油田檔案工程管理存在的問題與解決辦法

宋當宏 陳越

摘要：油田的檔案對于油田來說，是一筆寶貴的財富，但是由于我國的一些油田不重視檔案管理工作，使得檔案的保管和利用存在很大的問題，只有建立油田的檔案保管制度，提高油田檔案管理人員的責任心，才能讓油田的檔案更好的為油田的發展服務。

關鍵詞：油田檔案;管理;問題;解決方法

引言：

油田在生產經營的過程中，會形成各種檔案，通過這些檔案，可以看出油田的發展狀況。油田的生產開發的過程中，會形成各種原始記錄，這些原始記錄，就是油田的檔案。另外，油田檔案還包含油田的人事檔案，油田聘用的所有人的記錄，都通過檔案來記錄，另外，油田有很多行政工作，這些行政工作也會形成一定的原始記錄，積累下來，就是油田的行政檔案。油田的檔案對于油田來說，是一種有效的資源，因為油田的檔案包含了油田勘探、開采的所有技術，而且油田企業如果想要進一步對油田進行勘探和開采，必須通過對檔案的研究才能獲取思路。

1油田的檔案管理特征分析

油田的檔案工作有很多內容，一般油田的檔案在形成之后，必須通過保管人員的錄入，才能被有效保管，檔案的保管人員還要對檔案進行編號，存儲，除此之外，檔案的管理人員還有一個重要的工作，就是對檔案進行檢索，這些檢索是根據油田的技術人員的需要而進行的，技術人員為檔案的管理人員提供一些關鍵詞，然后檔案人員就針對這些關鍵詞，形成一定的檔案檢索報告，油田的技術人員再根據這些檢索報告，對檔案進行綜合利用，檔案對于油田的技術人員來說，是寶貴的財富，這些檔案包含了油田勘探和開發的所有技術，技術人員通過對這些檔案的綜合利用，將使自己的技術更為嫻熟，也為下一步的油田勘探和開采提供思路。油田的檔案管理人員，還有一個重要的工作，就是將檔案編寫成匯編文獻，有了這些匯編文獻，油田的技術人員對這些檔案進行利用將更為方便[1]。

2油田檔案管理存在的問題

2.1檔案的管理不規范

檔案對于油田來說，是一種寶貴的財富，油田想要進一步發展，必須做好對油田檔案的利用，因此，油田的檔案必須經過規范管理，才能檔案的利用更為方便。而很多油田，對于油田的檔案管理認識不夠深刻，認為檔案管理是一項不重要的工作，因此，沒有建立檔案管理規定，檔案不能按時入檔，使得一些重要的檔案因為入檔不規范，導致丟失。因為沒有規范的檔案管理制度，很多人在借閱檔案之后，不能按時歸還，檔案丟失成為常事。因為檔案管理制度不規范，使得檔案的管理人員責任心不強，經常是很長一段時間才開始整理檔案，而且對于檔案也不能按照檔案的管理規定而入檔、編號，使得檔案的管理工作非常混亂[2]。

2.2沒有做好檔案的電子化管理

油田因為有悠久的發展歷史，因此很多檔案是紙質的，這些紙質文件，如果得不到妥善的保管，非常容易損壞，在信息化時代，檔案的管理也應該是信息化的，應該將這些檔案制作為電子檔案，電子檔案無論是保管還是檢索，都非常方便，而且相對于紙質檔案來說，不需要占據非常大的空間。但是一些油田因為對于檔案管理投入的資金不足，很難將這些檔案變為電子化檔案，做不到檔案的電子化，紙質檔案保存一段時間后，會出現紙張發黃，而且還會因為借閱頻繁，會導致一些頁面的缺失，影響了檔案的完整性。

2.3重保管而輕利用

眾所周知，油田的檔案包含了油田勘探和開采的所有技術，所有油田勘探和開采所使用的儀器、設備等的信息都在檔案中，這些檔案的最大價值，就在于技術人員對于這些檔案的利用，而且因為技術人員的時間非常有限，必須由檔案保管人員定期對一些關鍵詞進行檢索，作出檢索報告，或者是將這些檔案按照年代，編寫成匯編，這些檢索報告和匯編讓技術人員利用檔案將變得更為方便。但是一些油田對于檔案管理并不重視，使得檔案管理人員的責任心不足，他們認為自己的工作就是將檔案入檔，然后負責檔案的借閱等工作，他們不會定期根據技術人員的需要作出檔案的檢索和匯編的編制，使得檔案一經入檔，就沒有了價值，讓檔案的利用嚴重不足[3]。

3油田檔案管理的有效方法

3.1建立規范的檔案管理制度

油田檔案應該提高對檔案管理重視程度，建立規范的檔案管理制度，檔案的管理制度不但包含對檔案的入檔，還包含對檔案的借閱，歸還等制度，檔案管制制度必須列出檔案管理人員的責任，這樣檔案的管理人員就可以明確自己平時要干什么工作，也就不存在對檔案管理不善的問題。

3.2加強對檔案管理人員的培訓

油田的檔案管理人員應該是科班出身的檔案專業的人員，而且考慮到油田檔案管理的特殊性，要定期對檔案管理人員進行培訓，要讓他們學習先進的檔案管理方法，然后對現有的檔案管理方法進行優化。

3.3做好紙質檔案向電子檔案的轉換

電子檔案相對于紙質檔案來說，保管起來更為方便，而且也更方便檢索和利用，而且還具有不容易損壞的特點，因此，要將油田一些老舊的紙質檔案做好向電子檔案的轉換，只有這樣，才能讓檔案的管理更為安全，也更容易實現檔案的信息化管理。

3.4加強油田檔案的利用

油田的檔案包含了大量寶貴的資料，只有加強油田的檔案的利用，才能有效提高油田勘探和開采的技術，因此，油田的檔案管理人員必須配合油田的技術人員，做好油田檔案的檢索和文獻編制工作，油田的技術人員向檔案管理人員提出技術需求，檔案的管理人員再根據這些需求定期為他們提供檔案的檢索服務，并且定期將一些檔案編制稱為匯編文獻，有了這些支持，將使油田的檔案使用起來更為方便。

4 結束語

綜上所述，油田企業必須建立規范的檔案管理制度，還要定期對檔案人員進行培訓，檔案管理人員要將紙質檔案建立稱為電子化檔案，還要配合油田的技術人員做好對油田檔案的利用。

參考文獻：

[1]劉作偉.加強油田檔案利用的思考與探索[J].城建檔案，2018（11）：31-32.

[2]李元萍.淺談油田檔案管理存在的問題和解決方法[J].辦公室業務，2018（12）：154.

[3]褚宸利.淺議油田企業檔案資料有效管理措施[J].現代國企研究，2018（10）：7.