商務英語信函特征及翻譯技巧分析

鄭珊珊　柳亞杰

摘? 要：隨著經濟全球化發展，國際貿易已然成為商業往來形式常態，商務英語信函正是國際貿易中傳遞商務信息的重要手段之一。本文旨在解析商務信函文本中詞匯、句式、語言等特征，深入理解7C原則，分析商務信函基本翻譯技巧。

關鍵詞：商務信函;特征;7C原則

1.商務信函簡介

1.1 基本要素

商務信函由信頭、信內地址、日期、稱呼、主題句、正文、結尾禮詞、簽名和附件等組成。其中，信頭包含發信人所屬公司名稱、地址、主要聯系方式等，英文地址寫法與中文相反，按從門牌號到國家由小到大的順序;信內地址是收信人姓名、職位、地址和聯系方式等;稱呼多以Dear開頭，一般不譯為“親愛的”，而是“尊敬的”;主題句表明寫信目的，多用Subject或Re開頭;結尾禮詞表寫信人對收信人謙稱，常用Yours sincerely、Best wishes等;簽名包括打印與手寫兩種，正式信函中一般要求兩種簽名形式。

1.2 分類

根據商務信函的主題和內容可分為：推薦信、投訴信、求職信、證明信、接洽信、詢盤信、邀請信;從功能角度可分為：詢價函、報價函、確認函、通知函、允諾函、收款函、推銷函、索賠與理賠函及一些特殊信函等;也可按英國語言學家Geoffrey Leech的方法按言外功能分為：合作類信函、和諧類信函、競爭類信函和沖突類信函。

2.商務信函文本特征

商務信函是一個獨特的表達過程，溝通有效性對商務信函影響重大。尤爾根·哈貝馬斯提出的“溝通理性”指出人在日常交往中實現溝通有效性需遵循可理解性、真實性、真誠性和正確性四個要求。商務信函屬于正式商業公文的范疇，要求內容真實準確，語言誠懇，信息易于理解，恰好對應其三個主要作用：索取或傳遞信息、處理商務交流中相關事宜以及聯絡感情。商務信函是商業往來的重要手段之一，格式需規范，用詞需嚴謹，語言需得體。

2.1 詞匯特征

商務英語詞匯相比普通詞匯更專業化，是專門用來表達商務活動中各種概念的詞匯。主要有6個特點：大量使用專業術語，頻繁使用半專業詞匯、一詞多義，廣泛使用縮略語，使用古體詞，使用正式文體和不斷出現的商務新詞。商務英語信函詞匯有商務英語詞匯的基本特征，用詞準確嚴謹。

2.1.1 大量使用專業術語

專業詞匯具有一定的專業性和排他性，能使商務信函避免因為概念模糊和模糊用語造成不必要的誤會甚至損失。商務信函中所使用的商務專業術語可分為七大類：進出口術語、價格術語、交貨術語、交易接洽或簽訂合同術語、貿易術語、質量和數量要求術語以及外匯術語。不同于私人函電，詞匯選擇要求較高，用語要求嚴謹。如：commission傭金，Letter of intent意向書，Installment 分期付款。

2.1.2 頻繁使用半專業詞匯、一詞多義

半專業詞匯介于普通詞匯和專業詞匯之間，兼有一般詞義和專業詞義。在商務信函中會出現大量半專業詞匯的非常用詞義，一詞多義現象讓人困擾。如Negotiation一般詞義為“談判”，而在商務信函中多譯為“議付”;bimonthly有雙重含義，分別為“每兩個月一次”和“每月兩次”，在商務信函中盡量避免使用。

2.1.3 廣泛使用縮略語

行業內的術語，多以縮略語的形式出現，縮略語的使用廣泛，尤其是常用貿易條款、術語、固定用語等。

商務術語縮略詞如：FOB（Free on Board）離岸價，CFR（Cost and Freight）成本加運費，CIF（Cost Insurance and Freight）成本、保險加運費。

