事業(yè)機關檔案管理的規(guī)范化措施分析

邵繼仁

摘 要：事業(yè)機關檔案作為國家檔案資源體系的重要組成部分，真實反映出了單位的各項工作情況，同時還能為領導提供決策參考，有利于機關治理，在確保事業(yè)機關工作有序開展、維護職工合法權益等方面具有重要的作用?；诖?，本文以事業(yè)機關檔案管理為重點，首先分析了檔案管理存在的問題，接著提出解決策略，以期能夠提高檔案規(guī)范化管理水平，切實發(fā)揮出事業(yè)機關檔案價值。

關鍵詞：事業(yè)機關 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）06-00-01

一直以來，我國都非常重視事業(yè)機關檔案規(guī)范化管理工作，尤其是近幾年，國家檔案局及各地區(qū)相繼出臺了一系列加強機關事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化開展的意見和辦法，極大地提升了機關檔案管理水平。但是，從實際操作來看，依舊存在諸多問題亟待解決，國家宏觀層面所出臺的規(guī)定多少與機關實際工作不相符，存在不相契合的矛盾?；诖?，為破除這一弊端，進一步加快事業(yè)機關檔案管理規(guī)范化、標準化、信息化建設進程，充分發(fā)揮出機關檔案的職能與作用，更好地為本單位工作和社會經濟發(fā)展做出貢獻，就必須要主動作為，認清當前檔案管理工作中所存在的問題，積極尋求有效的解決方案，強力推進機關檔案管理工作上檔次、提質量。

一、事業(yè)機關檔案管理存在的問題

1.領導對檔案規(guī)范化管理工作認識不足

作為一項基礎性工作，檔案管理的重要性日漸凸顯，越來越多的機關單位將其納入績效考核范疇，對檔案工作的重要性達到前所未有的高度。而檔案的特殊性使得管理工作具有長期性、基礎性的特征，需要管理人員在長期實踐中不斷積累和掌握，只有這樣才能切實做好檔案規(guī)范化管理工作，但是，依舊有部分機關單位領導對檔案規(guī)范化管理的認知不到位，為了應付上級部門的檢查，完成檔案規(guī)范化管理認定要求，并沒有設置專門負責檔案管理的崗位，檔案工作多是由其他崗位人員兼任，或是直接借調下級單位人員，從而使得單位檔案管理質量始終得不到有效提升。

2.檔案歸檔立卷制度貫徹落實不到位

機關單位在職能履行過程中會產生具有保存價值的檔案，且檔案載體類別多樣，包含文書檔案、聲像檔案、實物檔案等，涉及人事、紀檢、財會、會議等領域。甚至還會涉及社會重大事件，比如自然災害、安全生產等，因此單位文書部門必須要先做好檔案的整理和立卷工作，方可移交檔案室歸檔[1]。但是在實際操作中，單位并沒有建立完善的歸檔（立卷）制度，檔案管理人員將大量的時間和精力花費在了檔案收集、整理、編目、錄入等工作中，經常出現剛剛將去年檔案整理上架后，又需要開始對今年檔案進行整理，在此過程中還會有其他部門時不時送來往年檔案，如此往復，檔案管理人員陷入不停地收集檔案、整理檔案的循環(huán)，導致檔案價值沒有發(fā)揮出來，檔案管理效率低下，始終得不到有效提升。

3.檔案管理信息化程度不高

隨著現代信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理信息化是應對時代變革的必然路徑，是符合時代發(fā)展趨勢的。但是仍舊有一些機關單位沒有建立起完善的檔案管理體系，信息化建設進程緩慢，程度不高。即便一些單位開展了信息化建設工作，但是硬件設施還不完善，導致檔案管理信息化流于形式，信息系統(tǒng)沒有發(fā)揮出實質效能。更有甚者，一些機關單位還習慣于手工錄入，依舊以紙質查閱為主，不僅不利于檔案長期保存，也極大地降低了工作效率，從而導致大量人力物力浪費。同時，隨著“互聯網+檔案”模式的興起，基于網絡平臺的檔案管理工作與互聯網安全問題存在共性，而機關單位檔案事關重大，如果泄露可能引發(fā)嚴重的后果，因此不可將其與網絡安全問題同一而論。當前，在信息化建設進程中，機關單位檔案管理面臨著泄露、攻擊等危險，必須要加強安全保障措施，但由于檔案管理人員風險意識不強，對數字認證、數據加密、訪問權限、網絡防火墻等技術掌握不牢，因此增加了檔案管理風險。

4.檔案專兼職人員專業(yè)技能有待提升

受機關單位領導主觀意識、經費等因素的影響，導致檔案管理人員在開展工作時缺乏創(chuàng)新意識，僅以檔案不丟失為原則，整個團隊年齡偏大，知識老化，工作方式老舊不懂變通，對新知識接受能力不強，尤其是計算機操作不嫻熟，工作效率偏低，無法適應新時代對檔案工作管理所提出的需求。而部分兼職人員雖然思想先進，具有較高的知識結構層次，但是對檔案基礎理論知識掌握不牢，再加之思想不穩(wěn)定，人員流動性較大，從而使得檔案工作面臨邊緣化。

