檔案管理創新及服務模式改革的探討

秦紫英

摘要：在社會經濟、科技迅速發展過程中，各個單位對管理效率、質量要求也有所提升，尤其是檔案管理工作。其主要原因是檔案管理工作對單位正常運營、決策準確性具有重要影響。因而，各單位為實現穩定、健康發展的目標應對檔案管理工作進行創新、優化。文章分析了目前檔案管理工作的現狀，研究了檔案管理創新及服務模式改革的相關措施。

關鍵詞：檔案管理;創新;服務模式改革;措施

近年來，信息資源對單位、社會、國家發展的重要性持續增高。檔案管理工作涉及了信息資源的存儲、傳輸及使用，因而為有效提升信息資源利用率需做好檔案管理工作。為提升單位檔案管理工作效率及質量，應加強對檔案管理工作現狀的研究，利用多種方式對檔案管理工作進行創新、優化。

一、檔案管理工作現狀分析

各個行業發展、運營過程中必然會產生很多記錄單位發展、人力資源、工作情況等方面資料的檔案，這些檔案會影響到單位發展、決策準確性，因而相關部門應做好檔案管理工作，對工作中存在的問題進行明確分析。

（一）對檔案管理工作重視程度不夠

檔案管理工作質量將直接影響單位運營效率及發展穩定性，然而受到傳統觀念的影響，我國各單位對服務工作的重視程度明顯高于檔案管理工作，甚至部分單位工作人員表示檔案管理工作無法為單位創造價值。部分單位任意減少財力、物力、人力在檔案管理工作方面的投入，導致本單位檔案管理工作效率及質量不夠高。同時，相較于其他工作來講，檔案管理工作量較大、較為枯燥，因而檔案管理人員工作積極性不夠高。

（二）檔案管理人員專業水平待提高

單位的檔案管理工作是系統性、專業性工作，其對管理人員的要求較高。相關管理人員不僅需具備專業知識，還需具備較強責任心及工作能力。由于各單位對檔案管理工作的重視程度普遍偏低，部分管理人員是由其他部門員工兼任的，其工作壓力較大。同時，檔案管理人員薪資水平不夠高，因而部分管理人員工作積極性較差。一直以來，檔案管理部門都存在缺少檔案管理人員的問題，負責相關工作的人員未接受專業教育及培訓（大多依據以往工作經驗、其他人的宣教了解檔案管理程序及方式，并完成檔案管理工作，正是由于其并不了解檔案管理工作流程及標準，導致其工作效率、質量都不夠高，這對單位發展不利。

（三）檔案管理方式不科學

近年來，在信息技術、互聯網技術持續發展中，其在各行業得到了廣泛應用。信息技術、互聯網技術也在各單位中得到應用，然而部分單位并未充分利用信息技術建立電子檔案，對檔案管理人員計算機操作能力也不夠重視。部分單位雖然設置有電子檔案，但是檔案管理人員未接受相關教育，不能利用先進技術完成相關管理工作。

二、檔案管理創新及服務模式改革措施

為實現提高檔案管理效率及質量的目標，應對檔案管理進行創新、對服務模式進行改革。在此環節，單位應依據檔案管理工作中存在的問題進行優化。

（一）重視檔案管理工作

單位的發展、決策均需要檔案的支持，由此可見其對單位實現穩定、持續發展目標具有重要意義。因而，單位為保證運營效果，由領導到員工都應重視檔案管理，并配合檔案管理人員的工作，保證檔案采集質量、確保檔案可得到充分利用。第一、單位領導應重視檔案管理工作，應將檔案管理融入日常管理工作中，科學制定監管、追責制度、檔案管理工作流程等，以保證檔案管理工作質量，這對確保單位決策準確性十分重要。第二、應制定完善檔案管理人員獎懲制度，針對工作積極性較高、掌握先進管理理念及方式的員工，給予一定獎勵;針對工作積極性差或給單位造成較大損失的員工，應進行懲處。采用此種方式，對提高管理人員責任心有一定作用。第三、應重視對檔案管理工作的研究，積極優化檔案管理制度，提升檔案管理工作規范性、先進性水平。

