創新檔案信息管理，提升城建管理水平

周彩梅

內容摘要 現如今，隨著社會經濟的快速發展，我國各個行業、各個領域都得到了巨大發展。城市管理是一個系統工程，而城市檔案管理作為城市管理的重要一環，能夠為城市建設提供必要的數據基礎與參考資料，確保城市建設工作能夠順利開展，全面提高城建管理水平。長期以來，由于人們對城建檔案管理的了解不足，依然沿用傳統管理觀念與管理模式，嚴重阻礙了城建檔案管理工作的健康發展。基于此，文章主要從城建檔案信息管理工作創新入手，對發展現狀、存在不足進行分析，并提出可行性發展路徑，僅供參考。

關鍵詞 城建檔案 信息管理 水平 創新

1 引言

現如今，我國的城市建設、經濟建設都已經步入飛速發展階段，由此形成了海量的城建檔案信息資料，與此同時，與城建檔案相關的法律、法規也在不斷健全與完善，整個城建檔案管理體系也越來越標準化、規范化，相當程度上又增加了城建檔案管理工作的工作量。因此，為了能夠更好地迎接新時代所帶來的調整，創新城建檔案管理工作觀念和方式、提升城建管理水平已刻不容緩。

2 城建檔案信息管理現狀及不足

2.1 信息資料相對滯后

在城建檔案管理工作實際中，受工作觀念、工作方式等因素的影響，城建檔案信息資料滯后，最終造成城建檔案管理工作無法落實的情況時有發生，從而嚴重地影響城建檔案管理工作的效果與質量。城建檔案信息管理工作所涉及的資料信息非常復雜、廣泛，不僅包括城市建設方面的資料[1]，還包含其他市政工程等相關數據資料。以工程建設為例，完成工程建設后，如果無法將相關數據資料及時轉遞給檔案管理部門進行歸類、整理和歸檔，將很可能出現數據和資料的缺失甚至丟失的情況，為后續的城建檔案信息管理工作埋下安全隱患。

2.2 管理規范化水平偏低

對于城建檔案信息管理工作來說，其雖然不能直接產生經濟效益，但是其可以利用自身具有的服務功能，使整個城建管理工作更加合理化、科學化，避免出現資源浪費等不良情況的發生，全面提高城市建設具有的經濟效益[2]。由于長期以來檔案工作未能得到足夠的重視，各級部門尤其是縣級檔案管理單位，普遍存在人員不足、管理不夠規范等痼疾，不能滿足時代發展需求，更談不上對城建檔案信息具有的價值和作用進行深度挖掘，甚至還直接導致城市建設活動出現重復開展等情況，浪費了大量的社會和自然資源。

2.3 現代化技術運用不足

在如今的城建檔案管理工作中，為了能夠有效地提高工作效率與質量，已經引入了很多現代化的管理技術，可是即便如此，很多現代化管理手段與管理技術在實際的管理工作中無法發揮出應用的作用，從而嚴重影響城建檔案信息管理的水平。將現代化的技術手段應用于城建檔案信息管理工作中[3]，雖然能夠改變傳統檔案信息管理的工作方式，但是在這種情況下，管理工作基本上都局限在以紙張為載體的檔案中，導致檔案信息的傳輸與利用無法滿足城市建設的需求。

3 創新城建檔案信息管理的可行性路徑

（1）抓好三大主項。一是抓基礎。從完善制度入手，做到因時隨勢、與時俱進，及時完善、修改檔案管理相關工作制度，對檔案的移交、審核、保管、借用等制度進行適度調整，確保檔案信息管理各項工作有章可循、有據可查、有規可依。同時，進一步強化歸檔報送工作，增強檔案工作時效性。二是抓學習。要求檔案管理從業人員通過參加省市檔案學會舉辦的檔案面授課程及網絡課程，不斷充實檔案專業知識，提高檔案服務水平。三是抓業務。以工程手續辦理為例，檔案從業人員應隨同施工、建設單位的資料員深入一線，通過提供參考樣本、免費發放相關制度及檔案入館規范有關材料、為業主現場指導等多種方式，確保進館檔案質量。

（2）嚴把三大關口。一是嚴把審核關。嚴格對照檔案審核標準和要求，力求入館檔案齊備完整，遺缺材料按時限補充，保證檔案的成套性和系統性。二是嚴把歸檔關。要嚴格按照《建設工程文件歸檔規范》，對進館檔案進行分類、整理、編目、入庫，做到所有檔案都有兩個身份編號（紙質版、電子版）、所有檔案都可追溯、所有檔案都可以聯系到人。三是嚴把安全關。以庫房管理為例，可以通過加大庫房巡查次數，勤打掃、勤通風、勤投藥、勤檢查，認真做好八防，保證庫房衛生。此外，應重點做好日常管理工作，堅持定期施放防蟲藥物，杜絕霉變、蟲蛀、鼠咬、丟失等損壞和泄密情況，保護館藏檔案的完好安全，確保館藏檔案絕對安全。

