事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與建議

蔣前前

摘 要 隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，我國在全球的影響力不斷增強(qiáng)，為進(jìn)一步提升國家綜合實(shí)力，要在發(fā)展傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，大力發(fā)展高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，我們已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，萬物互聯(lián)，給我們的生活帶來了極大的便利。而用新興的檔案管理信息化技術(shù)替代原有落后的檔案管理工作方式，是今后事業(yè)單位檔案管理的一種必然趨勢。如何快速的學(xué)習(xí)使用這種新的檔案管理方式，是值得我們探討的。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理信息化 檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0前言

社會的發(fā)展進(jìn)步，離不開各項(xiàng)新興技術(shù)的發(fā)明，同時(shí)，我們應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)各項(xiàng)新的技術(shù)，創(chuàng)新現(xiàn)有的工作模式，檔案管理作為事業(yè)單位日常工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，耗費(fèi)過多的人力及資源，已無法滿足事業(yè)單位發(fā)展需要，因此，為減少資源浪費(fèi)，節(jié)約人力成本，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。

1事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

1.1 硬件設(shè)施不夠完善 信息化管理平臺覆蓋率低

目前，我國事業(yè)單位檔案管理的方式不夠先進(jìn)，工作人員普遍對檔案的管理保存不夠重視，更不會主動的創(chuàng)新檔案管理信息化方式，這也就導(dǎo)致事業(yè)單位在這方面投入的資金極其有限，不能夠支撐購買各項(xiàng)先進(jìn)的存儲設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)等硬件設(shè)施，因此大部分單位還停留在刻光盤、移動硬盤存儲階段，信息化管理平臺覆蓋率低，這極大的降低了日常工作的效率，也加大了檔案毀損的可能，因此，推動事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)是不容忽視的問題。

1.2 專業(yè)技術(shù)人員缺乏 檔案管理工作隨意性較大

事業(yè)單位在招聘工作人員時(shí)，只針對存續(xù)崗位招聘專業(yè)能力符合的人員，而大部分事業(yè)單位并未設(shè)立專門的檔案管理崗位，也就缺乏有專業(yè)檔案管理技術(shù)的人員。現(xiàn)有的事業(yè)單位工作人員，專業(yè)學(xué)習(xí)過檔案管理技術(shù)的微乎其微，大部分人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更是缺乏這方面的工作經(jīng)驗(yàn)，在日常繁忙的工作中更是無法高質(zhì)量的完成檔案管理工作。由個(gè)人完成檔案管理工作隨意性大，紙質(zhì)檔案、光盤、移動硬盤等在保存、傳遞中容易遺失、毀損，在后續(xù)查找相關(guān)信息時(shí)耗費(fèi)時(shí)間長，已嚴(yán)重影響工作效率。又由于事業(yè)單位工作人員，年齡層次不一，對于年長人員來說，學(xué)習(xí)新的技術(shù)存在一定難度，而少部分的年輕人，思維雖然活躍，但在檔案管理模式轉(zhuǎn)變方面起的作用也很微小，起不到引領(lǐng)作用。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)階層重視不足 推行力度不夠

事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)有模式為各人員對自己相關(guān)的資料進(jìn)行整理存放，領(lǐng)導(dǎo)階層在考核個(gè)人工作業(yè)績時(shí)，不會關(guān)注到檔案管理工作方面，更沒有專門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)這方面工作。領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理工作的不重視，使得工作人員認(rèn)為檔案管理不重要，不會影響到自己，從而產(chǎn)生懈怠心理。因此事業(yè)單位普遍存在檔案中的信息更新不夠及時(shí)，相關(guān)內(nèi)容不夠完整，傳閱中容易遺失等，長此以往，大家對檔案管理只會越來越不當(dāng)回事，產(chǎn)生惡性循環(huán)，檔案管理信息化的推廣更是會徹底被忽視。

2推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建議

2.1 完善硬件設(shè)施 建立健全信息化管理平臺

事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先需要先進(jìn)的信息化平臺及相應(yīng)的硬件設(shè)施，事業(yè)單位要根據(jù)自己單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，選擇適合自己單位的管理軟件，或者選擇先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。同時(shí)對檔案管理相關(guān)平臺的維護(hù)及更新也是必不可少的，檔案管理工作是一項(xiàng)長期的工作，不是一時(shí)的，檔案管理工作貫穿日常工作的全過程，因此，信息化管理平臺的安全性、穩(wěn)定性直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。在這一方面，事業(yè)單位需要投入相應(yīng)的資金及人力，保證硬件設(shè)備能夠安全穩(wěn)定運(yùn)行，對于新的信息系統(tǒng)，能夠及時(shí)的進(jìn)行更新與維護(hù)，充分利用信息化管理平臺的功能，保證檔案存儲安全穩(wěn)定。

2.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn) 普及檔案管理專業(yè)知識

推動事業(yè)單位檔案管理信息化在完善硬件設(shè)施的同時(shí)，對工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)是必不可少的。目前，事業(yè)單位從事檔案管理工作相關(guān)專業(yè)的人員微乎其微，要想改變現(xiàn)狀，首先要向從事檔案管理工作的人進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括專業(yè)的檔案管理工作知識、檔案管理信息化系統(tǒng)的操作、檔案管理工作的主要內(nèi)容、與本單位實(shí)際結(jié)合后的工作重點(diǎn)、以及其他相關(guān)的知識。檔案管理人員要認(rèn)識到檔案管理與傳遞的重要性，要在工作中創(chuàng)新思維，積極的學(xué)習(xí)專業(yè)知識，并結(jié)合本單位業(yè)務(wù)實(shí)際，從實(shí)際出發(fā)，選擇適合本單位檔案管理的工作方式，提高檔案管理信息化的質(zhì)量及工作效率。

2.3 提高重視程度 完善檔案管理信息化制度

要想推進(jìn)檔案管理的信息化，除了上述兩方面，更需要從根本出發(fā)，提高領(lǐng)導(dǎo)階層的重視程度，為檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變盡可能的提供支持。領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理工作的重視程度，影響到下級職員對檔案管理工作的態(tài)度，只有領(lǐng)導(dǎo)階層重視這項(xiàng)工作，把這項(xiàng)工作列入工作業(yè)績考核中，才能提高大家學(xué)習(xí)的積極性，改變大家懈怠的工作態(tài)度。同時(shí)，可分批次去參觀在檔案管理信息化工作方面，做的比較突出的單位，讓大家看到新的檔案管理工作模式帶來的便利便捷，更有助于大家認(rèn)可并積極學(xué)習(xí)。同時(shí)，也要建立完善的管理制度，明確大家在檔案管理工作方面的職責(zé)和義務(wù)，做到賞罰分明，讓大家在實(shí)際工作中，有制度可循，壓力與動力并行，才能更好的推動檔案管理信息化的建設(shè)。

3總結(jié)

事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，對于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展起到十分重要的作用，但這種工作模式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)長期的過程，不可能一蹴而就，因此我們要從多個(gè)方面入手，結(jié)合本單位的工作實(shí)際，選擇可行的措施，穩(wěn)步推進(jìn)，以促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定長遠(yuǎn)地發(fā)展。

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