文書檔案收集與整理工作的重要性探究

周曉燕

摘? 要：文書檔案收集與整理工作對事業單位基礎工作有著較大影響，文書檔案具有較高的利用價值，只有做好收集與整理才能保證檔案效益的最大化。文章通過對文書檔案管理現狀進行分析，探討檔案收集與整理的有效措施。

關鍵詞：文書檔案;檔案收集;檔案整理;檔案管理

引言

當前新形勢下，在科學技術與信息化技術的推動下，我市生產力水平呈現為持續增長的趨勢，而我市經濟發展速度則始終保障在穩中求進的過程中穩步發展。文書檔案管理工作作為事業單位發展過程中的重要載體，良好的文書檔案管理不但可以幫助事業單位決策更為科學合理，還能夠使單位的管理水平上升到一個嶄新的層次。所以，強化事業單位文書檔案管理工作是自身發展的重要基礎，同時也是我市社會與經濟發展的必然要求。

1文書檔案收集與整理工作的重要性

文書檔案管理就是指在一個事業單位發展伊始以及發展過程中形成的一個龐大的資料庫，它包含著事業單位各方面的發展數據，而且它的類型也是多種多樣：通知、告示、請示、通告、會議記錄、總結、信函等等。對文書檔案進行管理，就是將文書進行分類整理，要用科學的方法和嚴格的標準對各類各樣的文書檔案進行一個系統的劃分，最后將歸類后的文書檔案進行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業單位，它們文書檔案就越是多且復雜，管理起來也比較地費時費力，而且容易出現錯誤。文書檔案關系到的是一個事業單位的發展，它要求要規范系統且有十分強的保密性，不然會對單位的一系列政策的實施造成惡劣的影響。首先，許多的事業單位在處理一些問題時，需要以文書檔案為憑證，有許多的文書檔案是具有法律效力的，在處理問題時有很強的說服性。其次，文書檔案具有很強的參考性，不管是處理什么事務，單位參考文書檔案中過往的事例去處理當下的事務，是一種十分有效的解決方法。最后，文書檔案記錄的數據其真實性都是有保證的，具有很強的客觀性，全部數據都是以事實為基礎，不容許任何人更改。

2文書檔案管理工作存在的問題

2.1管理制度的缺失

首先，文書檔案管理工作的制度，繼續按照老舊的標準和方法來操作，各方面的工作執行，并不具備足夠的依據和支持，很多制度的條文，都沒有考慮到文書檔案管理工作的時代變化以及綜合需求，這就在很大程度上，影響到文書檔案管理工作的正常部署，而且產生的一些持續性損失，并沒有辦法較好的彌補，在內部工作的混亂程度上大幅度的提升。對于這樣的問題，如果沒有在短期內合理的控制，則未來工作的開展，將直接由此產生嚴重的損失。其次，管理制度的缺失，對于文書檔案管理工作造成的破壞和負面影響，正在不斷的加重。例如，很多工作人員雖然想要積極的前進，但是礙于老舊制度的一些層層阻礙，以及很多老舊觀念的影響，都直接促使文書檔案管理工作本身，缺少足夠的保障[1] 。

2.2文書檔案管理人員專業素質欠缺

辦公室文書管理工作比較復雜，要求參與工作人員具有很高的素質，但是，開展文書檔案管理工作的過程中，有些工作人員管理文書檔案工作的能力比較差，無論是專業技能，還是相關理論知識都欠缺，很難滿足管理辦公室文書檔案的需求。另外，有些機關事業單位安排在管理文書檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因為學習的動力欠缺，致使機關事業單位文書檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。

2.3處理技術落后

現在我們身處信息技術時代，信息技術確實給各類工作、各項事業帶來了很大的便利。但是根據調查發現，現在許多事業單位在管理文書檔案時運用到的相關信息技術還是比較落后的，甚至有的事業單位在如今這個電子化時代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書檔案的收集、整理、分析以及儲存工作效率都十分低下，給文書檔案整理工作帶來了很大的阻力。

3加強事業單位文書檔案管理的措施與建議

3.1完善檔案管理制度

檔案管理過程中最為嚴重的現象就是管理的形式化，因此需要使用制度化的管理方法來改變這樣的現狀。需要使用制度化的方法來對人的行為進行規范。但是，基于事業單位性質的特殊性，使得其在實施檔案管理制度規劃時，需要滿足其他各類工作的統籌管理需求，并且從宏觀與微觀方面入手，加強對檔案管理制度的完善與優化。其一，從宏觀角度進行分析，所完善的檔案管理制度必須要滿足國家相關規定，且符合單位未來可持續發展的規劃要求，嚴禁出現違規的問題。其二，是從微觀的角度進行問題的分析，在完善檔案管理制度的同時，還要對單位各部門的工作實施有效管理，使其工作與檔案管理共同進行，有效發揮辦公自動化系統在檔案管理過程中的作用，構建適合各部門運行特點的檔案管理制度，進一步為事業單位辦公自動化背景下文書檔案管理的有效性做好保障[2] 。

3.2加大對相關管理人員的培訓力度

檔案管理人員作為檔案資料的編制者和保管者，有責任、有任務提升事業單位文書檔案的質量。事業單位檔案管理任務的承擔者業務能力的高低影響著整個單位的檔案水平，所以要持續加大對他們的培訓力度。領導者可以通過完善繼續教育體系，制定業務考核辦法，制定業務考核體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬、信息技術專業能力強的檔案管理專業人才來充實檔案管理隊伍，以進一步提升廣大檔案管理人員的業務水平。另外，作為一名事業單位文書檔案管理人員來講，要自覺樹立學習意識，積極投入到工作中來，持續增強自身專業能力。

3.3加強文書檔案信息保管

從文書檔案管理工作的角度來分析，信息保管是比較容易忽視的對象，大部分情況下，都是按部就班的進行操作。但是對于現階段的需求而言，還是要做出更好的調整。首先，針對文書檔案管理工作涉及到的所有因素，均有效編制，并且納入到索引表當中，保持主次清晰，按照規范標準來進行錄入，創建詞表搜索。其次，在對于文書檔案管理工作的各類文件、信息的格式，進行有效的設置，保持一定的差異性，要結合種類、年代、內容、容易瀏覽的級別等，進行有效的分配。第三，考慮到文書檔案管理工作的部分內容，具有較高的保密性，因此要通過計算機軟件、平臺來進行輔助，促使文書檔案管理工作的存儲過程中，能夠保持足夠的統一性[3] 。

3.4優化整合檔案管理的具體流程

首先，在一個事業單位的內部，每個部門都不是孤立地進行工作的，文書檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時加以合并，這樣對于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經驗，有可以借鑒的資源就要及時地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實現資源的整合利用。

結語

綜上所述，隨著我國社會主義事業的快速發展，事業單位文書檔案管理工作也出現了一些新變化，只有建立完善事業單位文書檔案管理制度，加大文書檔案信息化建設，優化檔案管理流程，從多方面實現文書檔案管理工作的創新，從而為事業單位基礎工作提供有力依據，促進社會經濟的和諧發展。

參考文獻

[1] 王麗.淺談文書檔案管理的強化措施及建議[J].中外企業家，2019（29）：129.

[2] 韓娟.提高事業單位文書檔案管理質量的幾點思考[J].城建檔案，2019（09）：59-60.

[3] 盧艷.淺析事業單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資，2013（z4）：47.