淺析基于泛美文化下的辦公室效能提升

李德均

[摘 要] 辦公室屬于學校運行的綜合性部門，承載著服務“至上”、參謀“優先”、協調“關鍵”的重要職能，是學校運行與發展的記事簿。四川泛美教育集團“傳承善與美德，傳遞愛與快樂”賦予了在企業運行模式下的院校運行文化精神，希望教職員工成為享受教育的人。辦公室作為窗口服務單位，員工需不斷提升個人能力，切實“做好自己，成為精英”。本文淺析基于泛美文化下的辦公室人員能力素質培養的內容與方式，提高辦公室工作效能。

[關鍵詞] 泛美文化；辦公室；效能

泛美教育集團以“用心去工作，用愛去教育”給教職員工做了明確要求，并在“服務員、導師、戰友、家人”四位一體的文化引領下建設隊伍，形成獨特的不可復制的發展路徑。在新形勢下，辦公室可以是橋梁，是紐帶，是信息中心，是檔案館等，仍需深化服務意識，強化文化與科技意識，推進精細、高效管理意識，真正實現“窗口”單位的職能。

一、認清辦公室的性質與職能定位

泛美文化之“認清形勢，低頭拉車，抬頭看路”。要求認清辦公室的性質與職能，才能在低頭拉車的同時抬頭看路，優化工作模式，找準工作目標，發揮工作職能。

（一）辦公室工作性質認識

一是體現在綜合性。辦公室工作內容的內涵與外延都很廣，主要體現在資料、信息、人事、經費、會務、行文、檔案、調查研究等綜合業務辦理。

二是體現在樞紐性。樞紐是發生工作關系的中心環節，主要體現在上傳下達、溝通內外、協調左右，保障工作要求精確下達與有效落實。

三是體現在服務性。服務是辦公室工作的天性，也是工作考核的基本屬性。工作人員應將服務質量的高低、服務對象的滿意、服務創新的探索等內容納入業績評價的核心數據，從理念上將“管理”與“服務”有機整合。

四是體現在輔助性。辦公室承擔著秘書的工作，兼任著輔助管理的職責。

五是體現在保密性。辦公室是學校運行的信息中心，各級各類資源都會匯總于此，需要我們的工作人員嚴格保密，謹言慎行[1]。

（二）辦公室工作職能認識

一是秘書的職能。辦公室工作人員是學校工作的運行秘書，是校領導的行政秘書，是教職員工的生活秘書。

二是參謀的職能。“謀事在人，成事在天”，做好參謀是基本職能。辦公室人員沒有建設性的思考與作為，埋頭于等待工作與指令，類似于稻草人或錄音筆。履行參謀的職責，拔高角色意識，才是真正發揮辦公室的工作職能。

三是管理的職能。辦公室工作需協助院領導做好學校運行管理，做好機制建設與完善，監督各單位落實，形成管理評價所需的基本材料。

四是培訓的職能。辦公室對教職員工承載著培訓的職能，是文化傳遞的中堅力量。通過對招聘、入職培訓、過程培訓等方面有效開展培訓業務，搞好團隊建設。

五是溝通的職能。以辦公室為樞紐，將暴露問題的力度、數據統計的標準、制度文件的審核與完善、部門之間信息的傳遞等內容集中處理，實現行政辦公高效率。

六是服務的職能。辦公室要構建綜合服務保障體系，強化服務意識，提高服務質量。辦公室雖然是行政辦公室，但一定要建設成有溫度、有星級的服務型辦公室[2]。

二、現階段辦公室工作的問題解析

現就辦公室工作容易出現的問題進行剖析研究，優化工作效能。

（一）比照泛美文化“我們占領不了思想高地，是干不成大事業的”

一是認識思想的問題。辦公室存在依附性思想，辦領導之任務、做常規之事務、避創新之義務。做事僵化，聽命行之，工作的主觀能動性大打折扣。認為辦公室就是從屬性工作，開拓性與創造性失之交臂。

二是學習思想的問題。沒有學習，就不會有思考；沒有思考，就不會有思想；沒有思想，就不會有作為。

三是目標思想的問題。目標思想主要存在于對工作的意識驅使，“瑣碎”成為辦公室工作的代言，沒有形成戰略意識，從而將工作業績與事業發展相剝離，久而久之成為沒有遠大目標的“瑣碎人”。

