檔案部門應(yīng)對(duì)服務(wù)重大突發(fā)事件探究

陳金玲

摘 要：突發(fā)事件檔案是指機(jī)構(gòu)在突發(fā)事件管理過程中形成的歸檔保存的文件材料。檔案部門要找準(zhǔn)應(yīng)對(duì)服務(wù)重大突發(fā)事件的切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，切實(shí)發(fā)揮檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性作用;同時(shí)建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，在突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)中發(fā)揮其應(yīng)有的參考作用。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件;突發(fā)事件檔案;檔案部門;檔案服務(wù)

一、突發(fā)事件及其特點(diǎn)、突發(fā)事件檔案及其利用需求特點(diǎn)

（一）突發(fā)事件及其特點(diǎn)

突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。

突發(fā)事件具有以下特點(diǎn)。

一是突發(fā)性。即突發(fā)事件是否發(fā)生、什么時(shí)候發(fā)生、什么地點(diǎn)發(fā)生、以什么樣的方式發(fā)生以及發(fā)生的程度及后果等情況難以準(zhǔn)確把握，即事件發(fā)生具有偶然性和隨機(jī)性。

二是復(fù)雜性。即突發(fā)事件往往是各種矛盾激化的結(jié)果，呈現(xiàn)出一果多因、互相關(guān)聯(lián)、牽一發(fā)而動(dòng)全身的特點(diǎn)。

三是破壞性。即突發(fā)事件往往會(huì)造成人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失。

四是持續(xù)性。即突發(fā)事件一旦發(fā)生，總會(huì)持續(xù)一段時(shí)間，表現(xiàn)為潛伏期、爆發(fā)期、高潮期、緩解期、消退期5個(gè)階段。持續(xù)性還指突發(fā)事件的反復(fù)發(fā)生。

五是可控性。即突發(fā)事件發(fā)生后可通過控制使之達(dá)到所需要的狀態(tài)。

（二）突發(fā)事件檔案及其利用需求特點(diǎn)

突發(fā)事件檔案是指機(jī)構(gòu)在突發(fā)事件預(yù)防、監(jiān)測(cè)與預(yù)警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復(fù)與重建等管理過程形成的歸檔保存的文件材料。

根據(jù)突發(fā)事件的特點(diǎn)，其具有時(shí)間、地點(diǎn)的不確定性，后果難以預(yù)料性，在突發(fā)事件管理中對(duì)檔案利用也呈現(xiàn)出不同的需求特點(diǎn)。

一是利用時(shí)間緊急。由于突發(fā)事件具有破壞性，有關(guān)部門需要在最短的時(shí)間內(nèi)通過采取應(yīng)對(duì)措施盡量使人員和財(cái)產(chǎn)損失降到最低。應(yīng)對(duì)措施的緊急性決定了采取應(yīng)急措施時(shí)對(duì)檔案利用的緊急性，要求檔案部門在第一時(shí)間快速提供檔案信息。

二是利用需求迫切。由于突發(fā)事件的突發(fā)性，加上管理過程復(fù)雜，管理部門在突發(fā)事件管理過程中往往缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)利用突發(fā)事件檔案的需求比較迫切。

三是跨地域、跨主體利用。因突發(fā)事件發(fā)生的地點(diǎn)具有不可確定性，突發(fā)事件應(yīng)對(duì)管理的主體也具有不確定性，這就決定了利用檔案應(yīng)對(duì)突發(fā)事件主體的不確定性。如2003年北京抗擊“非典”形成的檔案，今年疫情的利用主體應(yīng)該是湖北省，河北唐山大地震形成的檔案前期的利用主體是四川省。

四是成套性需求。由于突發(fā)事件具有復(fù)雜性，突發(fā)事件管理本身比較復(fù)雜，這就決定了突發(fā)事件管理者對(duì)檔案信息的利用需求是全過程、全方位。管理者不僅對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)檔案具有利用需求，對(duì)突發(fā)事件的監(jiān)測(cè)、應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急救援、災(zāi)后重建等過程的檔案均有利用需求。

二、找準(zhǔn)應(yīng)對(duì)服務(wù)重大突發(fā)事件的切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，切實(shí)發(fā)揮檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性作用