二、提高機關單位檔案管理規(guī)范化的應對措施

1.立足一個原則，牢牢把握三個重點

面對機關單位檔案管理所存在的問題，在規(guī)范化發(fā)展的新形勢下，必須要堅持高站位、高標準。以《機關單位檔案工作規(guī)范》為指導，嚴格按照要求，切實推動檔案管理規(guī)范化建設。同時在工作中應重點把握三個重點：一是要明確檔案管理職責。在全面梳理檔案收集、整理、儲存等工作流程的基礎上，建立層層遞進、環(huán)環(huán)相扣的規(guī)范化運行機制，確保檔案管理工作有章可循。二是加強監(jiān)督考核。機關單位應定期就檔案管理工作組織開展總結大會，對檔案規(guī)范化管理階段性工作進行分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，提出規(guī)范化建設過程中所存在的問題，通過集體商討，借助頭腦風暴尋求解決策略。同時，采取多種手段對檔案管理規(guī)范化建設成果進行考核評估，將建設成效納入績效考核范疇，并與績效工資掛鉤，從而激發(fā)工作人員的參與積極性[2]。三是統(tǒng)籌兼顧。檔案管理規(guī)范化建設不僅僅是檔案部門的工作職責，與機關單位各部門關系密切，需要各部門協調配合，方可發(fā)揮出檔案價值。因此，需要機關單位統(tǒng)籌兼顧，設置專人負責檔案管理，完善檔案管理各項制度，如保管制度、保密制度、利用制度、消防安全管理制度等。同時，構建健全的突發(fā)重大災害緊急處置機制，盡可能提高紙質檔案的管理成效，提高檔案室安全保障能力。

2.健全檔案規(guī)范化管理體系，認真貫徹落實歸檔立卷制度

事業(yè)機關應提高檔案管理規(guī)范化建設意識，對現有的檔案工作制度進行梳理，通過流程再造健全檔案規(guī)范化管理體系，用制度來約束檔案工作人員的行為，保障檔案編制、經費、設施設備的投入;建立“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”的工作思路，嚴格落實庫房“八防”要求;創(chuàng)新檔案管理激勵機制，激發(fā)工作人員的工作興致，令他們有勁頭、有奔頭。同時，大力推行歸檔立卷制度，一方面要保證歸檔立卷的時效性，各階段檔案要及時歸檔，以免造成管理混亂。另一方， 要合理開展立卷分工，在秉承“以我為主”原則的基礎上，圍繞內容、形式、載體、作用等科學開展資料區(qū)分，降低檔案信息冗余度。

3.加快檔案管理信息化進程，提高檔案管理規(guī)范化

現代信息技術在各領域中的廣泛應用，給檔案管理現代化建設提出了更高要求，而信息化建設也是符合時代發(fā)展需求的。因此，機關單位要加大資金投入用于信息化建設，大力引進先進的技術設備，構建具有自我特色的檔案管理系統(tǒng)，以確保能及時、準確錄入檔案信息，提高檔

案檢索效率和利用率。同時，借助元數據理論，依托數字化技術，構建符合實際的檔案信息數據庫。這樣將大量繁瑣、日?；馁Y料上傳至計算機空間，減少檔案存放空間[3]。此外，紙質檔案與電子檔案同時記錄，也就相當于實現了雙重備份，更加有助于資料的保管，即便是紙質檔案丟失，也可以通過電子檔案找回。此外，在信息化建設過程中，機關檔案管理部門要積極遵守國家相關法律法規(guī)，多參考行業(yè)管理標準，加強對電子文件的收集、分類與管理，配備專門的檔案安全管理人員，加強檔案風險防范意識，規(guī)范檔案信息化操作流程，避免由于人為操作導致的黑客、病毒入侵，提高信息系統(tǒng)的安全性。

4.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，加快檔案管理隊伍建設

機關單位應重視檔案管理人才的培養(yǎng)工作，為檔案管理規(guī)范化建設奠定良好的人力資源保障。一方面要加強人才隊伍建設，積極培育一支技術過硬、管理水平高超的管理隊伍。定期組織開展培訓指導活動，采用“授課+觀摩學習”的模式，強化管理人員對檔案管理規(guī)范化工作的理解和認可，提高工作人員對檔案管理重要性的認知[4]。同時，緊跟時代發(fā)展，通過培訓讓工作人員能夠了解最先進的理念和技術，邀請檔案管理專家介紹工作經驗、解讀規(guī)范化管理政策，切實提高大家的工作積極性和思想認知。另一方面，要加強對檔案管理人員思想政治教育，強化學習職業(yè)操守內容，提高工作人員的責任意識，徹底摒除以往“鐵飯碗”“得過且過”的工作態(tài)度，將檔案管理規(guī)范化建設作為工作重點，全身心投入到檔案事業(yè)中。此外，要充分挖掘人才潛能，盡可能做到人盡其才，提高崗位福利，保持隊伍穩(wěn)定性。

結語

總而言之，新形勢下推動檔案管理規(guī)范化建設是完善事業(yè)機關檔案工作的重要手段，不僅能夠提高機關檔案管理成效，還能發(fā)揮出檔案價值和作用，從源頭上把握今后檔案的完整性和全面性，為國家檔案資源體系建設質量貢獻力量。

參考文獻

[1]胡秀英.推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的策略分析[J].信息周刊，2019（19）：431.

[2]李萌.推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：204.

[3]李艷秋.機關事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略分析[J].中外企業(yè)家，2019（22）：118-119.

[4]周文娟.新時期機關事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑[J].信息周刊，2018，

（04）：1.