關于文件管理國際標準ISO 15489《信息與文獻—文件管理》更新之處的思考

摘要：相比ISO 15489-1：2001，ISO 15489-1：2016從整體上闡明了機構文件檔案管理的主要工作內容，明確了文件檔案管理的基本原則，以獨立成章的方式集中闡述了文件管控規則，強調文件元數據作用的同時揭示了其主要構成，這些更新之處值得肯定和借鑒。但是其對鑒定概念的擴張，對于文件與元數據關系的闡述尚需謹慎對待。

關鍵詞：ISO 15489 文件管理國際標準 文件管理決策分析 鑒定 元數據

Abstract： By comparing ISO 15489-1：2016 with its 2001 version， the author finds it clarifies the con？ tent of records management from a total perspec？ tive， specifies the basic principles， elaborates records control， emphasize the role of metadata and reveal its main categories， which are reasonable and worthy to comply with. At the same time， re-consideration is needed in terms of the expanded concepts of ap？ praisal and records which consist of content and metadata.

Keyword： ISO 15489； International records man？ agement standard； Analysis for recordkeeping deci？ sion； Appraisal； Metadata

一、引言

ISO 15489-1：2001《信息與文獻—文件管理第1部分：通則》是國際標準化組織信息與文獻委員會（TC 46）文件與檔案管理分委員會（SC11）制定的第一個文件管理國際標準，截至2012年初，已先后被翻譯為22種文字，被50個國家采納，[1]對于全球現行機構文件檔案（records，覆蓋整個生命周期的文件概念，在中文語境中可能對應文件、檔案、文檔等，本文多處簡稱文件，我國各立檔單位中從事文件檔案管理工作的主要專業部門是檔案部門——筆者注）管理工作的推進起到了重要的依據和參考作用。我國將其等同采標為國家標準GB/T 26162.1—2010。為適應不斷變化的、動態的、復雜的業務環境和技術環境，夯實數字環境下文件管理的新思維，2015年后修訂版《信息與文獻—文件管理第1部分：概念與原則》（ISO 15489-1：2016）發布，此后其他配套標準也在陸續修訂或新增過程中。

ISO 15489修訂項目負責人凱西·芬德利（Cassie Findlay）專門撰文重申ISO 15489作為文件形成單位文件管理元標準的定位，揭示了2016版本的五大更新之處，分別是：明確了文件管理原則，并在此基礎上重新解釋了文件管理的基本概念；擴大鑒定內涵和外延，將此作為一個關鍵的文件管理工具；將真實性、可靠性、完整性、可用性作為“權威文件”（authoritative records）而非所有文件的特征；支持更為靈活的文件系統設計；更為強調元數據的作用。[2]ISO 15489-1：2016采標工作組組長安小米教授及其學生林鵬也向國內讀者對比分析了新舊兩版標準，除了上述幾個方面的內容更新之外，還涉及名稱、結構、術語等方面。[3]

本文在仔細研讀兩個版本標準[4]，參考中外標準項目負責人總結性文獻的基礎上，結合我國文件檔案管理理論與實踐的既有基礎，對ISO 15489更新之處進行思考，并從值得肯定和參考、尚需謹慎對待兩個方面陳述思考的結果。

二、值得肯定和參考之處

（一）從整體上闡明了機構文件檔案管理的主要工作內容

根據ISO官網的介紹，ISO 15489-1：2016的主要內容是為制度（policy）、系統（system）和流程（process）等三個方面的設計、實施和管理提供概念和原則，[5]由此揭示了文件檔案管理工作的三大主要內容：制度建設、系統建設和業務流程運作。這是對ISO 15489-1：2001中關于機構內文件管理六大內容的概括，包括“制定制度和標準，分配職責和權限，制定并公布程序和指南，提供與文件管理和利用相關的服務，設計、實施并監管文件管理的專門系統，實現文件管理與業務系統和業務過程的集成”；也和我國學者提出的“電子文件管理主要包括支撐層、系統層和業務層三個層次的工作”[6]不謀而合。ISO 15489-1： 2016在內容結構方面的設置也與上述內容概括保持了一致，它將監控、評估、培訓等在2001版本中獨立的章節內容并入“制度和職責”一章之中，并將該章和“鑒定（其主體工作可以理解為文件管理決策分析，詳見本文章節“三（一）”——筆者注）”“文件管控規則”等帶有總體性、控制性的內容依次并列，置于文件管理流程一章之前。而在2001年版本中，文件管控規則（records control）和文件管理流程是在一起闡述的。通過表1可以看出，經過結構調整的2016版本結構更為清晰，內容更為聚焦。

