中職學(xué)校后勤檔案管理信息化建設(shè)策略研究

【摘要】采用文獻(xiàn)資料法和邏輯分析法等研究方法對中職學(xué)校后勤檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探討和分析，進(jìn)一步明確中職學(xué)校后勤檔案管理信息化建設(shè)要注意的問題，提出了中職學(xué)校后勤檔案管理信息化建設(shè)策略。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校 ?檔案管理 ?信息化

前言：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和日益普及，很多傳統(tǒng)的工作改變了手工操作的模式，信息不再以紙質(zhì)形式傳播、儲存以及利用。從概念上講，信息化是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識共享，提高工作效率，推動社會發(fā)展的技術(shù)手段。中職學(xué)校后勤檔案管理工作伴隨著信息化的浪潮進(jìn)入了全面革新的信息化建設(shè)時代。諸如招生就業(yè)、教育教學(xué)、科學(xué)研究、檔案管理等有關(guān)的文獻(xiàn)、影像等材料，將被應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用，以達(dá)到節(jié)省工作量、提高效率、長久保管、便于調(diào)用等目，促進(jìn)工作更好開展。

一、中職學(xué)校后勤檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在的問題

第一，檔案工作人員的工作理念更新不能適應(yīng)信息化工作的要求。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員的工作理念不能及時適應(yīng)工作的要求，沒有改變以前工作中的被動地位，沒有拓寬檔案信息收集渠道和囊括的范圍，難以避免出現(xiàn)其收集整理的檔案資料不夠完整的情況，從而無法及時有效收集部分?jǐn)?shù)據(jù)的檔案信息，導(dǎo)致建檔工作存在問題。

第二，中職院校后勤檔案管理工作的人員專業(yè)知識欠缺，管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏理論指導(dǎo)和培訓(xùn)進(jìn)修。中職學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平整體不高，隨機(jī)性、臨時性明顯，工作積極性不足，缺乏良好的職業(yè)精神，難以安心工作，無法開展深層次的檔案管理和研究工作。技能的欠缺經(jīng)常會導(dǎo)致對信息化工作中找不到工作的重點(diǎn)和方向。在實(shí)際工作過程中，對材料是否正確歸檔缺乏足夠的鑒別能力，對于各類材料的分類和性質(zhì)特點(diǎn)的難以正確甄別、歸類、保存，在收集資料難以選擇能反映工作過程和業(yè)績的資料來支撐相應(yīng)的檔案收集工作，導(dǎo)致其工作效率低下，效果差強(qiáng)人意。

第三，檔案信息化建設(shè)需要學(xué)校層面和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的人文關(guān)懷和資金支持。目前，社會正處在深化改革，轉(zhuǎn)變職能的關(guān)鍵時期，整個學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)層面對信息化建設(shè)的重視和認(rèn)識提高以及相關(guān)的知識普及還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，只有全員重視，檔案信息化建設(shè)才能匹配整個社會信息化發(fā)展的速度和范圍。

二、中職學(xué)校后勤檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）建立完善管理機(jī)構(gòu)和工作機(jī)制

在中職院校中，校領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校管理的核心人物，因此，要想推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，加快建設(shè)速度，管理層就要積極轉(zhuǎn)變自身的檔案管理信息化建設(shè)觀念和管理態(tài)度，將大數(shù)據(jù)技術(shù)和工具引入到檔案管理建設(shè)中。

首先學(xué)校管理層要改變管理觀念，要緊跟時代的發(fā)展，要從戰(zhàn)略的高度重視檔案管理工作，要將后勤檔案管理工作列為重要的日常管控內(nèi)容，要制定管理規(guī)范和措施，要制定嚴(yán)密的工作章程和操作流程，制定獎懲制度。要定期對學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行常規(guī)檢查和抽查，推動并督促部門和工作人員，在日常的檔案管理過程中就注意收集相關(guān)信息并及時科學(xué)有效歸類，使其能夠形成規(guī)范的檔案系統(tǒng)。同時在全校各個部門和和系統(tǒng)中普及和加強(qiáng)檔案法等材料的宣傳教育活動，增強(qiáng)全員對于檔案管理工作重要性的認(rèn)識，讓每個員工能夠認(rèn)識和重視檔案管理工作，并自覺的維護(hù)檔案管理工作。

其次，形成一個建制完善的檔案管理機(jī)制，以便實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理。要求檔案管理人員，在一個工作平臺或載體上將有關(guān)檔案信息進(jìn)行公開，使部門之間能夠快捷方便的獲取自己所需的檔案信息。同時不同部門之間檔案管理工作的對話機(jī)制和溝通渠道，要經(jīng)常進(jìn)行對接和交流，以便于對資料進(jìn)行有針對性的收集和管理，方便臨時跨部門調(diào)取檔案時的工作。編制專門的檔案管理工作機(jī)制，并完善相應(yīng)的制度建設(shè)，將材料文件的歸檔范圍和管理期限明確寫入相應(yīng)的規(guī)范中，指導(dǎo)相關(guān)人員順利完成日常信息的錄入和整理。

（二）提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才并定期對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加大和同類院校的交流和協(xié)作，定期舉行業(yè)務(wù)競賽和全員關(guān)于檔案管理方面的知識普及和競賽，提高全員檔案管理知識和認(rèn)識。對專職檔案管理人員開展政治思想教育和職業(yè)道德教育，樹立積極工作精神和態(tài)度，盡可能創(chuàng)造機(jī)會提升和加強(qiáng)檔案管理工作技能掌握能力，拓寬其工作面，使其能夠?qū)ｉL于自己的工作崗位，要求所有參與檔案管理工作的人員必須精通信息化建設(shè)工作的方方面面，并在日常管理過程中，以高度的責(zé)任心來完成每一項(xiàng)檔案管理工作內(nèi)容。要求檔案管理人員要增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識，自覺練就過硬的檔案管理本領(lǐng)，注重拓展知識面，掌握全面的檔案管理知識，熟悉檔案標(biāo)引、檢索和編研等業(yè)務(wù)，自覺將學(xué)校檔案管理制度落到實(shí)處。

（三）強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)

信息內(nèi)容的收集整理分類要遵循標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不能隨心所欲，凡涉及重要的事項(xiàng)和需要設(shè)立檔案信息的文件，都要建立檔案索引并加以規(guī)范保存。管理不同部門的材料和內(nèi)容要根據(jù)不同的情況科學(xué)分類，便于使用。在檔案管理過程中要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)章制度辦事，嚴(yán)格規(guī)范檔案文本的書寫內(nèi)容、分類、保密的級別和保存的方式和方法等，使中職學(xué)校的檔案資料更加完整。同時，要規(guī)范檔案管理的借出制度、保管制度，責(zé)任到人，為檔案管理信息化的規(guī)范性和科學(xué)性提供保障。

三、結(jié)束語

檔案管理工作對于提高學(xué)校管理效率，幫助學(xué)校進(jìn)入規(guī)范化管理狀態(tài)，都有非常重要的推動作用。我們要在信息化的浪潮中，借助互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，將中職學(xué)校后勤檔案管理工作做好，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供助力。

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作者簡介：李曉林（1967-）男，四川省內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校檔案館員，本科，研究方向：檔案管理。