大型企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)案例研究

惠楠（山東工商學(xué)院 山東煙臺 264005）

一、引言

隨著我國大型企業(yè)的經(jīng)營管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，即由集中管控模式取代分散經(jīng)營，財務(wù)信息化建設(shè)一躍成為企業(yè)信息化建設(shè)的重點。信息技術(shù)的引入打破了企業(yè)傳統(tǒng)的財務(wù)管理工作方式，眾多財務(wù)人員得以從復(fù)雜的記賬、核銷、報賬等財務(wù)工作中解脫出來。尤其是對于規(guī)模龐大、數(shù)據(jù)量眾多的大型企業(yè)來說，極大地提高了財務(wù)工作的效率，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)搭建的財務(wù)信息化平臺，具備整合財務(wù)信息、為決策者提供企業(yè)的經(jīng)營運作情況等功能，在一定程度上實現(xiàn)了縱向信息資源的對接與共享［1］。財務(wù)信息化強(qiáng)調(diào)的是財務(wù)信息處理的及時性與主動性，企業(yè)管理者通過財務(wù)信息化系統(tǒng)整合財務(wù)信息，把握現(xiàn)階段企業(yè)采購、生產(chǎn)、籌資、投資等不同環(huán)節(jié)的情況，以此為基礎(chǔ)判斷并分析企業(yè)當(dāng)前的運營狀況，從而制定科學(xué)合理的發(fā)展決策。

財務(wù)信息化建設(shè)是推動企業(yè)業(yè)財融合的重要實踐，有力地革新了企業(yè)財務(wù)管理［2］。眾多企業(yè)正在推行財務(wù)信息化系統(tǒng)，并在某種程度上獲得了顯著成效，但也存在一些問題值得注意，如個別功能模塊作用發(fā)揮受限，部分財務(wù)數(shù)據(jù)很難支撐現(xiàn)實決策需求；主觀性問題（如人為故意損壞財務(wù)系統(tǒng)或數(shù)據(jù)、黑客非法入侵、病毒等）與客觀性問題（如斷電、軟硬件系統(tǒng)不兼容、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)不暢等）引發(fā)的信息安全問題等。解決企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)過程中面臨的問題迫在眉睫，優(yōu)化財務(wù)管理信息化建設(shè)是大勢所趨。

二、A公司財務(wù)信息化建設(shè)中存在的突出問題

A公司始建于1998年，擁有福山蒲灣和芝罘臥龍兩個工業(yè)園。芝罘臥龍工業(yè)園內(nèi)設(shè)有技術(shù)中心、銷售公司、安裝工程部、制造車間等11個部室。公司主營業(yè)務(wù)為設(shè)計、制造、安裝載人壓力容器產(chǎn)品，具體包括醫(yī)用氧倉、潛水減壓倉、便攜式軟體艙、高原增壓艙等，其中醫(yī)用空氣加壓氧艙市場占有率超過60%。A公司資產(chǎn)總值約為3.5億元，年銷售收入超過2.8億元，憑借先進(jìn)的加工工藝、雄厚的技術(shù)力量、可靠的檢測手段以及高素質(zhì)的職工隊伍，取得了國家、軍隊和國際標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)。近年來，公司為進(jìn)軍海外市場，與美國企業(yè)簽訂了戰(zhàn)略合作協(xié)議，并逐步將產(chǎn)品出口至尼日利亞、剛果、文萊等國家。A公司財務(wù)信息化建設(shè)中存在的突出問題如下：

