基于新設專業(yè)合格評估視角論高校二級學院教學檔案管理

何麗芝

摘 要 教學檔案是教學過程中產(chǎn)生的最真實的記錄和憑證，是各類教學評估檢查、審核檢查的支撐材料;同時，也是高校教學改革和學科、專業(yè)建設的重要借鑒資料。因此，教學檔案的管理具有它的重要性。高校實行的教學檔案校、院兩級管理模式下，二級學院的教學檔案管理存在著一些問題，增大了準備審核評估材料的難度，影響審核評估的效度，對學科專業(yè)建設和長期發(fā)展造成不良影響。所以，高校應加強教學檔案管理工作，提高各二級學院的教學檔案管理水平，更好地發(fā)揮教學檔案為教學發(fā)展服務的作用。

關鍵詞 高校二級學院 教學檔案 檔案管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

教學檔案是在教學活動、教學管理、教學研究等工作中產(chǎn)生的一系列具有參考和保存價值的材料，其形式包括文字、圖表、聲像等。它是反映學校教學水平和教學教學能力的最真實、最原始的記錄和憑證，在學校教學改革和學科建設中發(fā)揮著不可或缺的借鑒作用。教學檔案管理是高校整個教學管理的組成部分，具有重要的價值和作用。高校教學檔案管理實行校、院兩級管理模式下，教學檔案的主要部分都由各二級學院自行管理。高校各二級學院的教學檔案，是體現(xiàn)各學科專業(yè)差異特點的重要佐證，也是各類教學檢查和評估工作的重要支撐材料和依據(jù)。

1教學檔案管理存在的問題

2019年12月省教育廳開展了“2019年普通本科高校新設專業(yè)合格評估”工作。此次新設專業(yè)合格評估需要大量教學檔案作為支撐材料，在依照評估指標準備材料的過程過中，我們發(fā)現(xiàn)了二級學院教學檔案管理普遍存在的一些問題。

1.1管理意識淡薄，檔案材料缺乏必要的分類

學院的老師和管理者的教學檔案管理意識比較淡薄。老師們在教學中盡職盡責，做了許多的工作，卻很少留下工作痕跡，保存的材料不齊全、不完整。這就導致收集的教學材料不完整。管理者對檔案管理及其重要性的認識不足，認為教學檔案管理僅是收集和存儲相關教學材料，忽視了教學檔案的整理、查詢、調取工作，對教學檔案的使用就更少。

收集保存的教學檔案缺乏必要的分類。學院的教學材料收集之后，紙質版的一般都是簡單裝袋，和已有的檔案堆放在一起;電子版材料保存到電腦中。沒有對材料進行必要的分類、排列和編目等，非常的盲目和隨意，缺乏系統(tǒng)管理。等到需要調用教學檔案時，完全由教學秘書手動翻找，耗時耗力，效率極低。教學檔案的保存和調取、使用脫節(jié)，增加了完成審核檢查工作的難度。同時，難以發(fā)揮教學檔案在學校教學管理和教學改革中的借鑒作用。

1.2教學檔案保存分散、材料不齊全

二級學院的教學檔案存在多頭、分散管理的問題。二級學院的教學檔案管理多由教學秘書負責，大部分的教學檔案材料保存在教務科;部分教學檔案分散于保存于學院的行政人員處，即誰負責哪塊工作，相應的檔案材料就在那位老師那里。如評估所需的實習實踐資料、期末試卷袋保存在教務科，學生就業(yè)材料保存在負責招生就業(yè)工作的思政輔導員辦公室，專業(yè)課教師信息保存在系主任處，專業(yè)建設發(fā)展的部分資料保存在教學院長處。

這樣的分散保存也就帶出了另一個問題，即檔案不完整。二級學院對檔案保存的具體范圍、內容沒有明確的規(guī)定，學院的行政人員根據(jù)自己的工作需要和要求來收集、存案。導致有的檔案材料重復保存，有的檔案材料又沒有收集、整理，結果就是檔案材料不齊全，影響教學檔案的完整姓。例如學院的教學檔案沒有收集課程的教學大綱、任課教師的教案;存檔的期末試卷，又缺少未抽選的樣卷。臨到評估時再收集整理材料，彌補缺口，增加了工作的難度。

2對存在問題的原因分析

2.1重視度不夠

當下高等院校以教學科研為導向，學校重視科研、教學和學生管理，對教學檔案的價值及其管理的重要性認識不足，投入的人力、財力和物力較少。二級學院教學檔案管理工作沒有配備專職的工作人員，由學院的教學秘書兼任。然而，教學秘書這一職位的工作本就千頭萬緒，又身兼多職，對教學檔案管理能投入的時間、精力有限。同時，學校任職教學秘書的老師多數(shù)缺乏檔案管理知識，教學秘書到崗前后也沒有參加相應的培訓學習。他們對檔案管理工作不了解，影響工作對教學檔案材料的留存、收集、整理、歸檔和調用，造成教學檔案管理混亂、管理水平低下。

2.2學院管理不規(guī)范

在高校，教學、教研活動和管理過程中產(chǎn)生的材料一般先由教師保管，學院的教學檔案管理人員事后再收集。收集教學檔案時，部分老師不重視，對教學檔案材料的歸檔持消極態(tài)度，如有的老師沒有按時提交材料，部分老師則提交的材料不齊全。這就增加了教學檔案材料及時收集、整理、歸檔的難度，更是難以保證教學檔案的完整性。二級學院缺少規(guī)范的教學檔案保存場所，更是影響教學檔案的規(guī)范管理。檔案管理人員對檔案損壞的隱患認識不夠，保存的紙質檔案缺乏必要的防腐、防霉措施。

