辦公室綜合管理工作的模式與優化措施分析

李寧

【摘要】辦公室管理是企事業單位發展的重要支持。基于此，本研究主要針對辦公室綜合管理工作模式的重點進行分析;并細化闡述了當前辦公室綜合管理工作模式的不足;最后提出運用建立完善制度體系、強化辦公室員工培訓管理、完善綜合管理質量評價等措施，實現辦公室綜合管理工作模式的優化，以期為辦公室綜合管理質量及工作質量的提升提供支持。

【關鍵詞】辦公室 ?綜合管理工作模式 ?培訓管理

前言：作為企事業單位的重要構成，辦公室管理工作模式、管理質量的重要性不言而喻。目前，各企事業單位辦公室多已普及了綜合管理工作模式。這一模式的應用為辦公室管理帶來了較多便捷。但結合當前辦公室綜合管理實踐狀況來看，綜合管理工作模式中仍然存在一定不足。因此，分析辦公室綜合管理工作模式及其優化措施具有一定必要性。

一、辦公室綜合管理工作模式的重點

（一）管理人員與辦公室員工間的垂直管理

管理人員與辦公室員工間的垂直管理，是辦公室綜合管理工作模式的重點之一。在日常管理工作中，管理人員需要向辦公室人員傳達檔案管理、文件起草等方面的工作要求，辦公室人員則按照上述要求開展工作。由于辦公室管理工作涉及較多內容，而辦公室員工存在明顯個體差異，為保障工作質量，管理人員需結合員工能力基礎、工作效率等，合理安排工作任務。

（二）辦公室員工間的平行管理

除了管理人員與員工間的垂直管理外，各員工之間的平行管理、溝通交流，也是辦公室綜合管理工作模式的重要構成。在實踐工作中，如員工間的溝通不足，或信息分享存在疏漏，不僅會影響辦公室辦事效率，還可能會干擾工作質量，甚至限制辦公室管理質量的提升。

二、辦公室綜合管理工作模式中的不足

結合當前辦公室綜合管理工作現狀來看，辦公室綜合管理工作模式中的問題主要包含以下幾種：

（一）制度體系建設與落實問題

管理制度體系是辦公室管理的重要支持。完善的制度體系，不僅可為管理人員的管理決策提供良好支持，同時還可為辦公室員工的日常工作提供良好的參照。從當前辦公室制度體系建設狀況來看，其制度體系多存在不同程度的不完善問題。在這一背景下，辦公室綜合管理工作模式作用的發揮相對受限。此外，從制度的落實狀況來看，由于受到管理層人員不重視、制度落實約束不足等因素的影響，制度的落實效果欠佳。

（二）人員意識及專業能力問題

辦公室員工是綜合管理工作模式應用效果的主要影響因素。在辦公室管理中，員工的意識狀態、工作積極性、專業能力，均直接決定著其工作質量。從當前辦公室綜合管理工作現狀來看，部分辦公室員工對綜合管理工作模式重要性的認識不足，工作積極性較低。此外，辦公室員工的專業水平參差不齊，這一問題的存在，不利于辦公室人員團隊整體專業能力的提升。

（三）綜合管理質量評估問題

在辦公室管理中，質量評估是評價辦公室管理成效、管理質量的重要工具。準確、可靠的綜合管理質量評估，可作為綜合管理工作模式優化、改進的參照依據。目前，部分辦公室管理人員對管理質量評估工作的重視不足，忽略了對綜合管理質量的評估。而部分辦公室雖然能夠定期開展綜合管理質量評估，但其在評估方法選擇、評估結果利用等方面存在不同程度的問題。基于綜合管理質量評估的重要意義，加強管理質量評估環節的優化具有一定必要性。

