信息技術在中職學校檔案管理中的實踐研究

王洪民

摘? 要：隨著我國教育事業的不斷發展和新課程改革的不斷深入，中職學校的教育問題也越來越受人們的重視。中職學校也越來越重視學校檔案的管理，尤其是在互聯網迅速發展的今天，如何運用信息技術對中職學校檔案進行管理已經成為廣大中職學校領導班子重點關注的問題。本文以中職學校檔案管理的現狀出發，對信息技術在中職學校檔案管理中的實踐進行研究，并提出有效解決對策，以促進中職學校檔案管理的一體化，為學校的長遠發展埋下扎實的基礎。

關鍵詞：信息技術;中職學校;檔案管理

在互聯網和信息技術逐漸普及的今天，各個行業都將信息技術運用到了日常的工作中，這一舉動在很大程度上提高了工作效率，并且實施信息技術后在經濟方面帶來的效益也比傳統的形式所帶來的效益要高。將信息技術運用到中職學校檔案管理中去，使原本繁瑣的檔案管理工作變得簡單，大大減輕了人力物力，使檔案管理信息更加規范，并且檔案管理的效率也在很大程度上得到了提高。由此看來，信息技術對于中職學校的檔案管理有十分重要的作用。

一、目前中職學校檔案管理中存在的問題

學校檔案對學校來說十分重要，但是目前中職學校在檔案管理方面仍然存在很多的問題。下面就目前中職學校檔案管理中存在的問題進行簡要分析。

（一）中職學校的檔案管理理念仍處在落后階段

目前在大部分的中職學校中，對學校的檔案管理仍處在原始階段，依然采用傳統的檔案管理理念進行檔案管理。傳統的管理理念的管理效率低下，檔案管理人員的工作量大，管理的過程過于繁瑣與復雜，無法保證檔案信息的完整落實。此外，傳統的檔案管理理念在檔案的安全保密方面不夠重視，因管理工作量大會經過很多人的手，很難保證檔案信息是否在傳遞過程中被泄露。

（二）中職學校檔案管理人員的辦公條件和辦公環境落后

在中職學校的檔案管理中，由于學校的不重視，學校檔案管理人員的辦公條件和辦公環境比較簡陋，仍然處于落后階段。辦公硬件和軟件都跟不上管理的步伐，對檔案管理人員的工作起不到應有的幫助，甚至阻礙了檔案管理人員的工作效率。在辦公環境方面，由于采用傳統的檔案管理模式，很多的檔案信息全都放在一個狹小的空間內，檔案管理人員的辦公環境就是在一堆堆的報紙、書本或者文件當中，對于檔案信息的檢索工作也很難完成，在很大程度上阻礙了學校的長遠發展。

二、信息技術運用到中職學校檔案管理的有效對策

學校檔案對學校的發展有至關重要的作用，同樣中職學校的檔案對中職學校的發展也有著十分重要的作用。在信息時代，傳統的檔案管理已經跟不上時代的步伐，那么該如何運用信息技術對中職學校檔案進行管理呢，下面就這個問題展開討論。

（一）轉變傳統的檔案管理理念

將信息技術運用到中職學校的檔案管理中去，這一舉動打破了傳統的檔案管理理念，同時提高了學校檔案管理工作的效率。但是要更好的使學校檔案的作用發揮首先要從檔案管理的理念入手，要先轉變傳統的檔案管理理念，從內心接受信息化技術在學校檔案管理中的應用。在轉變檔案管理理念的同時要注意結合時代的背景，不要一味的注重檔案管理的效率，要在重效率的同時注重檔案的安全管理，以促進信息化技術在中職學校檔案管理中的應用。

（二）加強對檔案管理人員的信息技術的培訓

將信息技術運用到中職學校檔案管理中去，要注意加強對檔案管理人員的信息技術培訓，加強檔案管理人員在學校檔案管理中的創新意識，同時對檔案管理人員使用計算機進行檔案管理的技術加以培訓，以免因不當操作造成不可挽回的損失。用信息技術管理學校檔案的形式有很多種，要注意盡可能得讓檔案管理人員選擇自己所感興趣方式來對檔案進行管理，在管理過程中不斷提升自身素質。在實際的工作中，要結合實際情況對檔案管理人員進行培訓，爭取使檔案管理人員通過實際的工作過程中更好的理解如何將信息技術相關知識運用到日常的工作中去，達到真正意義上的加強檔案管理人員的信息技術培訓，提高信息技術在中職學校檔案管理中的應用水平。

（三）推動學校建設信息化的檔案數據庫

到目前為止，我國的中職學校對檔案的管理仍處在傳統管理向信息化管理過渡的階段，功能健全且檔案管理系統穩定是兩者完美過渡的關鍵所在。關于中職學校建設信息化的檔案數據庫要遵循一定的原則，在保證學校所建立的信息化檔案數據庫牢固可靠的基礎上保證學校檔案的原始性。同時，要注意在信息化檔案數據庫里實施分層次管理，以一個固定周期來將學校新的檔案更新到數據庫內，并且要將檔案管理的各個環節進行詳細記錄，明確每一環節的主要負責人，盡可能的建立一個完整的信息化管理系統，確保學校的檔案信息能夠通過計算機等電子設備進行查閱。

（四）優化檔案管理人員的辦公環境和辦公條件

要想更好的將信息技術運用到中職學校的檔案管理中去，除了重視檔案管理人員自身的素質之外，還要重視檔案管理人員的辦公條件和辦公環境是否良好。作為學校領導，要注意學校檔案管理人員日常工作所使用的電子設備和互聯網等硬件和軟件的質量是否有一定的保證，在辦公環境上要盡可能的給予檔案管理人員一個良好的環境，好的環境是工作質量得到保證的基礎，學校要盡可能的優化檔案管理人員的辦公條件和辦公環境。

結束語

總而言之，信息技術在中職學校的檔案管理中有著十分重要的作用，但是在實際的工作中，仍然存在很多的問題，學校要通過不斷的改進運用信息技術進行檔案管理的方法，才能夠真正的發揮信息技術在中職學校檔案管理中的作用，促進中職學校的長遠發展。

參考文獻

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