信息化背景下企業檔案管理與服務模式的革新策略

李金東

摘 要：在企業日常的檔案管理中，目前仍舊存在效率低、制度漏洞等問題，而且相關的檔案服務也是有著諸多問題。導致這些問題的原因，相當部分是因傳統式的管理缺陷，所以要加強企業檔案管理和服務的水平，就需要從檔案管理以及服務模式上，利用相關現代信息技術不斷完善和創新，確保企業能夠穩定、高效運轉。

關鍵詞：信息化 檔案管理 服務模式

一、信息化背景下企業檔案管理與服務模式革新的必要性

（一）擺脫利用資源提取的限制

當今信息技術相對比較成熟，將信息技術用于檔案管理，可以有效實現其工作信息實時交流互動，還能夠在工作過程中直接整理、分析相關資源，能夠有效提高管理與服務的水平，促進企業檔案管理和服務的發展進程。也能夠在企業檔案的相關工作中，及時交流溝通共享資源，進一步加快檔案管理的建設。

（二）增加檔案管理服務范圍

在日常的具體檔案管理工作中，合理的使用信息技術，能夠在獲取相關信息的基礎上提高其可靠性，同時，也能提高其整體的服務水平。在這個背景下，企業高層管理人員在進行相關的決策時，能夠有效提高其工作效率和決策精準度。另外，將檔案管理和服務融合相關信息技術進行創新，還能順應時代的要求和需要，讓檔案管理相關工作和服務的效果更加顯著。

（三）突破信息保存時間的瓶頸

信息化的檔案管理和服務，能夠有效地突破傳統式管理中信息保存收到侵蝕的障礙，在進一步加強檔案信息的保存和安全特性上，提高其相關管理和服務的質量。一般情況下，在日常檔案管理中，相關工作人員在進行檔案的查閱和對比中需要反復調閱，采用傳統管理模式，則需要相關人員入庫，然后按照歸納方式意義尋找和調閱。出現這種狀況，那么相關的檔案管理和服務就已經落后于時代，并且無法滿足現代高效率的工作需要。

二、信息化背景下企業檔案管理的革新

（一）企業檔案管理體系的優化

首先，要在管理的觀念上有相應的改變，尤其是檔案管理工作人員，要充分使用現代信息技術對進行大膽創新和優化檔案管理，也要通過相應的信息化設施有針對性的提高其工作效率。其次，要鼓勵相關人員進行創新，并激發工作人員的創新意識和責任心，讓其認知到企業檔案管理對企業的意義，明白其擔負的責任，并進行相關的學習來提升自身的專業素養以及法律意識等，以促進企業穩定發展。

（二）強化檔案管理工作制度

首先，在檔案管理工作范疇中要明確歸檔環節的范圍，其管理工作者要有目的的區分需備份與不需備份的檔案，避免檔案管理中出現混亂。其次，重視企業檔案信息的儲存介質轉換的環節。在企業日常檔案管理中，不僅需要有穩定的網絡，還需要有穩定的存儲介質，而且還需要重視其轉換的環節。同時，企業還需要針對檔案管理工作流程定制科學化的管理制度，也要督促檔案管理人員恪守法律法規和公司制度。通過完善制度把檔案管理規范化。

（三）提升檔案管理工作人員的工作技能和素養

首先，在當前的檔案管理工作過程中，企業應有針對性的強化電子檔案管理制度。對比于傳統紙質檔案的管理，現今電子類型的檔案管理的要求和標準也更加嚴格，對其工作人員的專業技能和相關素養也有更高的要求。面對當前的檔案管理現狀，相關的工作人員要合理過渡自身專業技能和知識結構，積極為自身的專業素養進行“充電”，對現代的相關電子設備也要熟練地掌握，能夠在工作中合理的使用相關設備，這樣才能有效提高檔案管理和服務水平。其次，要有針對性的提高員工在工作過程中的業務水平，組織相關工作人員進行現金管理方式、實操、模式等學習，參考其他檔案管理過程中遇到的問題案例等，充分完善工作人員的業務能力以及知識儲備，為企業的發展和穩定運行打好基礎。

三、信息化背景下企業檔案管理服務模式的革新

（一）數據化檔案服務的創新

信息化的社會也是數據化的社會，數據具有獲取快、流通快等優勢，大量的文本信息數據化后不僅方便存儲，也方便及時而且精準地對信息進行相應的處理。數據化的檔案信息也有利于檔案管理的服務創新，例如，檔案管理服務效率得到了很大的提高。方便企業相關人員隨時使用新方法、新模式、新思路來研究檔案管理，促進公司檔案管理服務。

（二）檔案云儲存的創新

首先，云儲存的方式有效地滿足了檔案信息的安全和完整的需要，而且還為相應的工作人員提供了更加便捷的服務模式，同時，也滿足了檔案管理服務所要求的高質量，也擴充了檔案信息形式的多樣性，把視頻、音頻、圖片等多種類型的檔案信息都儲存到了相應的云平臺當中。其次，企業的檔案管理所涉及的各類信息不僅量大而且種類繁多，這也造成了信息整理方面的不便，同時也會出現信息共享障礙，所以就需檔案云儲存和整理以及歸納工作做好。

四、結語

隨著網絡信息技術的發展，我國已經進入信息化時代。在信息化背景下，企業的檔案管理已經由原來書面管理轉化為現代的信息化管理，雖然管理載體順利過渡，但相關工作人員的信息化觀念和相應的信息化管理技能和知識有些遲滯。所以，就完善工作人員相應專業素養。同時面對現今類型多樣化的檔案信息，相關工作人員也要細節入手，不斷革新檔案管理和服務模式。