新形勢下企業辦公室管理效能探究

劉苗

摘要：本文從企業辦公室職能、特點等方面對相關管理工作的重要性進行了分析，并對當前工作中存在的主要問題進行了討論，對新形勢下如何加強企業辦公室管理，提高管理效能進行了研究和探索，提出了幾點對策和措施。

關鍵詞：企業;辦公室;管理

企業辦公室是企業處理綜合性事務的重要部門，其是各個部門或者整個企業事務的重要“集散地”，提高辦公室工作效率和質量對于新形勢下企業的發展有著重要的意義。因此，新時期企業必須要加強對辦公室工作的管理，切實提高管理效能，從而使其在企業發展中的作用得到更好、更充分的體現和發揮。

一、企業辦公室管理工作的重要性

辦公室在企業中通常扮演著“辦事員”“調度員”“情報員”等多種角色，具有綜合性、服務性、協調性的特點。首先，企業辦公室根據層次不同需要對某一部門或者企業整體的日常事務經常處理，這些事務通常較為繁瑣種類較多，存在著低水平重復性勞動與高水平技術工作同時存在的情況，例如公文起草撰寫、會議組織、檔案整理、事務督辦、人事參謀、服務接待、后勤等工作。其次，辦公室工作要做好上層管理者與下屬業務部門之間的溝通聯系，負責將上層決策貫徹落實到實際的工作中并對落實效果進行監督，同時負責收集企業業務經營發展所需的外部信息來支持企業決策，并向外發布企業信息、樹立企業形象和宣傳企業文化，是企業溝通上下、內外的重要渠道。在企業辦公室工作的開展中必須要做到承上啟下、綜合協調才能夠更好地落實相關工作，為企業發展提供支持和服務。由此可見，企業辦公室工作是整個企業運行發展的重要環節，其工作水平的高低能夠較好地反映出整個企業的業務水平和發展前景。因此，企業必須要加強對辦公室工作的管理，為相關工作的質量和效率提供有力的保障。

二、企業辦公室管理中存在的主要問題

（一）企業辦公室管理體系有待完善

隨著時代的發展，以往傳統的企業辦公室管理制度已經無法滿足新形勢下的企業發展需要，對于辦公室管理方法、管理機制等方面都提出了新的要求。當前在企業辦公室管理工作相關制度中原則性、指導性的內容較多，缺乏對相關工作的精細、詳細的說明和指導，導致在辦公室管理工作的實際開展效果并不理想，管理工作缺乏規范性，管理成本較大。

（二）企業辦公室人員隊伍建設有待加強

新時期企業辦公室工作對于相關人員的能力水平提出了更高的要求，但當前辦公室人員中的整體素質水平卻無法滿足相關工作需要，例如，部分人員能力水平不足，工作積極性較差、缺乏崗位責任感、缺乏創新意識等。其次，當前在企業辦公室人員方面的最突出的問題是人員結構不合理的問題，辦公室中的部分崗位被看作“養老”崗位，工作內容以低水平重復性勞動為主，其自身能力水平并不高。其次，部分辦公室中主要以職位層次高或資歷較深的人員為主，這些人員普遍年齡較大，雖然其有著豐富的管理經驗但同時也存在著對新鮮事物接受能力下降的現象，從而導致辦公室工作中一些新的管理理念、技術難以應用和落實。此外，辦公室工作本身的復雜性、繁瑣性也很容易導致人員壓力增加，進而失去工作動力。

三、新形勢下企業辦公室管理效能的提升策略

針對當前企業辦公室管理工作中存在的主要問題，企業可以從以下幾個方面對辦公室管理工作進行完善，有效的提升管理效能。

（一）健全辦公室管理工作制度，落實辦公室精細化管理

良好的管理工作必須要以健全的管理制度作為基礎，企業在加強辦公室管理工作之前要對相關的管理制度進行完善。首先，要提高管理制度的全面性，制度內容要盡可能的涵蓋辦公室工作內容，對所有的工作環節、流程進行有效的管理，使相關人員在開展工作時能夠有規可依、有章可循;其次，要優化管理流程，在保證管理制度的全面性的基礎上整合或去除不必要的管理環節，降低管理成本;最后，要加強管理制度的規范性，要結合當前企業發展和辦公室工作實際對相關工作提出明確目標和標準，為管理制度的執行提供支持和保障。由于企業辦公室工作較為復雜和繁瑣，因此在相關管理工作的開展上就需要重視精細化管理的實現。首先，企業要針對辦公室工作現狀對相關工作進行分析、分類，對工作內容進行優先度的區分，抓住主要矛盾開展工作。其次，企業在辦公室管理中要重視對相關工作的系統化、量化轉變，對各工作環節進行細化分解，針對每一個環節或單元加強管理，“把小事做細，把細事做透”，并在此基礎上量化辦公室工作質量標準和管理標準。最后，企業要結合相關的管理制度將辦公室工作責任落實到個人，實現責任的精細化管理，并加強相關的監督和考核工作，一方面保證辦公室工作順利進行，另一方面則及時發現問題并進行解決。

（二）提高辦公室人員素質，調整辦公室人員結構

提高辦公室人員的能力素質是提高辦公室工作水平最直接有效的途徑。因此，企業在辦公室管理中必須要重視對相關人員的管理，堅持“以人為本”、堅持“人才戰略”，積極通過多種途徑加強對辦公室人員隊伍的建設。首先，企業要加強對辦公室人員的培訓教育工作，根據其個人特點以及崗位需要開展培訓，通過派遣外出學習、組織脫產培訓、鼓勵自主學習、進行崗位輪換等形式提高其工作能力。其次，企業要對辦公室人員結構進行調整，要根據員工個人特長、性格、需求等合理安置崗位，提高崗位匹配度以及其工作積極性;要積極引入青年人才，實現新老管理思想之間的交鋒，從而得出更加有效、先進的管理方法。此外，企業還要重視對辦公室人員責任意識的培養，提高其職業責任感，利用“角色理論”是相關人員的主觀能動性得到提升，并根據崗位工作內容區別做好績效考核、激勵措施、關懷措施，從思想和物質兩個方面促進辦公室人員履行職責。

（三）推動工作現代化發展，創新辦公室工作方法

針對辦公室工作繁雜，低水平重復性勞動較多的問題，企業要積極推動辦公室工作的現代化發展，利用現代技術創新辦公室工作方法。例如，企業通過加強信息技術在辦公室工作中的應用，完善企業內部網絡建設實現高效信息傳輸和處理、通過辦公自動化來代替低水平重復性勞動，從而有效的提升辦公室工作效率，實現辦公室工作高效化、實時化以及系統化。同時企業在辦公室工作自動化的基礎上，以辦公室系統的嚴格、規范的流程來培養辦公室人員的程序意識，使其在工作過程中逐漸形成尊重制度、遵守流程的觀念，在利用辦公自動化提高工作效率的同時推動人與自動化系統之間的相互影響，提高辦公室管理效能。

四、結語

綜上所述，新形勢下企業的發展必須要重視辦公室工作水平的提高，針對當前工作中存在的問題積極采取有效的管理措施，提升管理效能，從而更好地發揮辦公室工作在企業發展中的作用，為企業的發展提供良好的推動力。

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