檔案規范化管理研究

宮新宇

摘要：當下，網絡化、信息化逐漸在各事業單位全面發展。將信息化運用到事業單位的管理工作中，在很大程度上推進了事業單位的發展，而且信息化管理對檔案管理工作的要求更加嚴格，傳統的檔案管理模式已很難適應標準化、規范化的檔案管理工作需求，使得事業單位檔案資源未能得到有效、充分利用，進而制約了事業單位管理工作有效開展。因此，要轉變傳統的檔案管理模式，實施信息化管理手段，為事業單位的更好發展提供動力。

關鍵詞：檔案;規范化;管理研究

當今時代是信息技術非常發達的時代，各單位的發展當中，對電子信息的依賴程度日益增強。檔案是各單位發展過程中重要的數據記錄載體，對單位的發展有著重要影響，而隨著企業的不斷發展，不斷與信息技術相結合，企業對檔案信息部門的管理要求也在不斷提高。此時需要求檔案管理部門提升對檔案的綜合管理質量，檔案工作人員的服務質量提高，進而促進企業的發展;這就需要檔案管理部門將檔案管理過程進行規范化管理，以提高管理過程的效率。

一、事業單位檔案規范化管理的必要性

在事業單位的所有工作任務體系當中，檔案管理是非常重要的一項內容，其雖然沒有直接參與服務群眾、社會治理的職能履行，但是卻詳細記錄了事業單位的職能履行情況、群眾服務情況、社會建設情況，能夠為未來社會治理的不斷改進、完善提供依據。從當前的現實情況來看，由于業務的復雜度增加各種需要處理的資料、信息數據量巨大，而且非常瑣碎，這就可能實際當中檔案的管理工作導致各種問題出現，如檔案信息內容不全、缺失、泄露等等，不利于檔案管理效率的提升，使得事業單位檔案管理的作用、價值大打折扣。為了突破這樣的檔案工作困境，事業單位必須要推行檔案管理的規范化建設，即以更加規范、有序和嚴格的方式，來開展檔案管理工作，以此消除檔案管理工作中可能出現的各種問題。

二、當前事業單位檔案管理規范化建設面臨的難題

（一）檔案管理方面的制度還不完善

檔案管理工作的程序、內容復雜而煩瑣，尤其是在檔案信息、資料數據量不斷增多的情況下，檔案管理的各個環節，都可能會面臨混亂的局面，影響檔案管理的效率與質量。而要想規避各種混亂與問題，我們就必須要以嚴格的制度來做約束和指導。不過就目前事業單位檔案管理的工作實際來看，其在檔案管理制度方面的建設還并不完善，難以對檔案管理的實踐提供詳細的約束和指導，這就難以規避隨意、混亂的不良局面出現。

（二）管理手段陳舊

盡管近年來信息化技術已在檔案管理工作中得到應用，但大多事業單位的信息化建設浮于表面，從而導致檔案管理信息化工作得不到落實，管理手段依舊落后，從而導致一系列問題。比如，組卷混亂、胡亂銷毀，檔案管理工作缺乏一定的規范性。

（三）檔案管理信息化方面的標準化程度較低

為了降低檔案管理工作的壓力，目前事業單位檔案管理工作已經開始逐步轉向了信息化技術平臺，不可否認的是，信息化的檔案管理工作方式，確實提高了以往傳統人工方式的效率。不過其存在的一個突出問題是，很多事業單位在檔案管理信息化方面的標準化程度較低，不論是硬件還是軟件方面的統一性、規范性，都滿足不了規范化的檔案管理工作需求，可能對檔案信息的開發、共享和利用，造成阻礙，影響檔案的作用、價值發揮。

三、完善檔案管理體制，加強檔案規范化管理的策略

（一）加強檔案管理制度建設，明確檔案人員的職責

在事業單位部門的日常工作中，各部門的任務非常廣泛，機構文件包括文件、人事文件、財務文件、電子音頻和視頻文件、物理文件等各種文件（設備文件、研究文件、基礎結構文件等）。業務部門要做好辦公室文件管理工作，就要嚴格執行文件管理系統，法律上保證文件管理得當，制度文件工作程序性和規范化。在文件存檔中，管理員必須確保文件資源的安全性和完整性，以提供文件資源的適當價值。

（二）提高認識程度，樹立管理意識

檔案管理工作的有效性運行離不開規范、嚴謹的認識。因此，應從根本出發，要求檔案管理人員從內心樹立檔案意識。事業單位通過定期的檢查和宣傳，促進各部門工作人員把檔案的重要性植入思想意識層面。提升檔案管理人員的管理意識，促進檔案管理工作逐漸規范化。其他部門相關工作者需積極配合檔案管理人員完成規范化管理，重視檔案資料的收集、整理，全面推進檔案管理工作。

（三）強化檔案管理的保密工作

檔案管理人員在對辦公室文書檔案進行存儲以及保存的同時，務必按照我國相關的檔案管理制度規定，對事業單位重要文書檔案進行嚴格保密，管理員不能親自進行復制和拍攝。文件管理員在確定文件機密性級別的同時，必須根據文檔的特定使用對象來控制文檔文件的實際保密時間和保密范圍。

（四）提高檔案管理信息化的標準化程度

檔案管理信息化，是一個必然和已經形成的趨勢，當前業務部門必須嚴格執行國家相關技術標準，以滿足數字存檔資源數據和格式規范集成、數據共享安全等要求。國家/地區注冊表發布的三種歸檔行業標準—“電子文件元數據方案”“電子文件長期保留格式要求”和“基于XML的電子文件打包格式”—為構建信息奠定了初步基礎。office automation（OA）系統和文件管理系統從最初的開發階段開始，應根據這些標準，確保文件專家參與OA系統的開發，根據文件管理要求和特性提出系統要求，實現辦公自動化系統和文件管理軟件的無縫對接和文檔集成。

四、結語

綜上所述，現代企業的發展而言，單位若想獲得快速發展，則需要掌握更多、更全面的信息，以促使相關單位獲得合理的發展。檔案管理部門作為重要的信息收集、記錄部門，若實現檔案管理過程的規范化，對相關單位的發展而言，有著較大的積極作用，但這也需要一些檔案管理部門認識到檔案管理規范化管理的重要作用，掌握檔案管理規范化管理的策略，進而實現對檔案管理的規范化管理。

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