“放管服”背景下高校科研財務一站式服務平臺構建

陳亞萍

摘要：在科研“放管服”的改革背景下，高校用信息化手段整合科研經費管理流程，探索優化服務方案是大勢所趨。通過梳理傳統高校科研經費管理流程及存在的問題，提出構建科研財務一站式服務平臺的建設方案，從成立一站式平臺領導小組、啟用單點登錄和模塊管理、建立合同精細化管理機制、項目管理與合同管理集成、票據管理前后聯通、財務核算與票據管理集成、采用項目負責人負責制、網上預約報銷與財務管理集成和簡化結題驗收程序九個方面提出優化建議，切實提高科研管理便捷化水平。

關鍵詞：放管服;科研經費;一站式服務

引言

2018年7月18日，國務院印發《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發〔2018〕25號），要求貫徹落實黨中央、國務院關于推進科技領域“放管服”改革，提出優化科研項目和經費管理，加快完善國家科技管理信息系統，推行“材料一次報送”制度;2019年1月3日，科技部辦公廳、財政部辦公廳印發《關于開展解決科研經費“報銷繁”有關工作的通知》（國科辦資〔2018〕122號），提出加強科研項目和經費全過程管理信息化建設，促進項目管理、經費管理、網上審批、財務報銷、信息查詢等管理一體化，提供一站式服務。科研“放管服”改革熱火朝天，通過信息化手段整合優化科研經費管理的全流程，提出一站式服務平臺的構建方案，切實提高科研管理便捷化水平，是保障國家政策文件落地見效的一項重要舉措。

一、傳統高校科研經費管理流程及存在問題

目前傳統的科研經費管理流程包含四個階段：

第一階段是項目申報，項目負責人提交申報材料，編制項目經費預算，經科學研究院審核后簽訂標準化合同;第二階段是項目立項，科學研究院審批后予以立項，計提管理費，再到計劃財務處開具發票，設立財務編碼;第三階段是項目執行，計劃財務處辦理經費入賬、預算調整，項目負責人在規定范圍進行經費報銷;第四階段是結題驗收，由會計師事務所或內部審計部門對項目經費收支明細、預算執行情況等進行審計后，完成項目的結題驗收。傳統高校科研經費管理流程存在一些問題：

（一）各部門各自為政，缺乏協同管理的整體性

高校負責科研經費管理的各責任主體中，科學研究院負責管理科研項目申報、研究進程和研究成效等情況;計劃財務處負責管理科研經費的到款、入賬、報銷和結余等經費使用情況;項目負責人負責科研項目的研究推進和管理流程的執行。各部門各自為政，協同管理效率較低，不利于決策者及時、準確地掌握科研項目的整體情況。

（二）缺乏信息共享機制，信息重疊利用效率低

對科研項目的管理口徑，科學研究院主要以上級部門批復的課題編號或合同編號進行管理;計劃財務處則根據單獨設立的財務項目編號進行管理，這兩者間缺乏對應關系，各自形成“信息孤島”。此外，計劃財務處內部的項目管理系統、票據管理系統、財務核算系統、開票系統等互相之間也是獨立運轉，缺乏數據的交互共享機制。各管理系統之間“固有壁壘”的存在，導致信息重疊，需要通過Excel或手動錄入的方式傳遞信息，存在數據出錯的風險，降低整體工作效率。

（三）合同管理不到位，難以保障政府會計制度的落實

在實行政府會計制度的新形勢下，對科研收入的確認財務會計要求以權責發生制為原則，即按照科研項目的完工進度分期確認科研收入。目前高校對合同的管理，大多停留在對合同編號、合同名稱等最基本信息的管理層面，缺乏合同精細化管理機制，財務人員賬務處理時認定合同完工進度缺乏數據支持，對政府會計制度的順利執行造成阻礙。

（四）辦理業務流程煩瑣，有礙釋放科研創新活力

傳統科研經費管理流程不夠合理，科研人員完成項目申報和立項、發票開具和核銷、預算申報和調整、經費入賬和報銷、結題驗收等完整流程的業務，需要在科學研究院與計劃財務處之間、計劃財務處內部各部門之間多頭跑、反復跑，合同協議等材料需要多次復印、反復提交，科研人員怨聲載道，有礙釋放科研創新活力，與國家大力推行的科研“放管服”優化服務改革和浙江省推行的“最多跑一次”改革理念相去甚遠。