國際組織名稱縮略詞如：UN（the United Nations）聯合國，ILO（International Labor Organization）國際勞工組織，WTO（World Trade Organization）世界貿易組織。

常用商務單詞縮略詞如：CERT（certificate）單據，CONSGNT（consignment）投遞，D/A（Document against Acceptance）承兌交單，L/C（Letter of Credit）信用證。

2.1.4 使用古體詞

古體詞大多由here，there，where與on，in，after，by，under，of，with等構成，在日常英語表達中使用較少，之所以被保留在商務信函中主要是因為它能使文本更正式、嚴肅，避免重復和歧義，尤其是在商務合同一類具有法律效益的文件中。如hereunder下文，hereby據此，thereby按此。

2.1.5 使用正式文體

商務信函很容易產生歧義、誤解，信函文字的選擇和使用要求意義明確，沒有歧義，這是正式文體的必要性。正式文體要求表達準確、清楚，措辭規范、嚴謹，其表達的形式除了使用專業、半專業詞匯和古體詞外，還可用介詞短語替代簡單的介詞和連詞、書面語代替口語、正式單個動詞替代動詞短語以及使用外來語等。

商務文本要求全面、嚴謹、準確，要使用介詞短語加以修飾和限定。如“The L/C should in strict compliance with the agreed contract.”，其中“in strict compliance with”為介詞短語，例句譯為：信用證條款須與商定合同條款完全一致。

書面語代替口語的形式在商務信函中最常見，如 “修改”的常用表達是change和correct，在商務信函中多使用amend;“使用”大多用use表示，正式用語為employ;“終止”的口語形式為end，書面用語為terminate。

正式單個動詞替代動詞短語使文本顯得更正式，符合商務信函簡潔的特征，如：go on可用continue替代，make an appointment of可用appoint替代。

信函中會使用部分外來語來顯示文體的正式性，這些外來語多來自法語和拉丁語，如：force majeure來自法語，表示“不可抗力”;as per來自拉丁語，表示“按理”;pro forma來自拉丁語，表示“形式上的”。

2.1.6 不斷涌現的商務新詞

語言隨著社會變化而發展，商務詞匯也不會一成不變。大量的新的商務詞匯不斷出現，有復合新詞、裁剪新詞以及電子商務領域英語新詞等。復合新詞有：window dressing做假賬，Macdonald job低薪職業等。裁剪新詞有：infomediation，信息中介，來自information和intermediation;kidpreneur，20歲以下的青少年企業家，來自kid和entrepreneur等。電子商務領域英語新詞有：E-marketplace網上市場，online banking網上銀行，reseller online網上中間商等。

2.2 句式特征

商務信函表達要求禮貌誠懇，直截了當，忌拖泥帶水，拐彎抹角。

2.2.1 大量禮貌式用語

商務信函是貿易雙方溝通的重要途徑，使用禮貌性句式能讓收信人感受到尊重，樹立良好的企業形象，營造友好的商務談判氛圍，有利于建立合作關系。因此，在首次收到信函時，要先真誠感謝對方并及時回復。如可用“Thank you for your inquiry for our shirts.”。其實，禮貌用語使用相對固定，含義大多相近，都為了給對方留下好的印象，方便促成未來合作，但在商務信函中是不可或缺的。

2.2.2 大量固定句式、套語

為表達具體業務內容，商務信函常使用固定句式，常出現在首尾兩處。感謝來信常用“Thank you for your letter of …”;表示了解信息可用“We are given to understand that …”;查收附件一般用“Enclosed please find …”;期待早日回信可用“Please let us know at your earliest convenience.”。

2.2.3 委婉句式

拒絕、談條件時委婉，可避免損失客戶和合作機會。如在詢價信函中，對方價格超過預期時可用“We are sorry to tell you that we find your price much too high.”;不能滿足對方條件可用“We are regret to inform you that …”。