（一）要快速挖掘檔案，為科學(xué)決策提供歷史借鑒

檔案工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作。面對(duì)重大突發(fā)事件，檔案部門要第一時(shí)間組織專門力量，在精準(zhǔn)篩選、分析研究后，采取原件復(fù)制報(bào)送、內(nèi)容摘要報(bào)送、系統(tǒng)整理報(bào)送、專題專項(xiàng)報(bào)送、綜合提煉報(bào)送、編輯研究報(bào)送等方式，為相關(guān)政策制定提供參考。要摘報(bào)歷史上類似事件發(fā)生后，決策層分析研判、決策部署、組織動(dòng)員、指揮協(xié)調(diào)、請(qǐng)示報(bào)告及事件概覽等方面的檔案記錄，并報(bào)送類似突發(fā)事件處置的總體安排、工作方案、工作日志、落實(shí)措施、總結(jié)評(píng)估等綜合性檔案記錄。如今年疫情中，北京小湯山醫(yī)院設(shè)計(jì)單位——北京中元國際工程設(shè)計(jì)研究院在78分鐘內(nèi)，將17年前北京小湯山醫(yī)院的設(shè)計(jì)和施工圖紙系統(tǒng)整理復(fù)制后，及時(shí)提交給武漢中信建筑設(shè)計(jì)院，為火神山醫(yī)院迅速建成作出了貢獻(xiàn)。

（二）要綜合利用檔案，為應(yīng)對(duì)處置工作提供專業(yè)檔案服務(wù)

重大突發(fā)事件處置是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案部門要立足資源優(yōu)勢(shì)、專業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極提供多樣化的檔案服務(wù)。

一要及時(shí)從館（室）藏檔案中選取與突發(fā)事件處置有關(guān)的檔案文獻(xiàn)，編制專題檔案文件目錄，并搜集當(dāng)前有關(guān)現(xiàn)行文件資料，編制專題檔案、文件、資料目錄，快速提供給應(yīng)急處置部門（機(jī)構(gòu)），以便隨時(shí)查閱利用。

二要建立跨地區(qū)檔案利用綠色通道，針對(duì)工作中急需但本地沒有的檔案，發(fā)揮檔案系統(tǒng)行業(yè)優(yōu)勢(shì)，協(xié)調(diào)開展跨地區(qū)、跨部門調(diào)用檔案，如在汶川特大地震發(fā)生后，四川省檔案局（館）第一時(shí)間聯(lián)系了河北、云南等地檔案部門，調(diào)取了唐山大地震、麗江大地震抗震救災(zāi)及災(zāi)后重建檔案，并提供給抗震救災(zāi)指揮部。

三要及時(shí)公布有關(guān)檔案，編寫與重大突發(fā)事件有關(guān)的史實(shí)讀本、手冊(cè)、圖冊(cè)等，普及相關(guān)防護(hù)知識(shí)。

四要針對(duì)突發(fā)事件發(fā)生后虛假信息大行其道等特點(diǎn)，快速及時(shí)發(fā)布檔案信息，還原真相，回應(yīng)質(zhì)疑，抵制謠言，凝聚共識(shí)。

五要及時(shí)提供線上查檔服務(wù)，除開展電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔、代查檔案服務(wù)外，還要充分利用數(shù)字檔案館（室）、門戶網(wǎng)站、手機(jī)客戶端、微信公眾號(hào)等快捷線上服務(wù)平臺(tái)，積極推行查檔服務(wù)“網(wǎng)上辦”“掌上辦”。如國家電網(wǎng)利用數(shù)字檔案館，提供電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目、重要客戶、突發(fā)事件應(yīng)急處置檔案查閱4萬余次，為疫情防控期間的檔案遠(yuǎn)程利用提供了有力支撐。

六要充分開發(fā)檔案產(chǎn)品，講好檔案故事，如針對(duì)今年疫情防控期間居家為主的特點(diǎn)，檔案部門要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，將檔案紀(jì)錄片、檔案微視頻、檔案文獻(xiàn)展覽搬到“線上”，推送“檔案博覽”“珍檔解讀”“檔案揭秘”等檔案文化產(chǎn)品，講好檔案故事，豐富人民群眾精神文化生活。