2.3管理人員流動大，工作交接不到位

管理教學檔案的人員——教學秘書，由于工作事項繁多，工作本身單調乏味，工作得不到應有的重視和尊重，職業(yè)發(fā)展前景暗淡等原因導致流動性較大。加之學院的行政人員配備不夠，部分教學秘書由專職教師兼任，每位專職教師兼任教學秘書的時間又較短。這就使教學秘書崗位人員變動頻繁，相應的，教學檔案管理人員也隨之發(fā)生變動。人員變動時，教學檔案管理工作交接不到位，甚至忽視了這板塊的工作交接。導致新任職者對已有教學檔案保存的情況缺乏了解，對以后工作中需要保存、收集的哪些教學檔案材料更是不了解。二級學院的教學檔案管理人員差不多是“摸著石過河”，存在走一步看一步的情況。

2.4信息化程度低

二級學院的教學檔案材料產(chǎn)生、收集后，紙質檔案材料存放在辦公室，電子檔案材料簡單分類后儲存在電腦里。二級學院對兩種形勢的教學檔案管理都沒有利用相關管理軟件，這反映出二級學院教學檔案管理信息化程度低，管理方式比較傳統(tǒng)、落后。這種傳統(tǒng)的管理方式，容易造成教學檔案材料的丟失，且不利于教學檔案的查詢和調用，效率低下。等到有需要時，調用檔案材料完全憑人力手動查找，增加了教學檔案管理工作的難度和強度。

3改進教學檔案管理的措施

3.1提高重視程度

教學檔案管理工作應要得到領導層的關注和重視。教學檔案管理作為學科專業(yè)發(fā)展的重要組成部分，二級學院應將其納入到學科專業(yè)發(fā)展規(guī)劃中去，以審核檢查為導向，明確檔案材料收集的范圍、相對具體的內容和歸檔程序，制定學院的教學檔案管理規(guī)范。教學檔案管理需要要足夠的軟件、硬件設備的支持，二級學院應做好經(jīng)費預算，保證必要的資金投入。加強對教學檔案管理重要性的宣傳，要讓師生認識到教學材料應及時的按要求提交、歸檔，養(yǎng)成全員參與的自覺性和責任意識。學校可建立督查制度，定期對二級學院教學檔案管理進行檢查、指導，幫助其發(fā)現(xiàn)問題，并及時改進和完善，以督查促管理。

3.2強化管理人員的敬業(yè)精神

教學檔案管理人員要有高度的責任心，牢固樹立服務意識和大局意識，在工作中保持飽滿的熱情，不敷衍不推諉，盡到自己的崗位職責。管理人員要主動學習一些檔案管理知識，了解學校的教學檔案管理制度和辦法。明確必須歸檔的教學材料范圍和類別，保證所收材料的完整性以及整理、歸檔教學材料的規(guī)范性。并在工作中不斷總結經(jīng)驗，吸取教訓，改進工作方式方法，提高管水平和工作效率。在崗位調動或離職時，對新進人員進行指導，做好工作交接，避免教學檔案管理出現(xiàn)混亂。

3.3提升管理人員的業(yè)務能力

由于教學檔案材料來源分散，材料的形式又多種多樣，教學檔案管理需要一定的專業(yè)管理知識和技術，管理工作也較繁瑣。建議配備一名具有檔案管理知識的專職管理人員，或具有相關專業(yè)知識的兼職人員擔任教學檔案管理工作。對缺乏檔案管理知識和技術的管理者，學校要注重崗前培訓。除此之外，學校要注重教學檔案管理者的不斷學習，以提這一隊伍的業(yè)務能力。學校可定期組織相關工作人員參加培訓，開展教學檔案管理的學習，請專業(yè)的技術人員到校進行指導，提升教學檔案管理人員的綜合素質、管理意識。不定期的輪流選派教學檔案管理人員外出學習，借鑒其它學校的管理經(jīng)驗和方法，提高業(yè)務能力。

3.4改變傳統(tǒng)的管理方式

新時代，傳統(tǒng)的教學檔案管理方式已不適宜信息化要求，高校應根據(jù)工作需要和信息化時代的要求進行管理改革。高校教學檔案管理要充分運用各種網(wǎng)絡信息技術和新型軟件，對教學檔案材料進行采集、分類存儲、查詢和調取等。從而提高教學檔案管理的信息化水平，整體優(yōu)化教學檔案管理。這有利于減少專業(yè)合格檢查、教學評估檢查等工作中準備材料的時間;提高評估、檢查時所需材料的準確度、完整性。同時，為教學檔案在教學改革和專業(yè)建設中更好地發(fā)揮作用打下堅實的基礎。

綜上所述，新設專業(yè)合格評估為學院規(guī)范教學檔案管理提供了一個契機，幫助我們發(fā)現(xiàn)了教學檔案管理的問題和不足，提高了學院領導和多數(shù)老師對教學檔案的價值及其管理重要性的認識，明確了努力改進的方向。起到了新設各專業(yè)合格評估“以評促建”的作用，實現(xiàn)了預期的目的。今后，根據(jù)時代的變化和專業(yè)發(fā)展建設的需要，學院仍將不斷改進、完善教學檔案管理，使教學檔案材料收集更及時、準確和完整，并得到更好地保存和高效地查找、調取，提高整體管理水平。充分發(fā)揮教學檔案為專業(yè)建設、教學發(fā)展和人才培養(yǎng)服務的功能。

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