信息化背景下加強電子檔案管理的策略探討

許丹旭 肖香麗

摘要：本文從加強電子檔案管理的重要性出發，探討了信息化背景下加強電子檔案管理的重要性，結合筆者工作經驗探討了加強電子檔案管理的策略，希望進一步推動檔案管理現代化發展。

關鍵詞：信息化;電子檔案;檔案管理

信息化時代的到來，無疑對整個社會都帶來了深刻的影響和變革，這是我們每個人都有切身感受的，得益于信息化技術的功能和作用、優勢，我們的生活、生產、工作、學習都變得更加便捷、高效。就檔案管理工作來說，其對于信息化技術的應用已經基本起步，構建起了信息化的電子檔案管理平臺，信息化技術在檔案管理工作中的作用、優勢開始初步的顯現了出來。這就要求我們通過信息化平臺、制度和人才方面的建設，推進電子檔案管理，這是檔案管理工作在未來的一個必然發展要求、必然發展趨勢。

一、加強電子檔案管理的重要性

在傳統的檔案管理模式下，大量檔案信息的載體均為紙張，收集和管理起來都非常的耗時耗力，增加了檔案管理人員的工作壓力，即使所有人員全力以赴的進行檔案收集、管理，工作效率都非常低，并且容易出現各種差錯，如不信息不全面、不完整、失實等，降低檔案管理工作的質量，難以體現出檔案管理的作用、價值[1]。電子檔案管理的實現，主要依靠的是信息化技術，通過信息化方面的建設，我們其一是可以優化檔案存儲方式而檔案信息化則極大的優化了存儲方式，信息化利用在非常小的物理空間內，就可以存儲大量的檔案信息，非常利于檔案的管理。

但是，生命周期短可以說是電子文件的硬傷。雖然在接收和保存電子文件時都會嚴格選擇較穩定的電子格式，但是隨著科學技術的不斷發展，電子檔案的格式也在快速的更新，生命周期極其短暫[2]。一旦文件的電子格式被淘汰，那么相對應的電子文件就有很大的幾率會完全滅失。一些專業技術領域，有很多專業性、特殊性的文件格式，這些專屬的格式只能通過專業的解碼軟件才能順利讀取，而這些專業解碼軟件又為某些單位所有且版權受到法律保護，檔案館不能提供相應的軟件和硬件來支持電子文件的讀取，故而被檔案館稱之為“沉睡”的檔案。如果電子檔案的信息收集效率低下、內容不完整依然難以體現出檔案管理的作用、價值。

二、加強電子檔案管理的策略

（一）健全電子檔案管理平臺邏輯結構

檔案的收集，是檔案管理工作的一個起始環節，對后期的檔案管理工作影響直接、巨大，如果檔案收集不到位，后期不論是編撰、分析、利用，就都會困難重重，在信息化的電子檔案管理工作中，情況同樣是如此。而為了保證所有的檔案信息都可以得到快速、全面的收集，我們當前應當主要做的是健全電子檔案管理平臺邏輯結構。簡單來說，就是要基于現有的信息化電子檔案管理平臺，擴展、延長其終端，使高校信息化電子檔案管理平臺可以覆蓋各方面的工作范圍，或者說檔案管理需要涉及到的工作范圍。在這些工作前端產生相應的檔案信息后，便被立即收集到電子檔案管理平臺匯總、分類，等待下一步的編撰、分析、存儲與利用，這樣一來就可以避免所有的電子檔案信息被快速、及時、全面的回收，不會發生任何的遺漏，提高檔案信息收集的效率與完整性。

（二）加強電子檔案管理規章制度建設

清楚、明確且具有高度合理性、操作性的規章制度，是提高電子檔案管理規范性與質量的必要條件。為此，我們需要加強電子檔案管理規章制度建設，現如今我國出臺了《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律與政策，這應當作為電子檔案管理制度的基本約束，在此基礎上各個單位可以根據自身的實際情況、實際需求，進行電子檔案管理的規章制度細化，使之更加符合本單位的管理情況，不過要注意區別傳統檔案管理與電子檔案管理的特點，全方位預防電子檔案管理工作中，可能出現的各種問題。同時，要根據電子檔案管理的工作崗位體系，明確的劃分職能與責權體系，制定電子檔案各管理崗位的崗位制度、電子檔案管理的索引歸檔制度、電子檔案備份保存制度等，通過這一系列的制度，保證電子檔案管理的推進有據可依，從而提高電子檔案管理的規范性與質量。

（三）提升電子檔案信息利用效率

檔案管理層面還應當根據各個電子檔案管理工作的崗位設置，合理劃分為其工作內容，以及工作責、權，并編制成明確的工作手冊，為檔案管理工作的實踐，提供基本指導。并需要在電子檔案管理信息化平臺系統的建設中，合理的劃分系統權限的設置，保證權限分配與其工作需求相適應即可，避免系統權限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責任的追究。所有的檔案管理工作人員都只能夠通過自己的賬號、密碼登錄系統，禁止相互之間交換、交叉使用系統賬號。利用權責明確電子檔案管理模式提升檔案利用效率，檔案信息必須要得到利用才能體現出其價值，但雖然編撰后的檔案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的難度，單憑人力來說，很難從中獲取到有價值的信息。不過在信息化、電子化的技術條件下，我們則可以更好的挖掘、利用檔案信息，同時這也是在電子檔案管理中，我們應當重點落實的一項任務。與此同時，應在檔案管理工作當中，引入更加先進的人工智能技術、大數據技術，借助其超高的計算能力，對海量的、相關的檔案信息進行深入、全面的分析，幫助我們從有序或無序的數據當中，挖掘出各種更有價值且人為難以發現的信息，從而使檔案信息的應用價值最大化。再者是應當加強檔案管理數據共享，彼此共享相互之間的檔案信息資源。

結語

在如今信息化的時代下，我們的檔案管理工作必須要順應宏觀潮流、趨勢，加強信息化方面的建設，通過科學、合理、有效的措施，積極推進電子檔案管理，以提高檔案管理工作的效率和質量，更全面和深入的發揮出檔案管理的價值。

參考文獻：

[1]趙宏育，王云峰.信息化時代加強信息系統歸檔的探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：73.

[2]耿哲.檔案管理中電子檔案管理建議[J].辦公室業務，2020（10）：182+190.