（一）財務(wù)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理效率不高。A公司自運用財務(wù)信息化系統(tǒng)以來，相較于傳統(tǒng)的手工處理方式，極大地提升了財務(wù)管理與會計核算的質(zhì)量與水平，并且有效提高了采購部門、財務(wù)部門、銷售部門的工作效率。尤其是財務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與信息自動化處理模塊，大幅減輕了財務(wù)人員的工作量。但與此同時，系統(tǒng)卡殼、運行速度慢等現(xiàn)象時有發(fā)生，尤其是項目綜合查詢模塊較為明顯，以“在行項目收入成本查詢”為例，公司產(chǎn)品類型繁多，加之已進(jìn)軍國際市場，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷至多個海外國家，進(jìn)而形成了龐大的數(shù)據(jù)量。相關(guān)用戶錄入需要查詢的關(guān)鍵字段，提交查詢請求，系統(tǒng)自動在后臺運行相關(guān)指令要求，因系統(tǒng)內(nèi)的項目收入成本查詢數(shù)據(jù)運算量巨大，往往需要1至2個小時才能導(dǎo)出用戶所需的數(shù)據(jù)信息，并且曾出現(xiàn)過服務(wù)器崩潰的現(xiàn)象。整體而言，系統(tǒng)部分查詢功能過程緩慢，信息處理能力有待進(jìn)一步提升。

（二）財務(wù)信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口。A公司在財務(wù)信息化建設(shè)初期以局部信息化應(yīng)用為主，再加上各部門發(fā)展不均衡，信息溝通需求有所差異，財務(wù)人員的專業(yè)技能水平與綜合素質(zhì)水平不一，導(dǎo)致公司財務(wù)信息的傳遞與溝通滯后，進(jìn)一步影響了公司財務(wù)信息的時效性與準(zhǔn)確性。A公司的財務(wù)信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)對接端口，多個數(shù)據(jù)端口使得財務(wù)與其他部門重復(fù)錄入信息，造成了數(shù)據(jù)信息的冗余。局部信息化的應(yīng)用未能延伸至公司整體，局部信息轉(zhuǎn)換為有價值的管理知識難度較大，受益面較窄。與此同時，財務(wù)信息傳遞不暢降低了信息的實時性與準(zhǔn)確性，信息孤島現(xiàn)象依然存在，對A公司的業(yè)務(wù)造成了一定影響。

（三）系統(tǒng)部分模塊功能未發(fā)揮至最大化。A公司當(dāng)前采用的財務(wù)信息化系統(tǒng)由核算系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)組成，系統(tǒng)涉及的模塊如下表所示。

財務(wù)核算模塊具備會計最基本的核算職能，由公司總部技術(shù)中心、銷售公司、安裝工程部、制造車間等多個業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門統(tǒng)一錄入，并實現(xiàn)全流程共享，在一定程度上提高了信息的準(zhǔn)確度與財務(wù)工作的效率，但隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)張，公司的業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動逐漸延伸至海外，國內(nèi)外業(yè)務(wù)信息很難統(tǒng)一錄入。財務(wù)報表模塊從公司總賬核算模塊數(shù)據(jù)中提取重要的財務(wù)信息，再由系統(tǒng)自動生成所需報表，在某種程度上解放了財務(wù)人員的手工操作，但公司現(xiàn)階段對財務(wù)報表模塊的實際應(yīng)用不夠成熟，還需人工進(jìn)行進(jìn)一步補充與完善，自動計算生成財務(wù)報表的功能也未發(fā)揮至最大化，上報速度有待進(jìn)一步提升。

（四）應(yīng)付賬款與應(yīng)收賬款模塊有待完善。A公司作為設(shè)計、制造、安裝載人壓力容器產(chǎn)品的公司，原材料的采購與入庫至關(guān)重要。產(chǎn)品的原材料包括難燃材料（紫銅、聚四氟乙烯）、有機(jī)玻璃材料、無毒型涂料、無縫鋼管等。一項原材料的采購歷經(jīng)供應(yīng)商簽訂合同、收到發(fā)票、驗收入庫、記賬付款業(yè)務(wù)流程，涉及到財務(wù)信息化系統(tǒng)的采購模塊、供應(yīng)商管理模塊、存貨管理模塊、應(yīng)付賬款模塊、總賬模塊，并且采購部門、財務(wù)部門、安裝工程部門、制造車間等均需在系統(tǒng)中完成采購數(shù)據(jù)量與票據(jù)憑證的核對。通過測試原材料項目的采購業(yè)務(wù)流程發(fā)現(xiàn)，還存在數(shù)據(jù)重復(fù)核對的情況，甚至個別部門根本無需進(jìn)行采購材料的核對，中間環(huán)節(jié)過于冗余，造成了時間的浪費。

