關于新時期企業辦公室文書應具備的素養和技能探討

仝毓平

【摘要】在企業的辦公工作中，文書工作作為一個非常重要的組成部分，具有很強的政治性和服務性。通過文書工作，既能及時落實和傳達政策法規，又能及時傳遞信息，有利于提高工作效率。做好文書工作，有利于科學決策的貫徹落實、企業管理的規范化、企業生產經營的順利推進、增強企業活力，本文通過對新時期企業辦公室文書應具備的素養和技能探討，來明晰具體情況。

【關鍵詞】辦公室文員 ?素養 ?技能

辦公室是一個企業的樞紐和橋梁，直接為企業領導和中心工作服務，起著承上啟下、左右溝通、上下協調、方方面面聯系的重要作用。辦公室參與企業政務，是領導的參謀，決策的助手，其主要功能是辦文辦會、辦事，上服務企業領導，下服務企業職工及到企業來辦事的人員，是企業對內、對外的窗口。辦公室的工作的好壞，直接影響到單位整體形象和企業全局工作能否順利地開展，而辦公室人員素質的高低，又直接影響到辦公室功能的發揮，特別是隨著計算機網絡化、信息化快速發展，對企業辦公室人員提出了更高的要求，遂有了本文的分析。

一、新時期辦公室文員應該具備的素養

（一）具備較高的政治素質和自身魅力

因為文書工作具有較強的政治性和思想性，所以辦公室文書應該有正確的政治方向和正確的人生價值觀，全心全意的去為人民服務。在工作中，堅持實事求是的作風，要有老黃牛的精神，遇到艱巨的任務時不退縮，勇敢承擔。艱巨的任務往往更能提升人的能力、鍛煉人的品行修養。在對待上級方面，要服從指令，對下級時，不擺架子，在日常生活中要學會與人共情，有同理心，學會換角度去思考問題，心胸寬廣，不隨波逐流、不過度追求名利。這樣一個工作能力極強、待人有禮的辦公室文書自然彰顯出本身的超凡魅力。

（二）具有較高的文化素質

辦公室是綜合部門，平時對于各領域的知識都有所涉獵，這要求新時期辦公室文書具有較高的文化素養。比如文書需要進行資料收集這項工作，這里面包含著政治、歷史、地理等很多的學科知識，對于文書來講，這是知識的挑戰，但是倘若文書對相關知識都有所了解，自然處理的效率就很高。

（三）具有忠誠、敬業、創新的精神

企業需要真正正直的忠誠，忠誠需要完完全全的真實。忠誠是一個人最本質的素質。辦公室文書每天要處理的信息數據量很大，這其中很多都是企業機密，作為企業的工作人員，文書應對涉密文件做到守口如瓶，忠于企業，因為這涉及到企業的未來。文書應對企業懷有知遇之恩，因為企業不僅對其進行培養，還提供平臺讓其實現個人價值，所以損害企業利益的事不要做。

作為企業辦公室文書，要具有敬業精神。首先，辦公時要踏實，說話辦事要根據實際情況，不能夠夸夸其談，假大空;上報相應數據時，不能夠自己去捏造，要實事求是;進行例行經驗總結時，也不要故意去拔高。其二，工作中要學會自己去思考，分清任務的輕重緩急，將急于處理或者大事放在前面處理，不可本末倒置。其三，工作中要細心，公文寫作時要言辭謹慎，組織會議時要井然有序，做計劃時要詳細。最后，做事時要快，辦公室文書的工作有時會很急，這時候就需要辦公的速度，手要寫的快，腿要跑得快，腦子要動的快。但是要注意的是，在不拖泥帶水的同時要做到忙而不亂，保證工作質量。

辦公室文書也應該具有創新精神，一成不變在某種意義上講就是退步。新時期的辦公室文書要勇于創新，根據企業的特點和不同階段的發展調整相應的工作方式，增強自己對于工作的預見性，創新會使得企業辦公室文書的工作效率大幅度提高。

（四）具有較高的身體素質

身體是革命的本錢，沒有一個好身體，一切將無從談起。企業辦公室文書的工作辛苦又復雜，好的身體素質能給其穩定的支撐。企業文書要注意勞逸結合，反之可能會導致工作效率降低甚至出錯，得不償失。企業文書可以在日常閑暇時間去戶外鍛煉，在飲食上注意合理搭配以此來提高個人身體素質。身體素質還包括心理方面，倘若一段時間壓力太大，企業文書可以用自己的平時愛好來轉移注意力，及時進行心理調適。平時可以多看一些輕松的書籍，防患于未然。

二、新時期辦公室文書應該具備的技能

（一）熟練運用各種辦公軟件

辦公室文書的工作經常要使用各類辦公軟件，文書要熟練地去運用，否則基本工作都不能被保證。辦公軟件的應用提高了文書的工作效率，舉個例子，文書利用郵件去通知各個部門開會時，可以根據文件發送記錄了解通知情況，文書不用像以往一樣逐個部門去通知，省下的時間可以去處理其他工作。

（二）與人交流順暢

身為辦公室文書，與人交流一定要順暢。對內，企業文書要向領導報各項工作，向下級傳達領導的指示;對外，辦公室文書要與其他企業打交道，加強企業之間的交流溝通，所以辦公室文書具有練好的溝通能力很重要。在溝通時，文書的態度要真誠熱情，用詞要準確客氣，及時捕捉交流中的有效訊息。

（三）寫作能力強

辦公室文書經常要進行公文寫作，所以其寫作能力一定要強。對內，文書要進行會議和大事件的記錄，良好的寫作能力能讓記錄內容準確精悍，以便企業日后借鑒使用;對外，在與其他企業交流時，辦公室文書要提前擬定各種計劃和合同，要注意行文的語氣是否規范、用詞是否準確、行文格式是否正確等。

（四）掌握一門外語

隨著近些年來國際化交流的不斷深入，企業很多時候需要與外國公司進行合作。掌握一門外語能夠加快文書處理文件、郵件、回信的速度，提高工作效率。辦公室文書在進行對外交流時，代表的是公司的整體實力和形象，如果辦公室文書在與外國公司交流時侃侃而談，展示本身風采，想必企業也會給外國公司帶來深刻印象。

（五）學習能力強

辦公室文書要經常學習新的理論知識，不斷地去更新自己的知識庫，再用新的知識去進行工作中的指導，所以文書的學習能力一定要強。

（六）協調能力強

一個企業是有多個部門共同構成的，當各個部門之間出現歧義的時候，需要辦公室文書進行多方協調來達到共識，所以企業文書要有較強的協調能力。

三、結束語

行文至此，對于新時期企業辦公室文書應具備的素養和技能探討就結束了，企業的發展需要工作人員的共同努力，文書作為企業中重要的一部分，一定要提高自身素養和能力，在工作中實現自己的價值，和企業共同發展進步。