新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

肖婷婷

摘要：在新時代背景下，企業檔案管理面臨著更大的挑戰和問題，需要企業檔案管理人員結合當前時代發展的特點以及社會經濟發展形勢，根據企業發展的方向和企業的生產經營活動，合理開展檔案管理工作，優化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業的發展與決策提供科學系統的資料支持，促進企業長期穩定地發展。

關鍵詞：新時代;檔案管理;問題;措施

1.企業檔案管理過程中存在的問題

1.1缺乏對企業檔案管理工作的正確認識

企業檔案管理工作直接關系著企業的發展進程，從目前來看，很多企業管理人員缺乏對檔案管理的正確認識，缺乏對檔案主體的限制，導致檔案管理工作嚴重偏離企業發展的實際情況，影響企業檔案管理水平。很多企業認為企業檔案主要是企業的人事檔案，忽略了企業自身發展形成的主體檔案，企業檔案構成存在嚴重偏差，影響企業檔案資源的開發利用。

1.2檔案的知識化管理嚴重不足

隨著社會經濟的不斷發展，企業的規模不斷增加，檔案的知識化管理已經成為當前企業各項數據管理的重要工作目標。企業檔案管理工作必須要圍繞著企業的中心工作來展開，合理運用企業無形的資產和生產的基本要素，企業檔案的知識化管理已經成為企業檔案管理發展的必由之路。但從實際情況來看，我國企業檔案管理普遍缺乏系統性和科學性，缺少相應的制度和規范進行約束，企業檔案管理形式單一，管理流程復雜，不僅無法詳細地記錄企業各項管理生產以及科研等活動信息內容，而且相應的知識資源的開發與創新存在嚴重制約因素，無法為企業的生產和發展提供有效保障。

1.3檔案管理難度不斷加大

信息時代的全面到來使得檔案信息化建設越來越深化，檔案的信息化管理系統將檔案以數據信息的形式進行存儲和使用，信息化的檔案存儲與傳統的檔案存儲有顯著的差別，首先表現在檔案存儲介質上面，檔案信息數據的存儲相對于傳統的紙質檔案和固體檔案來說安全性更高，可以有效避免數據的丟失，提高信息的管理效率。但與此同時，由于網絡中的數據信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結合檔案管理的實際內容，建設相關網絡安全系統，嚴格限制訪問檔案信息管理系統的用戶權限與身份，及時備份檔案的信息內容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

2.新時代背景下檔案管理工作的相關改進措施

2.1提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員的綜合素養直接關系著檔案管理工作是否能夠順利科學地推進，是企業檔案工作的保障和前提。從目前來看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養低下是影響檔案管理活動順利推進的主要問題之一，因此，必須要加強高水平、高素質的檔案管理人才的引進以及對現有檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素養，選擇科學系統的管理模式進行檔案管理活動，為企業的發展提供良好的服務，并進一步穩定檔案管理隊伍，提高檔案管理效率和檔案管理質量。

2.2建立健全企業檔案管理制度

檔案管理工作直接關系著企業的發展方向以及發展前景，我國目前針對企業檔案管理工作制定了一系列相關的法律法規，使得我國檔案管理活動能夠更加的規范化和法制化，也促進檔案管理活動更加的標準化。企業要能夠綜合利用技術信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業的發展提供重要的數據支持。科學技術的不斷發展使得數字化檔案逐漸發展起來，并結合數字化檔案的具體內容以及發展需求制定出了一系列檔案信息標準化管理流程，但是由于數字化檔案起步較晚，相關的管理制度仍然不夠完善和科學，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結合企業的發展現狀以及企業檔案管理需求制定新的工作標準與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉換以及處理的方式，使得企業檔案管理工作能夠得到有效的約束和監督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

2.3保障檔案管理信息化的標準具備統一性

隨著社會的發展以及進步，檔案管理的相關手段也發生了非常大的變化。因此，要不斷地使得檔案管理工作體系更加的完善化，保障檔案管理的細則更加的統一化，這樣就可以提高系統軟件的兼容性，從而更好的實現檔案管理的統一標準，此外，在檔案管理的過程中還會涉及非常多的部門，員工也比較多，因此，一定要明確具體的崗位職責，保障各個部門以及類別的相關檔案可以集中起來進行管理，使檔案管理和事業單位實現同步發展。

2.4提高管理人員的專業度

檔案管理人員是否專業對于信息時代的具體檔案管理工作將會造成非常嚴重的影響。事業單位需要對于相關管理人員進行信息技術方面的專業培訓，最終使得管理人員的專業性得到提高。而后，對于培訓的具體內容進行相應的考核，按照考核結果進行獎懲，對于平常工作當中表現比較良好以及考核成績比較優異的管理人員進行一定的獎勵，而對于那些考核結果不是非常良好的管理人員進行適當的批評。這樣可以很大程度上使得管理人員的積極性得到提高，與此同時，還可以提高相應的專業度。

2.5提高檔案管理的安全性

檔案管理信息化的重點就是確保檔案管理的安全性，這對于事業單位的信息發展起著至關重要的作用，而檔案信息化管理就必須依賴自由網絡這一媒介，很大程度上降低了檔案管理的安全性，因此必須引起檔案管理人員重視。檔案管理安全性主要是通過兩個途徑實現，一方面就是要建立完善管理制度，規范檔案信息化管理流程，提高管理人員信息化水平和相關技能，樹立風險防控意識，明確自身的職責，嚴格按照規章制度，對于不同種類和載體的檔案進行統一管理;另外一方面是加強系統安全性，現如今網絡環境非常危險，因此檔案管理要設置防火墻，傳輸檔案身份驗證，防止傳輸中檔案被篡改或者盜取，安裝查殺病毒和木馬軟件，定期更新軟件，修補系統漏洞。保存電子檔案做好備份，系統遭到沖擊啟用備份檔案。定期對計算機平臺展開檢查，同時備份檔案信息和數據，避免由于計算機故障而造成的檔案信息永久性丟失。此外，檔案管理的日常工作中需要實施監督和管理檔案儲存與運行情況，協調檔案管理體系和網絡平臺兩者間關系。加強對網絡平臺的監督，針對重要檔案和機密性文件，要求對網絡訪問進行限制，最大程度上降低網絡病毒入侵。

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