大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的策略探析

摘 要：信息化時(shí)代，各種復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)和信息不斷涌現(xiàn)，如何對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理工作的重要課題。在這樣的社會(huì)背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新成為必然。本文分析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式現(xiàn)狀，并提出了具體的創(chuàng)新管理策略，以有效地推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 檔案管理 策略

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）06-00-01

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各界都面臨著如何有效地管理海量數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，檔案管理也不例外。檔案管理工作內(nèi)容簡(jiǎn)單地看就是保存檔案信息和提供檔案信息兩個(gè)方面，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，主要進(jìn)行收集、整理、保存等工作，此來(lái)保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性。在數(shù)據(jù)背景下，信息、數(shù)據(jù)內(nèi)容繁雜，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。目前，通過(guò)研究發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息管理具有舉足輕重的作用，對(duì)整個(gè)工作的推進(jìn)具有重要意義。在開展檔案信息管理工作時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到信息系統(tǒng)的重要價(jià)值，切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，提高工作的整體效能，滿足現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的需要，提高綜合管理效能，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。隨著現(xiàn)代管理體制的不斷完善，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的一個(gè)重要方向，如何以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，開展檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理現(xiàn)狀

1.專業(yè)性人才要求高

通過(guò)對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，我們發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)和部門采用的是比較傳統(tǒng)的管理方法。所以，暴露出來(lái)的弊端越來(lái)越多，比如，在大數(shù)據(jù)趨勢(shì)背景下，檔案管理人員難以展開專業(yè)性的數(shù)據(jù)處理工作，使得檔案管理工作難以達(dá)到要求。檔案管理過(guò)程中，管理人員直接影響整個(gè)檔案管理工作展開，因此，具備專業(yè)性的數(shù)據(jù)處理和檔案處理能力的人才，對(duì)檔案管理工作的展開具有顯著性影響。但是目前，我國(guó)很多企業(yè)缺乏專業(yè)性的大數(shù)據(jù)處理人才，習(xí)慣于高薪聘請(qǐng)國(guó)外資料處理技術(shù)人員，解決的只是目前的問(wèn)題，并沒(méi)有對(duì)檔案工作產(chǎn)生長(zhǎng)期的、積極的影響，因此不能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

2.檔案管理機(jī)制復(fù)雜

傳統(tǒng)的檔案管理工作是根據(jù)不同的需要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類，便于后續(xù)使用。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中相互交叉，數(shù)據(jù)、信息內(nèi)容繁雜。因此，檔案管理比以往結(jié)構(gòu)更復(fù)雜、內(nèi)容更繁雜，傳統(tǒng)檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的要求?，F(xiàn)代檔案管理的展開，需要具備大數(shù)據(jù)意識(shí)，重視數(shù)據(jù)的收集、整理，能及時(shí)篩選出有價(jià)值的信息，并歸檔保存，更好地進(jìn)行檔案管理。

3.檔案管理安全問(wèn)題顯著

目前促進(jìn)一個(gè)顯著性問(wèn)題，多數(shù)單位對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，造成部分單位檔案庫(kù)房設(shè)置、配置不足，設(shè)備陳舊不能及時(shí)更新，檔案資料丟失或損壞現(xiàn)象顯著。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種技術(shù)的使用使得檔案管理公祖婆的展開更加方便、有效，但新技術(shù)的使用，也增加了檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)性。因此檔案的安全管理是檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于一些具有較高信息價(jià)值的檔案信息，更要保證其安全性。在工作中，檔案管理員應(yīng)樹立安全意識(shí)，使檔案管理工作更加安全、完善、及時(shí)、高效。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的策略

1.建立專業(yè)的人才隊(duì)伍

實(shí)施大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息管理工作，要抓住發(fā)展趨勢(shì)，努力建設(shè)現(xiàn)代化的檔案信息化管理隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。目前，傳統(tǒng)的模式和觀念已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代工作的需要，優(yōu)化管理人才隊(duì)伍，是我國(guó)檔案管理模式進(jìn)行改革的有效策略。目前，我國(guó)檔案管理人員隊(duì)伍專業(yè)性、技術(shù)性落后，管理理念、管理能力難以適應(yīng)時(shí)代的要求成為檔案管理工作有效展開的阻礙，因此，必須加強(qiáng)人才基礎(chǔ)建設(shè)，全面提高工作效能。在實(shí)際工作中，要對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)、信息技術(shù)等進(jìn)行培養(yǎng)，使其能夠使用大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作的展開。另外，在人才培養(yǎng)過(guò)程中，要堅(jiān)持引進(jìn)、走近兩種策略，既要提高相關(guān)人員的待遇，又要提高崗位吸引優(yōu)秀人才的魅力，使更多的優(yōu)秀人才進(jìn)入檔案信息管理領(lǐng)域。另外，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，使其更好地了解和適應(yīng)檔案信息化管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量。

2.創(chuàng)建良好的安全管理機(jī)制

安全是檔案管理過(guò)程中的重要要求。作為檔案管理的信息資源，海量數(shù)據(jù)的價(jià)值難以估量，對(duì)信息安全的要求也越來(lái)越高。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理，安全問(wèn)題成為關(guān)鍵。一是檔案管理?xiàng)l例應(yīng)明確規(guī)定，在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)下，資料發(fā)送方和檔案管理方的權(quán)利和義務(wù)，使平臺(tái)的運(yùn)行有利于雙方。對(duì)不同群體的信息處理權(quán)限進(jìn)行了界定，規(guī)范了檔案管理與使用行為，保障了檔案信息的安全。二是借助信息系統(tǒng)完善檔案工作流程，促進(jìn)大數(shù)據(jù)平臺(tái)與檔案管理活動(dòng)的融合，制定合理的創(chuàng)新方案，使檔案管理工作安全展開。三是強(qiáng)化檔案管理，完善內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，為檔案管理工作提供相對(duì)安全的環(huán)境。大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行檔案信息管理，安全性不可忽視，需要相關(guān)部門進(jìn)行重視，投入充足的人力、物力，財(cái)力，并與優(yōu)質(zhì)的信息安全管理公司合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性、安全性。

3.優(yōu)化檔案管理機(jī)制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息管理面臨著新的任務(wù)，要實(shí)現(xiàn)組織管理效能的全面提升，不僅要從細(xì)節(jié)入手，更要從頂層設(shè)計(jì)入手，構(gòu)建現(xiàn)代管理體系，可以探索出一種現(xiàn)代管理結(jié)構(gòu)，落實(shí)各項(xiàng)職責(zé)，避免檔案信息傳遞上的漏洞，通過(guò)提高組織管理效率，找出管理中的問(wèn)題和空白，達(dá)到提高工作效能的目的。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理模式，注重檔案管理，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，科學(xué)地開展檔案工作，為檔案工作者提供良好的工作環(huán)境，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，使檔案工作者更好地為之服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，要以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以信息化為手段，以現(xiàn)代化為載體，以傳統(tǒng)工作方式為補(bǔ)充，以現(xiàn)代人才為支撐，創(chuàng)新工作路徑、優(yōu)化管理模式，既要學(xué)習(xí)先進(jìn)單位和地區(qū)的經(jīng)驗(yàn)，還需要建設(shè)一支高效的檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案管理工作效率。

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作者簡(jiǎn)介：王愛(ài)軍 （1969—），女，漢族，山東省德州人，本科，檔案管理員，主要從事檔案管理工作。