新形勢下高校檔案安全工作現狀及對策研究

劉勇

摘要：高校檔案是高校在辦學過程中所形成的原始資料的真實記錄，在這些記錄當中往往包含了學生的真實信息、教職工的實際教學情況，是重要的不可再生的資源。隨著以信息技術為代表的互聯網技術，計算機技術不斷成熟推廣應用，高校需要提高重視程度，切實做好檔案的安全管理工作，避免檔案被泄露，避免各種有價值的檔案資源被不法分子所利用，保證檔案安全。本文主要結合實際工作經驗，首先分析了新形勢下高校檔案安全工作所面臨的問題，然后論述了具體的工作對策，希望通過本次研究對廣大同行有所幫助。

關鍵詞：高校檔案;安全工作;存在問題;對策

高校檔案是高校在長期的辦學過程中，高校師生在社會實踐活動中自然所形成的真實原始記錄，是一所高校辦學歷史和辦學特色的時間積累和歷史沉淀，是不可再生的重要資源。對于高校的各項管理工作來看，檔案在其中扮演著十分重要的作用。因此在進行檔案管理過程中，如何保證高效檔案的安全，就成為新時期檔案管理部門需要重點攻克的難題。近年來隨著以計算機互聯網為代表的信息技術不斷推廣應用，在提升工作效率改進工作方法的同時，檔案管理工作開展過程中所面臨的安全問題日益凸顯，針對這種情況，就需要檔案管理工作人員提高重視程度，消除安全隱患，嚴格落實高校檔案管理的各項工作機制，確保檔案安全。

一、新形勢下高校檔案安全工作面臨的問題

1.缺乏完善的儲存場所

在高等院校檔案管理辦法當中明確規定了高校在日常發展過程中必須將檔案管理所需要的經費納入到高校的預算當中，這是保證檔案管理工作高效開展的前提保證。另外按照相關要求還需要構建完善的檔案儲存場所，對于某些價值較高存在涉密的檔案，更應該建設專業的庫房進行保存。隨著信息技術的不斷開展，在檔案管理過程中還需要向著信息化數字化方向轉變。但當前由于很多高校辦學經費緊張，加上管理部門對檔案重視程度不足，不能夠從學校的預算當中劃撥出專項經費用于檔案安全管理，檔案收集檔案儲存存在很大的隨意性，隨著時間的不斷推移，很多有價值的檔案逐漸遺失、損壞，影響到檔案安全管理工作質量。

2.檔案管理人員專業素質較差

由于部分高等院校對檔案管理工作的重視程度不高，不能夠配置專業化的檔案人才用于學校發展過程中各種檔案資源的有效收集，整理，匯總和保存，整個檔案工作隊伍專業素質較差，工作能力不足，工作存在很大的隨意性，工作積極性不高。再加上很多高校的檔案管理人員都是兼職行為，各個檔案管理人員頻繁的調動，人才流失較為頻繁，上崗之前缺乏對檔案管理人員的專業技能培訓，造成很多工作人員各項專業業務不熟悉，無法發揮自身的職能作用，就此給檔案科學管理安全管理埋下了隱患。

3.檔案安全管理制度不健全

由于領導層面和管理部門的重視程度不高，并沒有構建完善的檔案管理機制和管理制度。在檔案管理工作開展過程中，由于缺乏制度保證，很多管理人員在日常工作過程中存在很大的隨意性。有些學校雖然構建了比較完善的檔案管理基本制度，但經常存在執行不到位，執行流于形式的現象，這就給檔案管理埋下了安全隱患。有些工作人員經常在檔案館檔案庫當中吃東西，留下食物殘渣，這就給鼠患或者蟲害埋下了安全隱患。還有不少工作人員在檔案室當中抽煙，存放易燃易爆物品，檔案室中的各種電氣設備更換不及時，電路老化年久失修很容易引發火災，從而造成巨大損失。

二、新形勢下高校檔案安全工作對策

1.加大資金投入，完善基礎設施建設

高校檔案管理部門在開展檔案收集整理管理儲存過程中，應該嚴格按照高等院校檔案管理辦法的相關要求，保證有充足的資金投入，確保檔案管理部門有專項經費用于購置相應的保存設施，用于加強檔案室建設。在整個檔案管理部門內部還需要加快建設和購置符合檔案管理檔案保管的庫房和設備，逐步改善過去陳舊落后的保存環境和管理環境。要實現庫房、閱文、辦公三分開。另外在檔案室建造過程中，還需要配置完善的防護設備，保證檔案室當中的溫度濕度可調，做好防火、防盜、防蟲、防鼠工作，確保整個檔案室內清潔有序，消除檔案在保存管理過程中所存在的諸多安全隱患，避免檔案丟失，保證檔案安全。

2.注重提升檔案管理隊伍的專業素質

在高校檔案管理工作開展過程中，檔案管理的安全性直接與檔案管理人員的專業素質有著密不可分的聯系。作為維檔案管理人員，在日常檔案工作過程中要不斷加強檔案相關方面的學習，掌握最先進的檔案保存方法，操作方法，操作技巧，熟練掌握檔案管理的各個工作環節，并能夠了解國內外檔案管理的發展動態和發展政策。學校領導和相關管理部門也需要提高重視程度，保證配置專業化的檔案管理人才，在步入工作崗位之前，應該制定嚴格的培訓制機制，通過考核之后才能夠持證上崗。隨著時代不斷發展，檔案管理人員還應該做到與時俱進，掌握現代化信息操作技術，要熟悉數字檔案，電子檔案的分類操作，歸檔整理，數據加密處理，安全保護等各個技術要求，并能夠準確的判定檔案內容是否完整，是否安全，切實做好高校檔案資源的科學利用和科學保管工作。另外在日常工作過程中，還應該不斷學習先進的管理理念，要具備創新發展的精神，加快新技術新方法，新理念的推廣應用，以此來提升整個工作隊伍的專業素質和管理效率。

3.構建完善的檔案安全管理制度

高等院校應該嚴格按照相關管理辦法的要求，結合院校的實際辦學特色，構建完善的檔案安全管理規章制度，并將數字化檔案，電子檔案，圖片視頻等多種類型的資料，納入到檔案收集整理的范疇當中，并結合信息化發展趨勢，構建數字化、電子化檔案整理、歸檔、保存制度。另外在安全管理制度制定過程中，還應該統一標準，這樣能夠實現紙質檔案、電子檔案的統一化收集、整理、歸檔處理，更加方便今后對檔案數據資源的科學利用，檔案資源保存更加完善，不容易丟失。為了保證電子檔案的安全性，在今后檔案安全管理工作開展過程中，應該加快網絡技術的開發和應用，不斷更新和完善電子檔案的安全防范技術，定期對高校的電子檔案進行備份處理，這樣當系統受到病毒和黑客攻擊之后，有備份檔案可用，避免檔案丟失。

參考文獻：

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課題名稱：遼寧石化職業技術學院2019年度學院課題研究成果，課題編號：LSHYY1915