A公司基于自身成熟的產(chǎn)品設(shè)計制造經(jīng)驗，并學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)的理念與技術(shù)，打造了一款已獲得國家專利證書的新型高端平底氧艙。公司的產(chǎn)品銷售體現(xiàn)于財務(wù)信息化系統(tǒng)中的客戶服務(wù)模塊，產(chǎn)品的添單、傳遞、組裝、交貨由3至4人負(fù)責(zé)，客戶信息、產(chǎn)品信息通過系統(tǒng)進(jìn)行溝通，難免會出現(xiàn)交流不暢、協(xié)調(diào)時間較長等問題，并且部分產(chǎn)品應(yīng)收款項的催收全權(quán)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，工作量繁重，長此以往必將削弱財務(wù)人員的工作積極性。

（五）信息安全問題顯著。財務(wù)信息化逐步改變了人工記賬方式與數(shù)據(jù)保管方式。以數(shù)據(jù)保管方式為例，A公司以往保管的是紙質(zhì)文檔，手工記錄可能存在數(shù)據(jù)差錯問題，影響后續(xù)財務(wù)數(shù)據(jù)的核算與分析，安全隱患主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的真實性與準(zhǔn)確性有待驗證、因水災(zāi)、火災(zāi)等意外遭到損壞等。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新的信息安全隱患可能會不斷增加，尤其是實施財務(wù)信息化以后，數(shù)據(jù)信息存儲于系統(tǒng)內(nèi)，數(shù)據(jù)庫使用者的操作不當(dāng)、U盤讀取、木馬、病毒等的非法入侵等均有可能造成公司財務(wù)數(shù)據(jù)的篡改或泄露，甚至?xí)斐晒菊麄€財務(wù)系統(tǒng)的運行不暢與癱瘓，導(dǎo)致財務(wù)部門出具不準(zhǔn)確的財務(wù)報表，影響公司管理層的決策制定。

三、A公司財務(wù)信息化系統(tǒng)的優(yōu)化

（一）升級查詢與處理模塊，確保與公司龐大的數(shù)據(jù)量相匹配。A公司憑借強(qiáng)大的實力與廣闊的產(chǎn)品前景，業(yè)務(wù)市場由國內(nèi)逐漸延伸至海外，形成了巨大的業(yè)務(wù)量與數(shù)據(jù)量，但是由于財務(wù)信息化系統(tǒng)并未作進(jìn)一步的優(yōu)化與升級，數(shù)據(jù)查詢與處理模塊很難承受日益增加的數(shù)據(jù)量需求，導(dǎo)致“查詢”功能運行緩慢，財務(wù)數(shù)據(jù)處理低效。對此，公司應(yīng)結(jié)合發(fā)展戰(zhàn)略與增加的業(yè)務(wù)量，及時優(yōu)化數(shù)據(jù)查詢與處理模塊，改善現(xiàn)有系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器功能，更換市場上最新的服務(wù)器或?qū)ΜF(xiàn)有服務(wù)器進(jìn)行升級，確保后續(xù)順利實施數(shù)據(jù)的查詢與處理。在數(shù)字化智能化發(fā)展趨勢下，公司可以進(jìn)一步完善具有靈活性、可擴(kuò)展性的高價值財務(wù)流程，實現(xiàn)線上線下資源整合、業(yè)財融合［3］。

