機器人應用流程描述如表1所示。

RPA機器人在財務報表與會計賬簿、會計賬簿與業務單據的數據對賬中，通過關聯規則等機器學習算法，RPA可以有效地匹配不同格式的數據項，判斷每個項目數據的一致性并反饋結果，在這些方面RPA機器人有著明顯的增益效果；其次，RPA機器人在與業務部門、外部往來單位、銀行金融機構核對異常數據項的過程中，通過郵件自動對上述單位的數據項進行再次核對，并輸出更新后的數據項。

同時，RPA可以準確模擬數據核對過程中相應的人工操作步驟，從而減少了人為干預和提高了工作處理效率，降低了人工數據比對錯誤和舞弊的發生風險。此外，基于RPA機器人賬表數據自動化核對過程中相關數據及核對過程均會被自動記錄和監控，財務人員可以通過調取相關記錄方便地查詢賬表核對情況及歷史信息，避免繁瑣的溝通過程，提高了工作效率。

反饋報告數據填報自動化：反饋報告的填報是整個流程的最后一個環節，由于數據量大，數據更新頻繁，傳統的人工填報方式已經不再適用。基于數據填報的規則性、操作重復性等特點，RPA機器人可以較好地運用到反饋報告的填報過程中。在此階段，RPA機器人將賬表核對結果進行自動收集并及時反饋給各分子公司。各個分子公司在接收到反饋結果后，將屬于項目的反饋結果繼續進行傳遞，在進行逐層的傳遞之后，各個層級均得到了反饋結果。隨后，各個層級再根據反饋結果提供反饋報告，并逆層級逐層進行傳遞，各個層級在得到下面層級提供的反饋報告之后自動搜集并生成新的反饋報告，并逆層級逐層進行傳遞，最后所有的報告匯總到總部，由總部財務部門對這些報告進行分析并將賬表核對過程中的工作底稿和報告進行整理、歸檔。

三、結語

隨著人工智能技術的不斷發展，企業財務一體化平臺需要不斷優化升級，賬表核對作為企業財務一體化平臺會計信息質量的重要保證，需要制定適合的核對方式與方法，提供核對的效率和效果。本文在分析中建集團財務一體化平臺賬表核對流程現狀及問題的基礎上，設計了基于RPA機器人的財務一體化平臺賬表核對流程優化方案，通過數據自動提取、自動核對及自動填報這三個階段，完成了財務一體化平臺整體的賬表核對流程，這個方案能夠快速的取得成果，降低企業人力資源成本，提供財務一體化管理效率，減少相關人工核對錯誤和糾錯成本，進一步提高企業報表信息質量，推動企業財務流程管理向精細化和信息化方向轉型。

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