（二）明確了文件檔案管理的基本原則

ISO 15489-1：2016采用了基于原則的方法（princi？ ple-based approach），[8]并在此基礎上明確文件管理制度、系統和流程相關概念。原則揭示了管理的核心要素，因而是相對穩定的；而實施的方法則可以是多元化的、動態發展的。理解文件管理原則，是掌握文件管理方法并加以應用的基礎。不同于國內“前端控制”“全程管理”等精煉表述的管理原則，ISO 15489-1：2016中文件管理原則在表達形式上均為完整的一句話，為了更方便理解，筆者將5個原則總結提煉為：業務集成原則、權威證據原則、元數據原則、業務風險綜合分析原則、系統建設原則，其對應的原表述如表2所示。

業務集成原則是定位申明原則，從文件管理和業務關系的角度闡述了文件檔案管理工作的地位，明確其對于業務活動的不可或缺性。我國與之類似的表述是電子文件的集成管理原則，它強調文件整個生命周期各項管理活動、管理要素之間的互相滲透、銜接和融合，提倡文件檔案管理流程和業務流程的集成。ISO15489-1： 2016則更進一步，一方面明確“形成、捕獲和管理”是文件管理整體工作的統稱，另一方面將文件管理整體工作直接納入業務，成為其組成部分。筆者以為文件管理和形成文件的業務還是兩個專業領域，相互交叉、集成，但不能完全包含。業務集成的思想具有引領性，但是新標準對于文件管理和業務的關系描述則有些用力過猛。

權威證據原則是目標性原則，明確了文件管理的質量目標在于提供“權威文件”，權威文件是業務活動的權威證據。權威文件是ISO 15489-1：2016的新概念，指具備真實性、可靠性、完整性和可用性的文件。在ISO 15489-1：2001中，真實性、可靠性、完整性和可用性被視為文件的特定屬性，凱西·芬德利（Cassie Findlay）指出，不管管理情況多么糟糕，都不能否認任何記錄業務的數據都是文件，[9]因此在ISO 15489-1：2016中，真實性、可靠性、完整性和可用性被視為文件的最高目標。這種轉變既是務實的，也為文件管理提供了關鍵的質量要求。

元數據原則從元數據與文件的關系的角度闡述了元數據的重要性，筆者贊成其對元數據的重視，但反對將文件與元數據的關系限定為包含關系（詳見本文章節“三（二）”）。

業務風險綜合分析原則明確了文件管理決策的方法論，即開展正反兩個方向的綜合分析，一是正向的業務活動分析，二是反向的風險評估，這樣的分析需要在業務、法律、監管和社會背景中展開。文件管理決策分析方法論意義重大，為文件管理規劃和文件管控規則（參見本文章節“二（三）”）的制定提供了方法框架。

系統建設原則一方面明確了系統在電子文件管理中的中心地位，電子環境下文件管理需要采取以系統為核心的綜合管理體系，[10]另一方面描述了系統與文件管理流程、文件管控規則、文件管理制度等其他支撐性工作內容之間的關系，系統應用規則，實施流程，并依賴制度、職責、監管、評估和培訓等支撐性、保障性工作。這些都是在系統建設過程中需要注意的重要方面。

（三）以獨立成章的方式集中闡述了“文件管控規則”

上文已經提到，在ISO 15489-1：2001中，文件管控規則和文件管理流程是混合在一起闡述的，并沒有將其作為一個獨立概念提出來。ISO 15489-1：2016中不但提出了文件管控規則的概念，而且以獨立成章的方式集中闡述了4類文件管控規則：文件元數據方案、業務分類方案、訪問和許可規則和處置授權，其中處置授權是指經過授權的處置規范，包含文件的保管期限和保管到期的處置行為，因而突出了文件管控規則在文件管理業務中的地位。這些規則作為文件管理的依據，需要在系統實施之前就已經準備好。我國國家標準《電子文件管理系統通用功能要求規范》（GB/T 29194—2012）在全球諸多電子文件管理系統功能要求規范中，首次將“文件管理配置”獨立為一類通用性的系統功能，要求首先在系統中建立和維護分類方案、元數據方案、文件保管期限與處置表等文件管理業務規范，而后這樣的系統才能支持捕獲、分類、鑒定等各項具體的文件管理活動。[11]《電子文件管理系統建設指南》（GB/T 31914—2015）也將“規范制訂”作為電子文件管理系統建設的一個獨立步驟予以明確，并依次闡述了文件分類方案、文件保管期限與處置表、元數據方案、信息利用規定、電子文件題名擬制規范、電子文件編號規則等管理規范。[12]可以說我國電子文件管理系統相關標準中，規范意識還是比較強的，與國際標準的理念高度吻合。