（二）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口。數(shù)據(jù)信息的重復(fù)錄入與財務(wù)信息化系統(tǒng)存在多個數(shù)據(jù)端口有關(guān)，尤其是在公司設(shè)有技術(shù)中心、銷售公司、制造車間等11個部室的前提下，各個部門都將相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸至系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)匯集導(dǎo)致數(shù)據(jù)量龐大，重復(fù)數(shù)據(jù)信息整合難度較大。因此，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立較為一致的數(shù)據(jù)接口，各部門在匯集數(shù)據(jù)的同時自動化處理重復(fù)與冗余的財務(wù)數(shù)據(jù)，無需人工按照關(guān)鍵詞進(jìn)行一一篩選。

財務(wù)信息化系統(tǒng)涵蓋全面預(yù)算管理模塊、資金管理模塊、經(jīng)營績效管理模塊等，為避免信息孤島現(xiàn)象，公司應(yīng)進(jìn)一步對現(xiàn)行系統(tǒng)下的部分模塊予以改進(jìn)，利用線上數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)強(qiáng)化各部門間的信息傳遞與溝通。一是全面預(yù)算管理模塊，充分發(fā)揮集中預(yù)算管理功能，實時掌握公司各部門預(yù)算執(zhí)行情況，打通預(yù)算數(shù)據(jù)與財務(wù)核算的關(guān)聯(lián)通道，完善預(yù)算編制與審核流程，強(qiáng)化財務(wù)分析［4］。二是資金管理模塊，公司可將網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、接口處理系統(tǒng)、商業(yè)銀行接口處理系統(tǒng)相聯(lián)，通過結(jié)算中心實現(xiàn)網(wǎng)上收款、網(wǎng)上付款、網(wǎng)上對賬及查詢工作；利用結(jié)算中心完成資金結(jié)算工作；銀行系統(tǒng)與結(jié)算中心自動對賬，并出具相應(yīng)的結(jié)果；公司管理者及財務(wù)人員可隨時登錄結(jié)算中心查詢不同商業(yè)銀行賬戶的余額及明細(xì)。三是經(jīng)營績效管理模塊（薪酬管理），通過構(gòu)建并完善公司關(guān)鍵績效指標(biāo)體系，核算不同部門的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況。以銷售部門為例，每日定期記錄常規(guī)產(chǎn)品（醫(yī)用氧艙、便攜艙實驗艙、潛水減壓艙、高原吸氧設(shè)備、飽和潛水倉、航天模擬返回艙）與高端產(chǎn)品（新型高端平底氧艙）的銷售量與銷售單價、每日銷售率、每日退貨率等，并傳輸至經(jīng)營績效管理系統(tǒng)，由財務(wù)人員負(fù)責(zé)評價公司的經(jīng)營運轉(zhuǎn)情況，有助于優(yōu)化公司經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。

（三）結(jié)合使用者的應(yīng)用感知優(yōu)化財務(wù)信息化系統(tǒng)模塊及流程。當(dāng)前，A公司財務(wù)信息化系統(tǒng)模塊應(yīng)用范圍過于狹窄，若不能滿足使用者的需求，則很難得到用戶的支持，進(jìn)而導(dǎo)致個別系統(tǒng)模塊淪為擺設(shè)，影響整個公司財務(wù)信息化的建設(shè)與進(jìn)程。故在優(yōu)化財務(wù)信息化系統(tǒng)模塊的同時務(wù)必加強(qiáng)人性化設(shè)計，考慮使用者的感受，并切實提高系統(tǒng)模塊的應(yīng)用范圍，結(jié)合公司業(yè)務(wù)部門要求增設(shè)個性化自動模塊。借鑒同行業(yè)企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗，應(yīng)合理劃分模塊內(nèi)容，將應(yīng)付賬款模塊、應(yīng)收賬款模塊、固定資產(chǎn)模塊、報表模塊、采購模塊、總賬模塊整體納入財務(wù)核算模塊。充分發(fā)揮系統(tǒng)模塊的功能與作用，以資產(chǎn)管理模塊為例，設(shè)置固定資產(chǎn)臺賬，并為公司的資產(chǎn)管理提供決策性依據(jù)，在原有功能的基礎(chǔ)上進(jìn)一步延伸功能，如資產(chǎn)購置、實物盤點、資產(chǎn)報廢、資產(chǎn)領(lǐng)用、資產(chǎn)調(diào)撥等。進(jìn)一步完善系統(tǒng)模塊功能，以報賬模塊為例，可增設(shè)與完善影像傳遞模塊、收入報賬模塊、稅金報賬模塊，充分發(fā)揮報賬模塊的功能。結(jié)合現(xiàn)有財務(wù)業(yè)務(wù)活動與系統(tǒng)模塊，對A公司財務(wù)信息化系統(tǒng)的流程進(jìn)行再造，具體如下圖所示。