2.2.4 大量使用短句

商務信函以傳遞信息為目的，除必要的禮貌委婉外，不需辭藻、無用的、無關內容，要結構簡單、含義明確嚴謹，并有效地傳達準確信息。如“Please quote us the price for your shirts.”直接表達需求，提高交易效率。

2.2.5 恰當使用主動與被動句式

商務信函中大量的主動語態能避免枯燥的無人稱句，使信息交流更具情感特色。另外，商務信函表達中常出現復合句，大量信息包含在一句話里，需要用被動語態使文本顯得更客觀，簡潔明了。若需表達對對方不滿的負面信息而要避免傷害感情時，可使用被動句式，表達更委婉。

2.3 語篇特征

語篇是連續的語段或句子所構成的語言整體，主題、內容不同，它的形式多樣，可以是書信、便條、研究報告等形式。商務信函語言簡練專業，篇幅短小精悍，常為三到四段，單詞100個左右，平均每個句子13.4個單詞。商務信函的格式基本三種：縮行式、完全平頭式、改良平頭式，平頭式使用較多。商務信函最主要的信息在正文部分，正文部分一般為三段論，第一段一般是套語，而后表明信息來源或寫信目的;第二段具體講述來信目的，描述所需信息或逐一回答來信的具體問題;第三段多為表達請求或提出問題或希望得到及時回復。

3.商務信函翻譯

3.1 翻譯原則：7C原則

商務信函涉及人之間、企業之間信息的交流，語言簡練，行文嚴謹，寫作及翻譯通常遵守丹尼爾·肯尼迪（Daniel Kennedy）提出的7C原則?！?C原則”是指Clarity清楚原則、Conciseness簡潔原則、Correctness準確原則、Concreteness具體原則、Courtesy禮貌原則、Consideration體諒原則和Completeness完整原則。

3.1.1 清楚原則

清楚指清晰明確，沒有歧義。清楚原則包括：一是寫信者在寫時明確知道自己要表達什么，二是收信人能正確接收到寫信人所要表達的正確意思。這就要求寫信人在寫商務信函時，條理清晰，信息明確，不能模棱兩可（即謹慎使用一詞多義），以免產生誤會，影響貿易雙方合作。

3.1.2簡潔原則

簡潔指禮貌地、用簡短的語言表達完整的內容。商務信函要求簡明扼要，語言通俗易懂，內容精煉。盡量用常見詞匯，避免使用生僻或拼寫復雜的單詞;盡可能使用動詞代替復雜的名詞;用詞簡潔，內容也盡可能簡潔。如用consider替代give consideration to，用discover替代make a discovery of，用pay替代make a payment等。

3.1.3 準確原則

商務信函關系到雙方的利益，是各種商務合同、交易單據的重要憑證，所以商務信函信息必須準確無誤，包括單詞拼寫、標點符號、語法使用、雙方信息（如企業名稱、職位、姓名、地址、聯系方式）、各種時間、各種地點、商品信息（如型號、重量、單價）、包裝等。

3.1.4 具體原則

具體原則指商務信函信息詳細、具體、完整，避免使用籠統的表達，如soon，good，early date等。例“We will send our catalogue soon.”和“We will send our catalogue next Monday.”后句的時間更詳細具體，顯示尊重與重視，更有誠意。

3.1.5禮貌原則

為建立并保持良好的貿易關系，禮貌用語不僅體現在please，thank you這些詞上，還存在于委婉語句中?；匦攀紫缺磉_對對方來信的感謝，要避免使用強硬、命令語氣的詞匯或句子。商務信函中拒絕、否定或不同意對方時要委婉，要尊重對方習俗，用友好、肯定的語氣，及時回復，做到不卑不亢、大方得體。

