淺談油田企業辦公室文秘工作質量和水平優化策略

朱莉

摘要：企業辦公室文秘工作的開展具有瑣碎與繁雜的特點，在企業中起到的是重要的紐帶作用，并且秘書工作作為辦公室工作開展的重要組成部分，對于整體的辦公室工作質量與效率起著較大影響。所以在油田企業的發展中辦公室文秘工作的開展，需要盡可能的提升工作質量，將自身的智能優勢發揮出來，推動辦公室的整體工作效率能夠得到有效提升，本文為提升辦公室工作質量提出了思路。

關鍵詞：油田企業;工作質量;水平優化

前言：

在諸多的企業、機構中，辦公室往往需要承擔起較多種類且數量大的工作，所以辦公室就會處在企業或機構的中心區域。在開展工作的時候需要對相應的規章制度進行遵守，還需要及時的聽從領導命令與要求，以及對上下級工作開展的深入了解。如果是在企業內部還擔任事物處理工作，那么還需要自身具備比較優秀的調節能力與溝通能力，所以需要文秘工作人員保障自身的工作質量。

一、油田企業文秘工作人員應具備的專業素養

（一）嚴格遵守公司制度

作為一名辦公室文秘工作人員，就需要在工作開展中對公司內部的各方制度進行嚴格的遵守，這也是從業的基本道德。油田企業的文秘工作相對復雜、繁重，但是對于文秘人們也不能遲到與早退，在條件允許的情況下需要提前到辦公室，對一天工作開展進行科學的規劃，從而保障工作開展的質量與效率。

如果文秘工作人員在上班臨近時間趕到崗位，或者是出現遲到的現象，領導已經對工作部署完畢，就非常容易在工作的開展中出現手忙腳亂的現象，并且在工作開展過程中出現失誤的幾率也會提升。油田企業文秘工作人員還需要對工作瑣碎時間進行使用，及時的對各種文件資料進行整理與分類等工作。

（二）堅持以大局為重

油田企業辦公室文秘工作人員在開展工作的時候，要始終將公司的利益作為重點，堅持以大局為重，能夠在工作中對各種事物進行處理，并且從公司的角度出發。所以油田企業文秘工作人員在工作中需要承擔起比較大的工作壓力，以及對委屈與挫折情緒的合理處理，確保工作人員自身有著較好的心理素質，杜絕出現假公濟私的現象。

（三）提升辦公效能

對于辦公情況進行評估的最終標準就是辦事效能，企業中文秘工作人員在一天中的工作數量繁多，但是工作效率一直得不到提升，自身就不具備辦事效能，效能所注重的就是辦事效率。

首先，油田企業文秘工作人員在開展工作的過程中，需要時刻都保持著工作的熱情與積極性，能夠為工作的順利開展奠定堅實基礎，工作人員用心的對待每一項工作與流程，能夠保障工作的質量得到提升。當領導需要對發言稿進行撰寫時，文秘工作人員自身有著較好的文學素養與文字功底，就能夠快速的完成發言稿的撰寫，但是工作人員自身不具備這樣的文字功底，就會在對發言稿進行撰寫時出現較多不符合實際要求的問題。為了能夠更好的保障發言稿的質量，就需要工作人員做好充足的準備，對領導的各個要求都比較清晰，才能夠避免錯誤的出現。其次，文秘工作人員在工作的開展中，還需要不斷的提升自身的知識儲備量，能夠根據工作的開展促使自身的知識面得以拓展，可以對公司的發展動態進行及時的了解，根據公司在發展中的實際情況以及對文秘工作開展的要求，實現對自身能力與專業技能水平的提升，保障在工作的開展中能夠有著更多的儲備知識促使對遇到的問題進行解決。

二、提升油田企業辦公室工作質量的策略

（一）建立健全獎懲制度

在油田企業的辦公室工作開展中需要建立起比較完善且全面的獎懲制度，實現獎罰分明，能夠促進文秘工作人員在工作中的積極性提升。完善的獎懲制度對于工作人員之間的競爭意識起到了激發與培養的作用，能夠有效的提升工作人員自身的工作質量與效率，從而在工作的開展中能夠積極的提升自身能力。并且獎懲制度還能夠起到一定的警告作用，對于文秘工作人員來講起到了督促工作的作用，所以能夠在工作的開展中不斷的實現自我完善。從總體的發展來講，企業在運行中制定比較完善的懲罰制度，就應該包含對文秘工作人員的工作質量、效率以及效能等多種方面的評估，還需要保障獎懲制度實施的科學性與合理性，在制定結束之后要對其進行多次的測評，保障其與實際工作的開展有著比較好的契合度。

（二）激發文秘工作人員的創新意識

創新是企業發展的源泉與動力，文秘工作在實際的開展中也不是完全的按部就班，也需要在思想與行動上實現創新，在工作的開展中能夠對先進、高效的工作方法進行探索。想要不斷的提升油田企業文秘工作人員的創新意識得以激發，就需要不斷的在工作中鼓勵文秘人員，促進對辦公意識與行為的改革與創新，以及完善與上下級之間的溝通聯系，對現有的工作環境進行積極的創建。領導者還需要在工作中發揮出自身帶頭作用，在開展辦公室工作的時候能夠將創新理念融入其中，促使創新意識能夠在油田企業辦公室文秘工作人員的思想中深入發展，促使油田企業的工作開展更加完善。

（三）強化專業技能訓練

在企業的正常工作開展中，文秘工作難度是各不相同的，所以對于辦公室內部的文秘工作人員就有著比較高的專業水平要求。在油田企業的發展中，就需要有專業的部門來實現對部分資金用于開展文秘工作人員專業技能培訓工作使用，在培訓工作的指導下能夠促進文秘工作人員知識儲備量的豐富，以及思想理念的更新與專業技能的提升。對于文秘工作人員來講，當自身的思想與技術水平得到有效的提升之后，就能夠促使其在工作的開展中提升質量與效率。

結語：

在企業文秘工作開展中，為了能夠有效的促使辦公室文秘工作人員自身的工作質量與水平提升，就要在工作開展的過程中遵循秘書工作原則，將獎罰制度與人性化管理進行不斷完善，提升文秘人員自身的責任心，從而促使其創新意識能夠得以提升，進一步的推動工作能力與專業水平的提升，在企業的生產經營中提升文秘工作人員的工作質量與公司管理的綜合水平，促進石油企業的健康發展。

參考文獻：

[1]魏玥科.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略[J].辦公室業務，2019（16）：72.

[2]賈玉梅.淺談企業辦公室文秘工作質量和水平優化策略[J].現代經濟信息，2019（12）：75.