（四）強調文件元數據作用的同時提示了其主要構成ISO 15489-1：2001關于文件元數據概念的解釋深入人心——描述文件內容、結構、背景和管理過程的信息，對于“文件及元數據的形成和捕獲規則宜納入到相應的程序中”的要求，彰顯了元數據在文件管理中的獨特地位。該標準中出現了16處“元數據”的關鍵詞。在ISO 23081文件管理元數據系列標準的支持下，顯然ISO 15489-1： 2016具備了更加完備的元數據認知基礎和規范基礎。除了“文件管控規則”一章下設有“文件元數據方案”一節，并按照ISO 23081的規定簡要描述元數據方案制定方法之外，該標準在“5.文件與文件系統”一章下單獨設立一節，“5.1.3文件元數據”，概要性描述了文件元數據的管理要求。此外，還以比較通俗的方式明確了文件元數據的主要構成，具體包括：描述文件內容、結構、業務背景的元數據，描述與其他文件和元數據的關系的元數據、標識符等檢索和呈現文件所需的信息以及文件過程元數據，并在此后多處闡述中均指明一些重要操作的元數據需要記錄在文件過程元數據中，前后呼應。全文提及元數據多達85處。

三、尚需謹慎對待之處

（一）將文件管理決策分析的內容放在“鑒定”概念之下

ISO 15489-1：2016的一個特別重要的變化就是將鑒定作為文件管理的重要工具，這項工作已經從一般性的文件管理業務流程中獨立出來，并在內涵和外延上都做了極大的擴展。在該標準中，鑒定是指“評估業務活動以確定需要形成和捕獲的文件及其保管期限的過程”，該定義已經遠遠超出了傳統的價值鑒定的范疇，它將對業務背景、業務活動和風險的分析納入其中，以便形成關于文件形成、捕獲和管理需求的恰當決策，幾乎可以和文件管理決策分析畫等號。為推行新的鑒定概念和方法，國際標準化組織頒布了一部專門的標準《信息與文獻面向文件管理的鑒定》（ISO/TR 21946：2018）。

筆者認同文件管理原則中所明確的業務風險綜合分析方法論，事實上ISO 15489-1：2001已經在澳大利亞《文件管理系統設計與實施手冊》（Manual for the De？ sign and Implementation of Recordkeeping Systems，DIRKS）的基礎上提出了這樣的方法論，只不過當時將有關內容放在“文件管理規劃”和“文件管理系統設計與實施方法”的章節中。有同行曾向筆者表示深受“文件管理規劃”的啟發，在具體開展文件檔案管理工作之前，要明確業務過程中應當形成哪些文件、如何形成以及如何管理這些文件。

然而，ISO 15489-1：2016將文件管理決策分析的內容放在“鑒定”概念之下，企圖以文件檔案管理人員比較熟悉的“鑒定”為載體，使其接納業務風險綜合分析的工作內容，這樣的概念擴展至少有兩個方面的風險：第一，降低文件管理決策分析的層次。文件管理決策過程中對于業務及其風險的分析，可能形成文件管控規則、文件管理系統的功能需求，形成文件管理綜合規劃。長期以來，鑒定被認為是文件檔案管理的一項業務。將全局性的決策分析納入一個有長期傳統的業務性概念，可能將事關全局的研究性工作降為文件管理的一個環節或工具，反而不利于有關內容的貫徹實施。第二，模糊了鑒定的邊界，不利于價值鑒定的開展。在數字環境下，“鑒定”作為一項判斷工作，其邊界不斷被擴大，以文件價值判斷為核心，先后增加了技術鑒定（即文件保存狀況的技術檢測）[13]、文件的鑒別/識別（即哪些數據構成一份文件的判斷）[14]等內容，這些內容大體還是以價值判斷為核心，而ISO 15489-1： 2016則更進一步，鑒定不僅包括文件保管期限的判斷，還包括對業務中需要形成哪些文件的判斷。如果價值鑒定仍然是文件檔案管理的一項業務，其概念就不宜泛化，新增的管理業務完全可以啟用新的術語來表達。近年來新增的鑒定內容也不斷被剝離出來，比如技術鑒定在國內被稱為“四性檢測”，有了專門的標準和實施工具；文件識別則是文件捕獲歸檔的一項基礎性工作。

