提高工程檔案資料質(zhì)量的有效策略

夏海金

(佛山市三水云東海新城開發(fā)投資有限公司，廣東 佛山 528100)

1 建筑工程檔案管理工作的重要性

每一個建筑工程所涉及到的施工程序、施工技術(shù)都較為復(fù)雜，只有細致地記錄和保存施工活動的相關(guān)內(nèi)容，才能保證項目工程順利、有序開展。建筑工程施工往往會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)資料，這些資料不僅可以直接體現(xiàn)活動的開展情況，而且可以為質(zhì)量管控提供數(shù)據(jù)支持。作為施工企業(yè)，只有建立科學(xué)、完善的管理制度，將檔案管理工作落到實處，才能真正提高企業(yè)內(nèi)部管理控制的水平。

目前，國家針對建筑施工檔案管理工作已經(jīng)提出了相關(guān)要求，在開展工程建設(shè)施工的過程中，必須嚴格做好檔案資料管理工作，否則可以認定為工程不合格。相關(guān)規(guī)范的提出和實施極大程度地提高了企業(yè)檔案管理工作的嚴謹性和科學(xué)性。項目只有通過規(guī)范化、標準化、合理化的施工才能達到相應(yīng)的質(zhì)量控制標準，通過檔案資料對工程施工過程進行記錄，可以為后續(xù)的質(zhì)量控制工作奠定基礎(chǔ)。作為原始的施工資料，工程檔案資料包含了項目的全部信息，不僅可以為實際施工提供指導(dǎo)，而且可以為后續(xù)檢修工作提供依據(jù)[1]。

2 工程檔案管理中存在的主要問題

2.1 工作人員檔案管理意識不足

任何一個工程所涉及到的工程資料的數(shù)量都是龐大的，涵蓋的內(nèi)容也較為復(fù)雜，比如工程立項資料、設(shè)計文件、施工資料、驗收文件等，導(dǎo)致工作人員面對巨大的工作量。在大多企業(yè)的內(nèi)部，檔案資料的管理工作由其他部門的工作人員兼職負責，這些工作人員檔案管理意識不足，使得施工企業(yè)的檔案管理工作開展效果并不理想[2]。另外，資料管理人員對資料保管工作不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常發(fā)生資料丟失的現(xiàn)象，項目竣工后不能及時向檔案管理部門遞交完整的工程檔案資料，嚴重影響了資料歸檔工作的開展。大多施工企業(yè)在施工中更關(guān)注施工進度和施工質(zhì)量，對施工資料的收集工作不夠重視，導(dǎo)致工程資料的完整性得不到保證。比如在開展樁基礎(chǔ)施工時沒有對基礎(chǔ)水泥進行抽樣檢查，導(dǎo)致基礎(chǔ)水泥的檢驗報告缺失，影響整個工程資料的完整性。

2.2 建筑工程檔案資料管理質(zhì)量不高

工程檔案資料不僅包含施工過程中的資料和竣工驗收資料，而且包含施工準備資料、地質(zhì)勘查資料、監(jiān)理文件資料等。在開展工程資料管理工作的時候，企業(yè)往往只重視資料的收集，沒有對其進行合理的整理，導(dǎo)致資料雜亂無章，影響檔案的查閱和利用效率。另外，如果從事工程資料管理工作的工作人員責任心不足，可能出現(xiàn)資料丟失的情況，這類現(xiàn)象的產(chǎn)生嚴重影響了檔案管理的完整性、真實性以及有效性。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

企業(yè)為了節(jié)省人員開支，沒有成立專門的檔案資料管理部門，甚至沒有招聘專業(yè)的檔案管理人才。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，雖然各個企業(yè)內(nèi)部的檔案管理模式正處于進步和創(chuàng)新的過程中，但是絕大多數(shù)的檔案管理工作人員的專業(yè)性還有待提高。另外，在新時代背景下，工程資料管理工作已經(jīng)逐漸向著信息化的方向發(fā)展，工程檔案管理人員必須掌握相應(yīng)的信息管理技術(shù)。

