企業檔案管理的信息共享機制建構

李立

摘要：隨著信息技術的不斷發展，互聯網技術在各行各業中都得到了廣泛的應用。網絡環境下，企業加快了檔案管理信息共享機制的構建，促進企業各個部門各個環節之間的信息共享，提高了企業檔案信息管理水平和效率的提升。本文針對網絡環境下企業檔案管理的信息共享機制構建相關內容進行分析，希望通過本文的分析能夠促進企業檔案信息管理工作的有效開展。

關鍵詞：網絡環境;企業檔案管理;信息共享;機制建構

檔案信息管理工作是企業管理系統中的重要工作內容，隨著信息技術的不斷發展，網絡技術在企業檔案管理中發揮著重要的作用，為了促進檔案管理工作的順利開展，企業加大了檔案管理信息共享機制的構建，從而促進企業檔案管理工作的順利開展。

一、企業檔案管理工作的發展現狀

隨著社會經濟的不斷發展，企業之間的競爭也日益激烈，為了促進企業的不斷發展，企業應該緊隨時代的發展趨勢，加大對信息技術的應用，尤其在企業檔案信息管理工作中加強對網絡技術的應用，從而不斷提升企業檔案信息的管理水平和管理效率，促進企業不斷發展壯大。

企業發展過程中，檔案管理工作是十分重要的，以往企業檔案管理工作中大多是采用人工操作的方法來進行檔案管理工作，不僅浪費大量的人力物力，從而也降低了企業檔案管理工作效率，不利于企業的法發展。網絡環境下，企業利用網絡技術，構建檔案管理信息共享機制，不僅提高了檔案管理工作效率，同時也促進了企業各個部門各個環節之間的資源共享，方便工作人員對檔案信息進行查閱和利用，為企業的發展提供了必要的信息支持。

二、網絡環境下，企業檔案信息共享機制構建的有效對策

網絡環境下，企業加強檔案信息共享機制的構建，首先需要建立檔案信息數字化平臺，通過網絡技術來對檔案信息進行挖掘、分析和處理，從而按照相關的規范對企業檔案信息進行管理和存儲，保證檔案信息的安全性和完整性。建立檔案信息共享平臺一方面需要對檔案信息進行數字化處理，另一方面需要建立檔案信息數據庫，加強對檔案信息的數據管理。下面我們就來對這兩方面進行具體分析。

首先是對檔案信息進行數據化的處理，意識就是按照一定的相關標準對檔案信息進行處理。隨著信息技術的不斷發展和應用，傳統的數據處理方式已經無法滿足現在企業發展的需求，企業現在基本都是在計算機基礎上進行自動化的辦公，但是由于企業以往存儲資料都是用紙質來存儲，資料不僅多，而且記錄復雜，有的資料出現遺漏、缺失的問題，如果要將這些資料全部都輸入到數據庫中，這是不現實的，不僅浪費大量的人力物力，且由于資料信息記錄混亂，對信息查閱帶來一定的挑戰。因此企業可以先將這些資料收集起來，然后在這些集料的基礎上，找到相關的部門或者負責人，由他們來負責資料的收集工作，這樣就可以將資料進行明確的分類，并對資料進行標記，分清主次，尤其是一些重要信息，需要進行重點記錄，只有這樣才可以有效的收集信息，以免信息出現遺漏、丟失等問題。

其次是建立信息數據庫，建立信息數據庫就是將企業所有的信息都存儲在一個統一的地方，方便工作人員進行查看和利用。現在企業信息管理中應用最為廣泛的運營系統是C/S和B/S，不同的運營系統具有不同的特點，企業可以根據自身信息管理實際情況以及信息技術發展程度來選擇合適的運營模式。對于C/S運營模式而言，雖然這種運營模式管理技術水平高，但是在多組網絡設備管理方面卻存在很大的缺點，無法充分發揮其應用價值。對于B/S運營系統而言，這種系統運營模式比較成熟，可以與瀏覽器直接進行接觸，從而實現企業資源信息管理的各項工功能，因此這種運營模式應用的比較普遍。

企業要想建立檔案信息數據庫就需要的瀏覽器結構進行全面覆蓋，將企業所有搜集的信息進行統一的分類記錄，實現對數據信息進行統一管理的目的。同時將服務器端口與瀏覽器技術進行結合，用戶查找信息時只需要在搜索欄輸入要查找信息的關鍵詞就可以直接連接到對應的服務器，服務器自行的進行運轉，從而對用戶所需的信息進行反饋，用戶就可以得到他想要的信息。

三、網絡環境下構建企業檔案信息共享機制需要注意的地方有哪些

（一）容災方面

企業建立檔案信息共享機制的過程中需要對系統的容災方面進行重視，在確定共享系統核心完好的基礎上，在每個子區域都建立相同的運營體系，保證每個子區域的運營系統都擁有統一的功能，這樣各個區域之間就可以有效的進行信息交流和溝通，同時對于外界的影響因素也可以起到很好的抵抗效果。

（二）備份方面

企業建立資料信息數字化平臺，有效的改善了企業傳統的資料管理方式，不僅節約了大量的人力、物力資源，同時也提高了企業數據信息的管理效率。但是檔案信息在存儲的過程中，可能會因為系統故障或者是人為操作失誤的原因導致數據信息的丟失和遺漏，從而為企業造成極大的損失，因此可以應用備份的方式對這一問題進行解決，在存儲數據時，及時的對數據進行備份，一旦系統發生故障，導致數據丟失，就可以通過備份對數據進行最大限度的恢復，從而有效保證數據信息的安全性。

（三）歸檔方面

企業在發展的過程中會產生很多的數據，這些數據有的有很重要的利用價值，有的沒有利用價值，但是也不能進行隨意的遺落，因此這時就需要對檔案信息進行歸檔處理，根據數據信息的內容將其進行整合歸檔，這樣在查詢信息時就可以通過系統的界面，直接找到所需要的檔案信息，不僅能夠提高工作效率，同時也可以最大限度的利用各項信息。

總?結：

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，網絡環境下，企業要想有效的對企業檔案信息進行管理，就需要建立檔案管理信息共享機制，對企業的檔案信息進行數字化處理，并建立檔案信息數據庫，對企業信息進行統一管理。除此之外，還需要在檔案信息共享機制的容災、備份以及歸檔方面進行重視，通過這些措施不斷提高企業的檔案信息管理水平和管理效率，為企業的發展提供必要的數據依據。

參考文獻：

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