二、高校科研財務一站式服務平臺構建

用信息化手段整合高校科研經費管理流程，優化服務和管理，實現合同簽訂、項目立項、發票開具、經費入賬、預算調整、經費報銷、結題驗收各項環節互聯互通，構建科研財務一站式服務平臺。一站式服務平臺的建設方案和實施效果應包含以下幾個方面：

（一）成立一站式平臺領導小組，統籌管理發揮協同效應

科研財務一站式服務平臺的構建需要各部門通力合作，在學校層面成立一站式服務平臺領導小組，由信息化中心任組長，科學研究院、計劃財務處為成員部門，抽調技術人才、業務骨干為組員，探討論證出一套精簡高效的科研經費管理流程。科學研究院對項目申報、合同管理、項目驗收等流程進行梳理優化，計劃財務處對經費認領、發票開具、財務立項、經費報銷等流程進行整合優化，信息化中心統籌協調，合理分工，構建科研財務一站式服務平臺建設方案。

（二）啟用單點登錄和模塊管理，提高信息利用效率

傳統管理模式下，各管理系統有獨立的登錄賬號。科研財務一站式服務平臺通過校園統一身份認證，各管理部門用戶、項目負責人、經辦人通過單點登錄、賬號統一。科研經費由獨立的系統管理轉變成模塊管理，主要包括合同管理、項目管理、票據管理、財務管理、預算管理、結題驗收等模塊，跨部門信息通過中間數據庫實時傳遞和共享，確保了信息來源的唯一性，減少信息手動傳輸和重復錄入，提高信息利用效率。項目負責人和決策層可以在一站式服務平臺縱覽科研項目的整體情況，實現科研數據可視化、集成化、高效化。

（三）建立合同精細化管理機制，實現合同信息電子化

最新推出的政府會計制度要求按照科研合同完工進度分期確認科研收入，對合同進行精細化管理是落實政府會計制度的必備前提。在科研財務一站式服務平臺上，設立合同管理模塊，由科學研究院負責管理。除了合同編號、合同名稱、合同金額、課題性質等基本信息，科學研究院還需將合同條款中約定的支付進度、支付條件和完成期限等錄入合同管理模塊，實現合同信息電子化管理。隨著“互聯網+”辦公的進一步推廣，科研項目采用電子合同的方式，或許也是合同精細化管理的必然趨勢。

（四）項目管理與合同管理集成，實現財務立項自動化

在合同信息電子化管理的情況下，項目管理與合同管理模塊通過合同編號建立共享關系。科研人員進入一站式服務平臺的項目管理模塊，錄入合同編號，即可通過中間數據庫從合同管理模塊獲取合同信息，包括合同名稱、課題性質、項目負責人、合同金額等，填寫經費預算信息，并上傳上級部門立項通知書等附件材料，根據后臺儲備的部門編碼、項目大類、預算模板等信息對照表，結合預先設置好的經費項目編碼規則自動生成經費項目編號，經計劃財務處審核后推送至財務核算系統，實現財務立項自動化。

（五）票據管理前后聯通，足不出戶開具電子發票

一方面，票據管理與合同管理模塊集成，計劃財務處票據管理員進入票據管理模塊即可查閱合同信息，不需要項目負責人攜帶紙質合同到現場審核。另一方面，票據管理模塊與開票系統集成，科研人員在票據管理模塊申請開具電子發票，計劃財務處票據管理員點擊確認開票后，電子發票鏈接便以短信或郵件的方式發送給科研人員，科研人員再將短信或郵件轉發給付款單位即可。票據管理模塊前后聯通，科研人員足不出戶便可開具電子發票，節省郵寄紙質發票的精力和財力，規避了郵寄過程可能遺失發票的風險。