3.1.6 體諒原則

信函溝通中要站在對方立場看待問題，體諒對方，為對方考慮，這樣能讓對方感受到真誠，合作不成，也不會失去合作伙伴，為將來合作奠定基礎。如“We can give you a 20% discount for orders more than 1000 pairs which will enable you to compete in the market.”，其中“which will enable you to compete in the market”意為讓對方在市場上有競爭力，會讓對方覺得感受到友好，為下次以及將來的合作提供了可能。

3.1.7 完整原則

完整的商務信函應該包括各種必需事項，以詢價為例，買方首先需自報家門，告訴對方自己的公司名稱、地址、聯系方式、職位、姓名等信息，其次說明了解到對方公司信息的途徑，并說明來信目的，表達想要了解對方的具體信息（價格條款、項目清單、支付條款、折扣、樣品等），最后表示希望得到及時回復。一封完整的商務信函要求對對方提出的問題逐一解答并對自己想表達的事項具體說明，有利于節省貿易雙方溝通的時間，也能避免因信息不全導致的誤會與糾紛。詢價電子郵件如：

From：Karen@abc.com

To：Michael Smith@edc.com

Date：May 12，2020

Subject：Inquiry for intelligent appliances

Dear Mr. Smith：

We are given to understand that you deal in home appliances who are a major producer of various appliances in Japan.

We are imports of high-quality intelligent appliances. Since there is a good market here for such good appliances in China，we would like to know the basic pattern of smart cooker.

Would you please send us your catalogue and details of your export prices and payment terms？ We are also interested in discounts offered for large orders. If possible，would you please send us some samples of your appliances？ We would find it most helpful.

Looking forward to your reply.

Sincerely，

Karen

Karen

Sales Manager

S&R Import Co.，Ltd.

666 Hengshan Lu，Xuhui Qu

Shanghai 200031，China

Tel：（86-21）6524829

www.abc.com

3.2翻譯技巧

商務信函的語言有固定格式和習慣表達，翻譯時需結合自身特點，遵循7C原則，盡量避免使用修辭手法，語言表達要簡練，做到禮貌誠懇、商務術語專業翻譯。

3.2.1 避免使用修辭

修辭手法指通過修飾、調整語句，運用特定表達形式提高語言表達作用的手段。商務信函不同于文學作品，主要目的為傳遞業務信息，無需華麗辭藻修飾，翻譯時盡量避免使用修辭手法，盡可能用對等的語言，客觀表達準確的信函內容（即直譯法），忠實原文，簡潔明了。

3.2.2 語言簡練

要通俗易懂保證相關完整、重要信息（如時間、地點、數據等）的準確性，使用省譯法，刪去不符合目標語思維習慣、語言習慣和表達方式的詞的翻譯。如“We are sending you under cover a copy of our price list.”譯為：隨函附上我方價目表一份。例句省略了“you”，用慣用法搭配under cover表示“隨函附上”。另外，商務信函中有大量同義詞并列出現，如“terms and conditions”，意思均為“條款”，翻譯時只需要翻譯一個。

3.2.3 禮貌誠懇

商務信函中有禮的表達既能建立友好的貿易合作關系，又能委婉地拒絕對方提出的條件。表示感謝、拒絕、請求、不滿都要以禮貌誠懇為原則，翻譯時要注重禮貌誠懇的態度。如“We acknowledge receipt of your bill of lading.”可譯為：感謝貴方寄來的提單。

3.2.4專業術語對等翻譯

商務信函翻譯講究功能對等，商務詞匯在行業內有固定的翻譯，要求對專業詞匯進行專業翻譯。如：CAF（Currency Adjustment Factor）貨幣調整附加費;I/D（Import Declaration）進口申請書;“A floating policy is of great importance for export trade.”譯為：統保單對出口貿易很重要。其中，“floating policy”譯為“統保單”。

4.結語

商務英語信函有較為統一的明確、簡潔、專業、規范、嚴謹的文體特征，翻譯商務信函時須忠實原文，客觀對等翻譯，整體風格符合信函特征，注重禮貌誠懇、通俗易懂的同時保持專業嚴謹。

參考文獻

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