（二）擴大檔案服務內容

信息技術、互聯網技術的發展及推廣，對各行業發展具有重要影響，提升檔案管理效率就是其中之一。單位應利用信息技術對檔案管理工作進行創新、優化。為實現這一目標，應加強信息化技術在檔案管理工作中的應用，其主要措施為：首先，應依據本單位實際情況科學制定檔案管理方案，尤其應重視檔案管理工作服務模式，依據檔案管理工作的每個環節科學制定管理、發展方案。同時，應依據此方案科學制定實施計劃，以提高檔案管理水平。其次，利用信息技術、互聯網技術建立網站。其主要目的是提升檔案管理水平，為民眾提供便捷服務。簡言之，單位可在網站中保存一些檔案資料，民眾可依據自己的需要查詢、查看相關檔案。這樣既能提高單位檔案管理效率，也能提升單位服務質量。最后，積極利用數字化檔案。應積極采集、保存、管理數字化檔案，保證檔案信息的正確性和及時性，這對檔案信息的保存、利用十分重要。

（三）基于大數據思想實施檔案管理工作

第一、單位應提升對檔案管理工作的認知及監管。檔案管理人員要轉變工作理念，推動檔案管理工作向數字化方向發展。檔案管理人員要依據用戶對檔案管理工作的要求，正確認知檔案管理工作的重要意義，利用大數據思想及大數據技術對檔案管理工作進行優化。隨著信息技術的發展，大數據技術在各行業中得到廣泛應用，為提高檔案管理工作質量應利用大數據技術建立數據庫，將檔案信息保存到數據庫中，以便日后調用這些檔案信息;同時，檔案管理人員應保證數據庫運行的穩定性及安全性。第二、制定完善管理機制。管理制度的完善性、科學性將直接影響檔案管理工作效率、檔案管理信息化水平。為推動檔案管理工作向著信息化、數字化方向發展，單位應建立完整檔案管理制度。第三、提升檔案管理信息化水平，不斷改變檔案管理人員的管理觀念、積極應用信息化技術、制定檔案信息查詢及管理機制。

（四）組建檔案管理團隊

檔案管理工作是一項系統性、復雜性工作，因而對檔案管理人員要求較高，檔案管理人員不僅要具備專業知識及管理能力，還需具備較高責任心及綜合素質。由于單位中缺少高素質、高水平的檔案管理人才，導致檔案管理效率、質量不夠高。為解決這一問題，應積極組建高素質、高水平檔案管理團隊，加強檔案管理創新、服務模式改革。為保證檔案管理人員可勝任其工作，應采取多種措施提高其專業素質及管理能力。第一、應依據本單位檔案管理情況、檔案管理工作要求，合理制定管理機制，提升檔案管理工作積極性及責任心;第二、應加強對內部檔案管理人才的培訓。通過專業化培訓，提升檔案管理人員檔案管理知識及管理能力水平，以保證檔案管理人員可勝任本職工作;第三、應選聘優秀檔案管理人才。為組建高素質、高水平的檔案管理團隊，單位應積極選聘優秀檔案管理人才;第四、加強主動學習。通過主動學習，檔案管理人才可掌握管理流程、檔案管理知識及技能，嚴格遵照管理標準及規范完成檔案管理工作。

（五）豐富檔案管理庫館藏

為提升檔案管理工作信息化水平，應由多方面著手實現豐富檔案管理庫館藏的目標。在各種檔案信息產生后，應利用信息化技術對檔案信息進行信息化、數字化處理，以提升檔案信息管理水平。實現集中管理、處理、合理利用檔案信息的目標。同時，為保證檔案信息的安全性，應做好檔案備份工作。對較為重要的檔案、電子文件進行備份，以保證檔案信息的安全性。

（六）提升檔案信息利用率

管理制度是影響單位檔案管理工作效率的重要因素。為提高檔案管理質量、提升檔案信息利用率，應改革檔案管理模式、完善管理制度。建立健全檔案管理制度的主要目的：提升檔案信息利用率、保證各信息的完整性，為單位決策、發展提供準確依據，實現單位持續發展目標。應根據社會、市場發展現狀及單位實際發展水平，科學優化檔案管理制度，以提升工作人員責任心和積極性，這對保證檔案管理工作質量具有重要意義。檔案管理工作中要重視檔案的安全性，以免檔案信息丟失給單位、社會造成巨大損失。為保證檔案的安全性，不僅需保證檔案信息保存的安全性、完整性，還應確保檔案服務的安全性，以提高單位服務質量、推動其穩定發展。

三、結語

近年來，隨著經濟與技術的飛速發展，各單位間競爭日益激烈，傳統檔案管理、服務模式已不能滿足單位發展要求。因而，應依據社會、科技發展情況積極優化檔案管理模式，以提高單位檔案管理工作水平。

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（作者單位：新疆維吾爾自治區市場監督管理干部教育培訓中心）