（3）提升三大水平。一是提升檔案管理規范化水平。以工程竣工檔案整理為例，可以緊密結合工作實際和工作中存在的問題，從立卷、排序等方面對入館檔案提出明確要求，確保建設單位移交來的工程竣工檔案的整體性、成套性，強化工程竣工圖報送格式及標準，使工程竣工檔案更具規范化、標準化[4]。二是提升檔案管理服務水平。可以從完善工作流程入手，針對檔案管理工作中存在的問題，結合平時工作實際，設計出更為便捷的工作流程，如通過電話預約，發郵件、微信等多種方式，為廣大業主提供便捷、高效、人性化服務。同時，充分利用現代技術優勢，大力推進檔案電子化建設，積極開展工程檔案電子登記、著錄、管理和利用工作，提升案卷管理質量及檔案工作效能[5]。三是提升檔案管理效益水平。通過豐富館藏、為業主提供歸檔及查詢等全方位服務等方式。充分發揮檔案資源的社會效用。

4 城建檔案信息管理的未來發展走向

（1）加強建設，豐富資源內涵。要結合本地實際，發揮地方優勢，加強檔案資源建設，尤其是要進一步加大重點工程檔案、市政基礎設施檔案、城市地下管線工程檔案、數字（電子）檔案收集整理工作力度，進一步豐富館藏資源、優化館藏結構[6]，確保檔案資源取之于民，用之于民。

（2）加大投入，推進信息化進程。要緊盯國家檔案信息化建設的方向，統籌布局、及早謀劃當地檔案信息化主體工程，同時，結合城建管理實際，全面落實《建設電子文件與檔案管理規范》等一系列規定，加強電子文件歸檔工作和電子檔案的規范化管理，推進城建檔案管理信息化進程。

（3）把握關鍵，突破發展瓶頸。要把握關鍵，尤其是要重點抓好工作創新、人員培訓及業務拓展等幾大關鍵，同時，抓實抓細工程竣工圖紙電子化報送、紙質檔案與電子檔案的保管、對資料員的業務指導等具體工作，通過整體方案（檔案管理須置于全局管理中）、項目帶動（項目帶動培訓，培訓促進提升）等多種方式，有效解決長期困擾檔案管理難題。

（4）圍繞中心，創新服務方式。要圍繞當地經濟發展大局，以服務發展、服務民生、服務企業為宗旨，重視城建檔案信息資源的開發利用工作。同時，根據城建工作需要和館藏檔案資料，不斷拓寬服務領域，創新服務方式，不斷提高城建檔案服務水平。

（5）主動作為，樹立良好形象。檔案從業人員要嚴格遵守黨風廉政有關制度，尤其是在實際工作中要注重自身思想政治教育和道德教育，切實做到生活匯總廉潔自律、工作中有章可循[7]。同時，要恪盡職守，以推進城市工程檔案管理、城建檔案信息化為己任，有效開展城建檔案各項業務，積極為城鄉建設服務。

5結語

總而言之，在城市建設與發展過程中，城建檔案信息管理具有非常重要的作用，因此必須提高加強城建檔案信息管理意識，創新城建檔案信息管理理念與管理方式，不斷完善和切實落實各項規章制度，通過強化檔案信息資料的收集力度，完善檔案信息化建設，全面提高城建信息檔案管理工作水平，確保城建檔案管理工作順利開展，為城市建設做出更多更大的貢獻。

【參考文獻】

[1]劉蓉.城建檔案信息化管理工作的發展現狀及未來展望[J].城建檔案，2019（11）：19-20.

[2]劉慶平.新時期城建檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業務，2019（22）：97+113.

[3]秦菊香，柏大為，蔡霞.基建檔案信息化管理在口岸所城建項目中的應用[J].城建檔案，2019（10）：16-17.

[4]田麗晶.基于城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理分析[J].居舍，2019（28）：159.

[5]徐惦耕，張穎.大數據時代城建檔案在城市建設管理活動中的作用[J].重慶建筑，2019，18（9）：41-43.

[6]謝洪運.新形勢下加強城建檔案管理的實踐與思考[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（9）：40+42.

[7]葛春麗.城市化建設環境下城建檔案管理信息化構建分析[J].建材與裝飾，2019（25）：171-172.