新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

肖婷婷

摘要：在新時代背景下，企業(yè)檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)和問題，需要企業(yè)檔案管理人員結合當前時代發(fā)展的特點以及社會經濟發(fā)展形勢，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的方向和企業(yè)的生產經營活動，合理開展檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業(yè)的發(fā)展與決策提供科學系統(tǒng)的資料支持，促進企業(yè)長期穩(wěn)定地發(fā)展。

關鍵詞：新時代;檔案管理;問題;措施

1.企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

1.1缺乏對企業(yè)檔案管理工作的正確認識

企業(yè)檔案管理工作直接關系著企業(yè)的發(fā)展進程，從目前來看，很多企業(yè)管理人員缺乏對檔案管理的正確認識，缺乏對檔案主體的限制，導致檔案管理工作嚴重偏離企業(yè)發(fā)展的實際情況，影響企業(yè)檔案管理水平。很多企業(yè)認為企業(yè)檔案主要是企業(yè)的人事檔案，忽略了企業(yè)自身發(fā)展形成的主體檔案，企業(yè)檔案構成存在嚴重偏差，影響企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用。

1.2檔案的知識化管理嚴重不足

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷增加，檔案的知識化管理已經成為當前企業(yè)各項數(shù)據(jù)管理的重要工作目標。企業(yè)檔案管理工作必須要圍繞著企業(yè)的中心工作來展開，合理運用企業(yè)無形的資產和生產的基本要素，企業(yè)檔案的知識化管理已經成為企業(yè)檔案管理發(fā)展的必由之路。但從實際情況來看，我國企業(yè)檔案管理普遍缺乏系統(tǒng)性和科學性，缺少相應的制度和規(guī)范進行約束，企業(yè)檔案管理形式單一，管理流程復雜，不僅無法詳細地記錄企業(yè)各項管理生產以及科研等活動信息內容，而且相應的知識資源的開發(fā)與創(chuàng)新存在嚴重制約因素，無法為企業(yè)的生產和發(fā)展提供有效保障。

1.3檔案管理難度不斷加大

信息時代的全面到來使得檔案信息化建設越來越深化，檔案的信息化管理系統(tǒng)將檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進行存儲和使用，信息化的檔案存儲與傳統(tǒng)的檔案存儲有顯著的差別，首先表現(xiàn)在檔案存儲介質上面，檔案信息數(shù)據(jù)的存儲相對于傳統(tǒng)的紙質檔案和固體檔案來說安全性更高，可以有效避免數(shù)據(jù)的丟失，提高信息的管理效率。但與此同時，由于網絡中的數(shù)據(jù)信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結合檔案管理的實際內容，建設相關網絡安全系統(tǒng)，嚴格限制訪問檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權限與身份，及時備份檔案的信息內容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

2.新時代背景下檔案管理工作的相關改進措施

2.1提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接關系著檔案管理工作是否能夠順利科學地推進，是企業(yè)檔案工作的保障和前提。從目前來看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養(yǎng)低下是影響檔案管理活動順利推進的主要問題之一，因此，必須要加強高水平、高素質的檔案管理人才的引進以及對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，選擇科學系統(tǒng)的管理模式進行檔案管理活動，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務，并進一步穩(wěn)定檔案管理隊伍，提高檔案管理效率和檔案管理質量。

2.2建立健全企業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作直接關系著企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國目前針對企業(yè)檔案管理工作制定了一系列相關的法律法規(guī)，使得我國檔案管理活動能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進檔案管理活動更加的標準化。企業(yè)要能夠綜合利用技術信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。科學技術的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來，并結合數(shù)字化檔案的具體內容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標準化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關的管理制度仍然不夠完善和科學，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)檔案管理需求制定新的工作標準與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉換以及處理的方式，使得企業(yè)檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

2.3保障檔案管理信息化的標準具備統(tǒng)一性

隨著社會的發(fā)展以及進步，檔案管理的相關手段也發(fā)生了非常大的變化。因此，要不斷地使得檔案管理工作體系更加的完善化，保障檔案管理的細則更加的統(tǒng)一化，這樣就可以提高系統(tǒng)軟件的兼容性，從而更好的實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一標準，此外，在檔案管理的過程中還會涉及非常多的部門，員工也比較多，因此，一定要明確具體的崗位職責，保障各個部門以及類別的相關檔案可以集中起來進行管理，使檔案管理和事業(yè)單位實現(xiàn)同步發(fā)展。

2.4提高管理人員的專業(yè)度

檔案管理人員是否專業(yè)對于信息時代的具體檔案管理工作將會造成非常嚴重的影響。事業(yè)單位需要對于相關管理人員進行信息技術方面的專業(yè)培訓，最終使得管理人員的專業(yè)性得到提高。而后，對于培訓的具體內容進行相應的考核，按照考核結果進行獎懲，對于平常工作當中表現(xiàn)比較良好以及考核成績比較優(yōu)異的管理人員進行一定的獎勵，而對于那些考核結果不是非常良好的管理人員進行適當?shù)呐u。這樣可以很大程度上使得管理人員的積極性得到提高，與此同時，還可以提高相應的專業(yè)度。

2.5提高檔案管理的安全性

檔案管理信息化的重點就是確保檔案管理的安全性，這對于事業(yè)單位的信息發(fā)展起著至關重要的作用，而檔案信息化管理就必須依賴自由網絡這一媒介，很大程度上降低了檔案管理的安全性，因此必須引起檔案管理人員重視。檔案管理安全性主要是通過兩個途徑實現(xiàn)，一方面就是要建立完善管理制度，規(guī)范檔案信息化管理流程，提高管理人員信息化水平和相關技能，樹立風險防控意識，明確自身的職責，嚴格按照規(guī)章制度，對于不同種類和載體的檔案進行統(tǒng)一管理;另外一方面是加強系統(tǒng)安全性，現(xiàn)如今網絡環(huán)境非常危險，因此檔案管理要設置防火墻，傳輸檔案身份驗證，防止傳輸中檔案被篡改或者盜取，安裝查殺病毒和木馬軟件，定期更新軟件，修補系統(tǒng)漏洞。保存電子檔案做好備份，系統(tǒng)遭到沖擊啟用備份檔案。定期對計算機平臺展開檢查，同時備份檔案信息和數(shù)據(jù)，避免由于計算機故障而造成的檔案信息永久性丟失。此外，檔案管理的日常工作中需要實施監(jiān)督和管理檔案儲存與運行情況，協(xié)調檔案管理體系和網絡平臺兩者間關系。加強對網絡平臺的監(jiān)督，針對重要檔案和機密性文件，要求對網絡訪問進行限制，最大程度上降低網絡病毒入侵。

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