A公司財務(wù)信息化系統(tǒng)的流程再造圖

（四）優(yōu)化應(yīng)付、應(yīng)收賬款模塊。對應(yīng)付賬款流程而言，A公司利用計算機(jī)技術(shù)替代手工，已經(jīng)節(jié)省了大約22%的人力，若在此基礎(chǔ)上對應(yīng)收賬款模塊進(jìn)行再造，將在很大程度上減少中間不必要的環(huán)節(jié)，財務(wù)工作效率也將進(jìn)一步提升至78%左右。具體來講，公司以往的應(yīng)付賬款流程涉及多個模塊，如總賬模塊、庫存管理模塊、供應(yīng)商模塊，通過研究發(fā)現(xiàn)，應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程無需總賬與庫存管理模塊參與，可直接建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，即將采購模塊、供應(yīng)商模塊、存貨管理模塊、應(yīng)付賬款模塊與數(shù)據(jù)庫掛鉤，將以往核對11個數(shù)據(jù)項降低至3個，同時也減少了中間總賬與存款管理模塊的業(yè)務(wù)流程，有效規(guī)避了重復(fù)核對數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，工作效率將大大提升。

A公司財務(wù)信息化系統(tǒng)設(shè)有客戶服務(wù)模塊與產(chǎn)品銷售模塊，通過系統(tǒng)測試發(fā)現(xiàn)兩者功能類似，存在業(yè)務(wù)活動重復(fù)問題，并且產(chǎn)品的添單、傳遞、組裝及交貨需要多人在系統(tǒng)模塊中進(jìn)行參與，浪費了人力和時間。對此，公司可借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立共享型數(shù)據(jù)庫，僅需設(shè)立項目經(jīng)理或客戶服務(wù)代理即可通過系統(tǒng)模塊完成產(chǎn)品的添單、傳遞等流程?？蛇M(jìn)一步對客戶服務(wù)模塊進(jìn)行升級，與產(chǎn)品銷售模塊有效融合，分離與財務(wù)活動無關(guān)的客戶維護(hù)功能。此外，應(yīng)收賬款模塊應(yīng)設(shè)定統(tǒng)一的賬款額度與期限，建立客戶信用數(shù)據(jù)庫，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售的訂單，由業(yè)務(wù)部門開展相應(yīng)的催款工作。

（五）加強(qiáng)對財務(wù)信息化系統(tǒng)的信息安全管控。財務(wù)信息化建設(shè)意味著公司的財務(wù)數(shù)據(jù)將面臨著更多的信息安全問題，對此，A公司應(yīng)強(qiáng)化對財務(wù)人員的培訓(xùn)，涉及內(nèi)部牽制制度、病毒預(yù)防、訪問限制等內(nèi)容。為避免財務(wù)數(shù)據(jù)信息因停電、系統(tǒng)運行不暢等客觀性原因造成丟失，財務(wù)人員可通過數(shù)據(jù)備份方式，如單機(jī)備份、物理備份等，降低問題發(fā)生的幾率；對于黑客非法入侵、病毒等主觀性原因造成的數(shù)據(jù)泄露，應(yīng)提前做好預(yù)防工作，如設(shè)定統(tǒng)一的身份認(rèn)證、嚴(yán)格限制系統(tǒng)的訪問控制工作、建立網(wǎng)絡(luò)病毒檢測與防火墻技術(shù)等。