七要發(fā)揮檔案行業(yè)報(bào)刊和新媒體在信息分享、知識(shí)傳播、資政咨詢、實(shí)踐指導(dǎo)、宣傳報(bào)道、記錄歷史等方面的積極作用。

（三）要全面收集文件材料，為重大事件保存完整記錄

在重大突發(fā)事件應(yīng)對(duì)處置工作中，會(huì)產(chǎn)生各種文件材料、圖片、錄音、錄像、視頻、網(wǎng)頁記錄、實(shí)物和數(shù)據(jù)，以及媒體（包括社交媒體）宣傳報(bào)道、信息言論，相關(guān)的文學(xué)創(chuàng)作、文藝作品、影視作品等，檔案部門要及時(shí)聯(lián)合重大突發(fā)事件應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)，出臺(tái)加強(qiáng)文件材料收集整理歸檔的指導(dǎo)意見，明確文件材料歸檔范圍和保管期限以及檔案館的業(yè)務(wù)規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。靈活采用實(shí)地指導(dǎo)，如電話、辦公平臺(tái)、短信、微信、移動(dòng)客戶端等方式，重點(diǎn)指導(dǎo)督促重大突發(fā)事件應(yīng)急處置相關(guān)部門、單位、機(jī)構(gòu)、組織依法依規(guī)做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，切實(shí)加強(qiáng)電子文件的收集整理歸檔工作。及時(shí)采集包括社交媒體在內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)文字記錄、圖片、音視頻資料等。面向社會(huì)廣泛征集對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的資料，尤其要關(guān)注非官方機(jī)構(gòu)、家庭、個(gè)人收藏的珍貴資料。借助檔案網(wǎng)站、社交媒體等線上平臺(tái)開設(shè)檔案專題欄目，以“眾籌”等方式開展檔案征集活動(dòng)。建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，持續(xù)做好檔案信息開發(fā)利用工作，建立健全應(yīng)急機(jī)制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控管理，開展重要珍貴檔案異地異質(zhì)備份管理工作，不斷筑牢檔案安全防線，確保檔案館庫、檔案實(shí)體、檔案信息絕對(duì)安全。

三、建立國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，在突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)中發(fā)揮其應(yīng)有的參考作用

（一）國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫及其內(nèi)容

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫是以檔案信息為主要數(shù)據(jù)來源的專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)理論，檔案專題數(shù)據(jù)庫是針對(duì)用戶對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)某一學(xué)科或某一專題有利用價(jià)值的檔案信息進(jìn)行收集、分析、評(píng)價(jià)、處理、存儲(chǔ)，以滿足用戶個(gè)性化需求的檔案信息資源庫。

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要按專題收集檔案，并開發(fā)用于管理檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)總體方案是：突破檔案進(jìn)館時(shí)間限制，將各個(gè)時(shí)期突發(fā)事件管理中形成的保存在全國各級(jí)綜合檔案、各級(jí)機(jī)關(guān)檔案室、各企業(yè)檔案部門的突發(fā)事件檔案，經(jīng)過數(shù)字化之后，將檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)集中至國家檔案局，形成一個(gè)突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫，按權(quán)限供全國各單位檢索利用。

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的專題是突發(fā)事件，即以國家各個(gè)時(shí)期突發(fā)事件管理過程中形成的檔案為管理對(duì)象，內(nèi)容包括突發(fā)事件預(yù)測(cè)檔案、突發(fā)事件應(yīng)急準(zhǔn)備檔案、突發(fā)事件監(jiān)測(cè)檔案、突發(fā)事件預(yù)警檔案、突發(fā)事件應(yīng)急處置及救援檔案、突發(fā)事件事后恢復(fù)和重建檔案。這些檔案還包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案等。

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的來源主要包括在各個(gè)時(shí)期突發(fā)事件管理中形成的保存在縣級(jí)以上綜合檔案館的突發(fā)事件檔案，在各個(gè)時(shí)期突發(fā)事件管理中形成的保存在縣級(jí)以上應(yīng)急管理部門、有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室及有關(guān)企事業(yè)單位的尚未進(jìn)綜合檔案館的檔案，在各個(gè)時(shí)期突發(fā)事件管理中形成的保存在中央企業(yè)總部及下屬單位的檔案。