（二）比照泛美文化“真正要對這個社會負起責任的人，要有擔當的精神，要不斷創新”

一是責任感的問題。辦公室存在責任意識薄弱，弱化工作職能，層級觀念影響工作推進，致使工作出現慵懶局面。

二是擔當的問題。擔當精神是每個人都應該具備的基本品質。面對學校發展，存在不是事、躲事情、少擔責、怕擔責的意識，造成人為的溝通無效。

三是創新的問題。辦公室應著重創新員工培訓、創新服務保障、創新為學校發展出謀劃策、創新管理協調、創新品牌宣傳等機制，扭轉辦公室“板正”形象[3]。

（三）比照泛美文化“作為搞教育的領導干部必須是一個通才”

學校發展是全員參與的大事，員工進行通才培養是泛美文化的必然要求，是實現作業的有效途徑。

一是辦公能力的問題。辦公室工作人員并非全部是專業出身，辦公能力素質構成如公文寫作、信息處理、檔案管理等能力需專業培訓。

二是管理能力的問題。強化人人是管理者、人人是參與者的思想，通過提升個人管理能力達到提升團隊作戰能力。

三是組織能力的問題。組織能力提升有助于辦公室工作高效、快捷地完成，從語言、文字中均可以表達。

三、全面提升辦公室工作效能的舉措

（一）全力創新

一是創新工作方法。方法永遠比困難多，練就眼觀六路耳聽八方的本事，能夠快捷敏銳地進行困難剖析、方法選擇。選擇創新，全力創新，是提高效率的必然選擇。

二是創新職責定位。狹義的辦公室職責已不再適合當前的發展形勢，綜合辦公室成為新的功能定義。需要創新的結合基礎工作職責擴大職能，解決別人難辦、別人未辦的事宜。

三是創新服務方式。服務簡單來說就是滿足客戶需求，提高客戶感官體驗舒適度。隨著科技的發展，辦公室可通過大數據、新媒體將引進、培訓、發展等關乎員工切身利益的事情，創新形成有機的綜合保障服務機制，有效促進員工對企業的認同感。

（二）全力參謀

一是勤于思善于謀，做一名高智商參謀。勤于思考是發揮參謀作用的重要內容，思考有序、思考有方、思考到位才能有價值。遇到任務先做調查研究與對比，做好預見性思考、超前性設計、可行性驗證。

二是綜合協調，有序推進，落實到位。妥善協調，保障工作有序推進，做到事事有回音，項項有交代，件件有落實。

（三）全力比拼

一是要勤于學習。摒棄辦公室 “打雜”的糟糕思想，學習是人的一種生存方式，也是一種發展方式，堅持終身學習才能不被時代所拋棄。沒有堅實的理論基礎與高度，就不能成為“窗口”單位的代言，更不要談培訓與管理。

二是要建立服務品牌。既然是服務部門，就應該體現高質量的服務標準與理念，建立符合本部門的服務品牌，獲取良好的服務評價。急人所急，辦人所托，利己利他。

三是要提升個人能力。個人能力素質提升關系部門工作效能，全面提升自己的角色站位、作風修養、業務能力、協調能力等內容顯得極為重要[4]。

（四）全力奮斗

一是要勤于提筆。勤于提筆是做大事的第一步，是融思想與行為的結合。

二是要任勞任怨。守得住寂寞與艱辛，煉就堅強意志。樂于奉獻，共創傳奇，鑄就大我思想。

三是要立志修德。基礎工作到位不離位，管理工作到位不越位，執行工作服從而不盲從。樹立遠大志向，發揮超強戰斗力。

辦公室工作任重道遠，科學、規范、高效、創新、奉獻是永恒的主題詞。作為企業運行的中樞神經，應全力在真抓實干、謀略有術、效率第一、服務至上、創新有措等方面實現突破，以先進的文化理念、思想認識來武裝頭腦，以不斷提升業務能力為職責，以優化服務質量為己任，真正發揮個人及團隊的價值。

參考文獻：

[1]張浩.新編辦公室主任必備全書.光明日報出版社，2003.

[2]孫昌增.把握關鍵環節 提高高效辦公室工作效率.辦公室業務，2009（08）.

[3]李曉丹.大型企業辦公室管理創新與實踐.廣東科技，2011，4.

[4]褚春雨.新時期企業辦公室管理工作探究.科技與生活，2010.14.

[作者單位]

四川西南航空職業學院，四川 成都