（六）財務核算與票據管理集成，智能憑證解放財務人員雙手

將一站式服務平臺票據管理模塊與財務核算系統做數據對接，通過開票申請單編號建立共享關系。在票據管理模塊設計一欄“經費項目編號”，由項目負責人提交開票申請時填寫。在財務核算系統編制憑證時，輸入開票申請單編號，即可從票據管理模塊獲取課題名稱、性質、金額、經費項目編號、項目負責人、付款單位、發票號碼等信息，財務核算系統通過事先設定的智能憑證模板，結合部門編碼對照表、收入支出項目對照表、科目項目對照表等信息，自動生成確認科研收入的會計憑證。生成憑證后，經費入賬信息同步共享至一站式服務平臺的財務管理模塊，項目負責人、科學研究院便可第一時間直觀的查詢經費入賬情況。通過數據的交互共享，實現編制會計憑證智能化，解放財務人員雙手。

（七）采用項目負責人負責制，增加預算調整“柔性”

在“賦予科研單位科研項目經費管理使用自主權。直接費用中除設備費外，其他科目費用調劑權全部下放給項目承擔單位”和“強化科研人員主體地位，在充分信任基礎上賦予更大的人財物支配權，強化責任和誠信意識”的國家政策支持下，建立以信任為前提的科研經費管理機制，預算調整采用項目負責人負責制，總額控制，自主調劑，在大框架下保證國家政策落實“剛性”的同時，增加預算調整“柔性”。預算執行過程中，預算數與決算數可能出現偏差較大的情況，利用一站式服務平臺的“大數據”進行數據追蹤和分析反饋，找出預算編制或執行問題，自動生成監督整改意見和依據，供項目負責人參考。項目負責人結合項目實際執行情況在一站式服務平臺預算管理模塊提交預算調整明細表，簡化審批程序，計劃財務處審核后預算調整信息共享至財務核算系統，設置自動生成預算調整憑證。

（八）網上預約報銷與財務管理集成，實現經費報銷零等候

科研人員在一站式服務平臺財務管理模塊查詢到經費已入賬后，點擊預約報銷，即切換至網上預約報銷系統，提交預約報銷單。點擊上傳附件入口，上傳原始票據、合同等報銷材料照片，推送至審批人，同時抄送相應辦事人員，紙質報銷材料通過自助投遞機投遞至計劃財務處。網上預約信息通過電子簽批，紙質報銷材料通過線下審核后，計劃財務處報銷人員通過無現金發放系統，將報銷經費轉入系統登記的項目負責人銀行賬戶中。網上預約報銷與財務管理模塊集成，加上電子審簽和自助投遞機的助力，可大大減少科研人員跑現場的次數，節省報銷等待時間，提升科研經費報銷效率。經費支出情況同步共享至一站式服務平臺的財務管理模塊，方便項目負責人查詢。

（九）集中采集數據，簡化結題驗收程序

最新科研“放管服”政策文件強調，避免重復多頭檢查，合并財務驗收和技術驗收，簡化驗收流程，推行“材料一次報送”制度。項目負責人在一站式服務平臺的結題驗收模塊提交結題驗收申請，一站式服務平臺集中采集各項數據，包括合同編號、經費收支明細、預決算報表、結余情況，整合以上數據生成結題驗收報告。為方便結題審批，可利用電子成像技術將經費入賬、報銷等會計憑證的附件材料轉換成電子憑證資料。結題審批時，會計師事務所或內部審計部門在一站式服務平臺通過結題驗收報告編號檢索，即可隨時調取科研項目的所有憑證附件，結合大數據分析，找出風控點，有序地開展審計抽樣和監督檢查，簽署項目結題驗收審計意見。

結語

以科研“放管服”改革的“優化服務”為落腳點，高校用信息化手段整合科研經費管理流程，構建各管理模塊互聯互通的一站式服務平臺，逐步實現業財融合、信息化融合，“讓信息多跑路，讓科研人員少跑腿”，實現科研人員只負責埋頭干科研、在辦理瑣碎業務上做“減法”，信息技術在服務端做“加法”的目標，放出活力與效率，為科研活動保駕護航。一站式服務平臺正式運行后，還應建立健全優化服務的長效機制。

參考文獻：

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