基于國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)來源廣泛、利用對(duì)象遍布全國的特點(diǎn)，宜由國家檔案局直接牽頭組織開展。

（二）國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)步驟

國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫可按照以下步驟推進(jìn)。

第一步，制定標(biāo)準(zhǔn)。即制定國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，包括目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、全文數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范、分類規(guī)范、報(bào)送規(guī)范等。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定形成后，應(yīng)及時(shí)開展培訓(xùn)，宣傳貫徹標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

第二步，下發(fā)文件。下發(fā)文件明確國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)間、質(zhì)量要求、數(shù)據(jù)報(bào)送要求等。

第三步，檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。納入上報(bào)范圍的有關(guān)單位按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將保存在本單位的突發(fā)事件檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成專題檔案數(shù)據(jù)。

第四步，檔案數(shù)據(jù)上報(bào)。完成檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的單位通過安全渠道將檔案數(shù)據(jù)上報(bào)國家檔案局。

第五步，數(shù)據(jù)庫開發(fā)。在各單位準(zhǔn)備和報(bào)送的同時(shí)，國家檔案局進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，包括購置所需的硬件，開發(fā)導(dǎo)入、查詢、導(dǎo)出數(shù)據(jù)所需的軟件，并完成測(cè)試。

第六步，檔案數(shù)據(jù)匯總導(dǎo)入。國家檔案局將收到數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案專題數(shù)據(jù)庫。導(dǎo)入時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)校驗(yàn)。

第七步，成果交付。經(jīng)必要的測(cè)試后可將專題數(shù)據(jù)庫根據(jù)權(quán)限向全國有關(guān)單位開放。

第八步，數(shù)據(jù)更新。為了使內(nèi)容不斷豐富，檔案專題數(shù)據(jù)庫在建成后可按年度定期增加，即每年上半年將上一年突發(fā)事件管理中形成的檔案報(bào)送并補(bǔ)充進(jìn)數(shù)據(jù)庫。

（三）國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫利用方案

建成的國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫可通過以下方式提供利用。

一是在線檢索。即通過全國在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，將專題數(shù)據(jù)庫按權(quán)限向全國縣級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)開放，所有查詢檢索檔案用戶需進(jìn)行實(shí)名身份注冊(cè)，利用過程全程記錄。

二是“一對(duì)一”服務(wù)。即在有突發(fā)事件發(fā)生且檔案利用需量較大時(shí)，可由所在地檔案行政管理部門向有關(guān)機(jī)關(guān)開展“一對(duì)一”的查詢利用服務(wù)，協(xié)助有關(guān)部門快速、精確地檢索到所需檔案，為突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)和搶救提供有力支撐。

三是專題編研。在專題數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開展更加深入的專題編研，如可將專題數(shù)據(jù)庫再按專業(yè)細(xì)分為地震事件檔案專題數(shù)據(jù)分庫、事故災(zāi)難檔案專題分庫、公共衛(wèi)生事件檔案專題分庫等。

四是知識(shí)呈現(xiàn)。檔案是人類活動(dòng)的原始記錄，檔案信息中包含著豐富的知識(shí)。國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫可通過引入本體技術(shù)，將檔案信息加工成突發(fā)事件管理知識(shí)庫，通過知識(shí)地圖呈現(xiàn)出來。

國家突發(fā)事件檔案專題庫對(duì)應(yīng)急管理部門及其他機(jī)關(guān)開展突發(fā)事件管理具有重要作用：一是通過檔案利用助力突發(fā)事件管理;二是為突發(fā)事件管理研究機(jī)構(gòu)提供支撐;三是為各單位的突發(fā)事件日常管理工作提供參考。國家突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對(duì)國家、對(duì)檔案工作都具有重大意義，一方面助力國家治理體系和治理能力的建設(shè)，另一方面提升檔案工作的治理能力和治理水平。

（作者單位：河南省清豐縣疾病預(yù)防控制中心）