3 提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施

3.1 加大宣傳，提高意識

檔案管理工作最終都是由人完成的，人才是檔案管理工作中最為重要的執(zhí)行者，檔案的收集、整理以及形成等各個環(huán)節(jié)都需要人的參與。而只有“人人都參與”的工作氛圍才能推動企業(yè)檔案管理工作良性發(fā)展。在工程項目的準備階段應(yīng)該明確檔案管理工作的負責人，并且將工程文件資料的收集、整理、管理工作納入到項目正常管理工作的過程中去，明確相關(guān)工作人員的崗位職責，保證檔案管理工作和項目建設(shè)工作同時進行，將檔案管理工作貫穿到項目工程建設(shè)的始末。同時，在企業(yè)內(nèi)部加大宣傳教育的力度，保證所有的工作人員都掌握檔案資料的日常知識和檔案法律法規(guī)內(nèi)容，避免工程竣工后發(fā)生資料不完整、不準確的現(xiàn)象。

3.2 健全制度，落實責任

項目立項階段應(yīng)該按照相應(yīng)的法律法規(guī)建立完善的資料管理標準，統(tǒng)一資料的編制要求和程序，明確各個單位的職責，嚴格控制資料報送和備案的過程，以提高工程檔案的質(zhì)量。另外，在開展項目施工的時候，檔案主管部門也要行使相應(yīng)的監(jiān)督權(quán)力，切實保證工程檔案的編制、管理質(zhì)量。目前，國內(nèi)很多單位就工程檔案管理已經(jīng)制定了相應(yīng)的規(guī)定，比如《建設(shè)項目檔案驗收辦法》等，這些規(guī)定的提出和實施極大程度提高了工程檔案的準確性和完整性。

3.3 過程參與，同步管理

工程開展的每一個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)的檔案信息，檔案管理工作人員從項目籌備階段就要參與進來，積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的知識和法規(guī)，嚴格按具體的要求對工程檔案資料進行收集、整理、審查和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料存在“不完整、不規(guī)范、不統(tǒng)一”的問題，立即組織人員進行完善和解決，盡最大可能保證項目工程資料的系統(tǒng)性、完整性以及準確性。工程竣工驗收階段，檔案管理人員需要準備好項目竣工驗收資料，認真落實竣工資料的收集和立項開工、工程施工、工程驗收工作同步進行的制度，從源頭上提高工程檔案資料的準確性。

3.4 借助新技術(shù)，創(chuàng)新管理

充分發(fā)揮信息技術(shù)的功能，促進檔案管理工作不斷向著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，如圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化管理

首先，企業(yè)的管理者必須正視現(xiàn)代技術(shù)在施工技術(shù)資料管理中的作用，并且積極將信息化管理思想、模式以及方法引入到本企業(yè)檔案信息管理工作中來，加大投資力度，建立完善的電子文件資料庫，提高檔案管理工作的信息化和標準化水平[3]。從工程立項到工程竣工，每一個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)的工程檔案資料，傳統(tǒng)模式下檔案資料的收集和整理由不同的單位或者部門負責完成，這種模式效率較低，而通過建設(shè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，提高檔案資料的共享度，不僅可以釋放勞動力，而且提高了檔案資料的管理效率。在建設(shè)信息平臺時注意將檔案管理信息系統(tǒng)作為中心，完善檔案數(shù)據(jù)管理庫，保證更好地完成檔案資料的收集、歸檔和整理，建立信息查詢連接，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化管理過程，提高檔案信息服務(wù)的有效性和高效性。

3.5 加強培訓(xùn)，提高能力

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平直接決定著檔案管理工作開展的質(zhì)量。近年來，隨著城市建設(shè)速度的不斷加快，關(guān)于項目檔案資料管理的標準和規(guī)范相繼出臺，這些標準和規(guī)范的提出，給工程資料管理工作的開展提出了更高的要求，同時也給檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求。為了提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平，企業(yè)需要定期對其進行培訓(xùn)，引導(dǎo)他們熟練知曉并掌握相應(yīng)的檔案管理知識，真正成為企業(yè)檔案管理骨干。另外，重視檔案管理人員計算機能力的提升，引導(dǎo)他們轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，發(fā)揮信息管理平臺的作用，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。

4 結(jié)束語

在新時代背景下，建筑行業(yè)的飛速發(fā)展給建筑企業(yè)的管理工作提出了更高的要求。作為企業(yè)管理工作的主要內(nèi)容，工程檔案資料管理工作的開展質(zhì)量直接決定著建筑企業(yè)未來的發(fā)展。企業(yè)管理者必須重視工程檔案資料管理，通過培訓(xùn)等方式提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，建立完善的檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高工程檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性。

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