三、辦公室綜合管理工作模式的優化措施分析

為了提高辦公室綜合管理質量，可將以下幾種措施，應用于辦公室綜合管理工作模式的優化工作中：

（一）構建完善制度體系，強化制度體系的落實

在辦公室綜合管理中，完善制度可為各項管理工作提供可靠支持。為了充分發揮制度體系的作用，可按照如下模式，構建辦公室的完善制度體系，并改善制度體系的落實效果：

第一，細化制度。細化、完善的制度體系，是提升辦公室管理質量、促進綜合管理工作模式作用發揮的關鍵所在。對此，可結合辦公室具體管理內容，加強制度條例的細化，以提升制度條例對辦公室實踐管理工作的指導作用。第二，引入獎懲機制。為保障制度體系的合理落實，可將獎懲機制引入實踐管理中。例如，某招商局辦公室為確保內部管理制度的充分落實，以辦公室人員的業績競爭為核心確立獎懲機制。該事業單位推行獎懲制度1年以來，管理制度落實良好，且辦公室人員隊伍的平均業績也有所提升。第三，建立制度體系落實與績效考核聯動機制。為了進一步提高辦公室管理制度的落實質量，還可于辦公室制度的落實管理中引入制度體系落實與績效考核聯動機制，即將辦公室員工的制度落實狀況與其績效考核聯系起來，于績效考核中新增管理制度落實狀況指標。借助二者之間的關聯以及績效考核的約束作用，確保辦公室員工能夠合理落實相關管理制度。

（二）加強辦公室員工培訓

在辦公室管理工作中，員工已經成為影響綜合管理工作模式應用、辦公室管理質量的關鍵所在。基于辦公室員工的重要作用，可按照如下流程，加強對辦公室員工的培訓及管理：

第一，意識及責任心培養。在辦公室工作中，辦公室員工的意識、責任心，是辦公室工作氛圍、辦公室人員團隊工作質量的重要影響因素。為促進辦公室綜合管理工作模式的優化，可將辦公室員工的意識、責任心作為培訓管理活動的重點。在培訓活動中，除了理論培訓外，還可引入模擬情境培訓措施。例如，可結合辦公室員工日常管理內容，設計經典工作情境，考察培訓對象在情境中的反應能力、責任心水平等。第二，工作效率優化。目前，提高工作效率已經成為企事業發展面臨的主要要求。在培訓活動中，可為辦公室員工介紹多種實用的提高工作效率的技巧，增強辦公室員工的效率優化意識，為其工作效率的提升奠定良好基礎。此外，還可為辦公室員工提供相互溝通交流的機會，開展以如何提升工作效率為主題的交流活動，以便員工能夠學習他人成功經驗，有效提升自身工作效率。第三，專業能力提升。辦公室員工的專業能力與辦公室人員團隊的專業水平密切相關。為促進其專業能力的提升，可將辦公室管理中的核心內容、重難點工作作為培訓重點，借助專項培訓、系統化培訓，全面提高整個團隊的專業水平。例如，某事業單位面向辦公室員工開展了為期1個月的檔案管理技能培訓。培訓結束后，該辦公室4名檔案管理人員的信息化檔案管理能力、檔案管理操作熟練程度均較培訓前得到明顯提升。

（三）優化綜合管理質量評價

從管理人員角度來看，準確、規范的辦公室綜合管理工作評估，可為其管理決策的制定提供良好支持。鑒于辦公室綜合管理質量評估工作的重要意義，辦公室宜在加強對評價工作重視的基礎上，針對原有評價模式進行優化，以促進評價結果作用的發揮。

可行的優化方法為：第一，評價方法優化。結合既往管理工作評價經驗可知，操作簡單、易于實施的評價方法，所得評價結果的準確性欠佳;而評價過程較為復雜的評價方法，雖然可獲得較為準確的結果，但其難以在實踐辦公室綜合管理質量評估中推廣。對此，在選擇評價方法時，應注意結合辦公室管理評估需求，選擇契合度較高、實用性較強的評價方法開展質量評價。例如，某事業單位針對辦公室綜合管理質量評估工作，制定了相應的評價指標體系：由工作效率、工作質量、滿意度等指標組成綜合評價體系。該單位按照每月1次的頻率，利用綜合評價指標體系評價上一月的辦公室綜合管理質量，并將1年范圍內的管理質量得分均值作為評價標準。如評價結果高于該標準，提示上一月綜合管理工作模式的應用良好;相反，如低于該標準，則經深入分析確定原因，并加以改進。第二，評價結果應用優化。在評價結果應用方面，可將評價結果作為調整辦公室綜合管理工作模式的重要依據。如超出80%以上的辦公室員工的評價結果均存在問題，可認為辦公室綜合管理工作模式中存在不合理部分，需進行適當調整。

四、結論

綜上所述，加強辦公室綜合管理工作模式的優化具有一定現實意義。為了實現上述目標，可將辦公室綜合管理工作模式中的既有問題作為參照，逐一確立有效的優化對策，以消除上述問題帶來的不良影響。此外，還可根據企事業發展的要求，不斷調整綜合管理工作模式，以保障辦公室管理質量。

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