筆者以為，宜用新瓶裝新酒。文件管理決策分析比鑒定更加適合表達綜合分析業務和風險以形成文件管理需求這項工作。

（二）認為元數據是文件的組成部分

從表2中“元數據原則”的表述來看，ISO 15489-1： 2016沒有采用文件由內容、結構、背景三要素構成的傳統闡述，而是直接指出文件由內容和元數據構成。在一定場景中，這種表述與我們對系統中文件、元數據的直觀印象相吻合。以一份電子公文為例，文件內容記錄在公文過程稿（如docx格式）、公文定稿（如odf或pdf格式）中，文件元數據部分記錄在公文處理單（如odf、pdf、xml等格式）中，部分則存在于電子公文目錄數據庫中，一份完整的文件，既包括公文過程稿和定稿，也包括公文處理單，如此看來，電子文件包括內容和元數據似乎也沒有不妥。

然而，文件和元數據是兩個不同的概念，文件是業務活動的信息記錄，元數據是對文件及其管理過程的描述。這兩者既密切相關，又相互獨立。在系統環境中，文件和元數據的關系可能是包含、伴生、鏈接或封裝等，文件中包含（部分）元數據僅是一種情況。[15]持“文件由內容和元數據構成”的概念，容易導致對文件構成要素認識的表象化。文件的內容、結構、背景是密切聯系的，不能簡單認為承載內容信息的計算機文檔就是內容，從而將文件內容和元數據并列。仍以一份電子公文為例，如果這份公文包括3個附件，那么在文件正文里會羅列出3個附件，這也是結構信息；文件正文尾部會有簽名信息，這也是背景信息，正文不僅僅包含內容信息，也包含結構和背景信息。不能將對文件內容、結構和背景的描述與被描述的對象混同。比如，澳大利亞維多利亞州要求州政府機關將移交的電子文件及其元數據封裝為一個對象，誰也沒有認為該對象僅僅是文件。

此外，由于過程元數據在文件生命周期中不斷形成、積累，承認文件管理過程的元數據是文件組成部分，那么就意味著贊同“文件處于不斷的形成過程中”的觀點，沒有終結之時，這是澳大利亞“文件連續體”提出的動態文件概念。[16]筆者對此并不贊同。無論文件載體形式如何，在其形成之后的管理過程中的確會產生一些合理的變化，也需要持續開展管理并將其記錄下來，以保證變化受控、可回溯，這是文件檔案管理職業的使命，數字時代我們甚至要將控制提前到文件形成階段。但是如果據此混淆了形成文件的業務活動和管理文件的檔案活動，混淆了記錄業務的文件和描述文件本身、記錄文件管理過程的元數據，以被記錄的文件檔案管理活動也是業務活動組成部分（業務集成原則，見表2）為由，將元數據悉數納入文件的外延（元數據原則，見表2），看起來相互呼應，但這既會混淆概念，同時也可能造成專業邊界的模糊化，并不一定有利于實踐。

四、小結

ISO 15489-1：2016是在一系列配套標準規范的支撐下，對于原標準的一次結構性更新，是關于數字環境下文件檔案管理優秀實踐方法的系統性總結。它采用“基于原則”的建構方法值得肯定，這些原則傳達的基本內涵值得借鑒，但是其對于鑒定、元數據等概念的闡述則還需要仔細斟酌。ISO 15489-1：2016采標在即，希望新的標準在推動電子文件、電子檔案管理工作深化發展的同時，不會產生概念混亂的問題。

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[7]原文為policy，直接翻譯為“政策”，GB/T 26162.1—2012中翻譯為“方針”，本文從更加符合中國管理實踐的角度出發，意譯為“制度”。

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作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院

2.數據工程與知識工程教育部重點實驗室

3.中國人民大學電子文件管理研究中心