信息時代高校檔案管理的創新策略分析

摘 要 為促進高校檔案管理在信息時代背景下得到改革與創新，筆者以《信息時代高校檔案管理的創新策略分析》為課題，從信息時代高校檔案管理現狀入手，對其進行了全方位、深層次地剖析，并在此基礎上全面而深入地探究了信息時代高校檔案管理創新策略，給出了筆者具有代表性的個人建議。

關鍵詞 信息時代 高校 檔案管理 現狀 創新策略

1信息時代高校檔案管理現狀

高校檔案，是高校黨建工作、行政管理、教學實踐活動、學生學籍管理、就業開展等工作過程中產生的材料，高校檔案管理作為高校日常管理工作中的重要組成部分，在促進高校健康可持續發展、提高高校核心競爭力方面發揮著無可替代的作用。高校是一個典型的人群聚集地，做好檔案管理工作不僅滿足廣大師生群體的基本要求，同時也是高校能夠穩定發展的重要基礎。雖然高校檔案管理工作非常重要，但是從目前的情況來看，在信息時代背景下高校檔案管理工作仍然存在一些問題，主要體現在以下兩個方面：

1.1檔案管理工作未充分利用信息技術

高校檔案管理是高校建設過程中的重要環節，通過一些研究結果可以看出，國內一些高校往往習慣于將更多的教育資源投入到基礎教學設施建設環節，而對于檔案管理等軟條件輔助實施建設卻往往被忽視。信息技術的發展不僅使我們的生活、學習以及工作方式發生了顯著的變化，同時還為提高高校檔案管理工作效率和工作質量創造了條件。由于一些高校似乎并沒有認識到檔案管理在高校發展過程中所發揮的作用，所以當信息技術在基礎設施建設中被普遍應用以后，這種被廣泛應用的技術仍然未能被有效利用到高校檔案管理工作中。

高校在管理中產生的各類型的檔案非常多，不僅包括各種紙質檔案，同時還有數不勝數的電子檔案，如果單純地依靠人工去收集、分析、歸檔這些檔案，不僅會給檔案管理人員帶來很大的工作量，同時還難以保證工作效率和工作質量，更不談檔案的深度利用和開發，而利用信息技術不但可以有效管理電子檔案，而且還可以將紙質檔案信息化，方便檔案的日常借閱利用，同時為檔案的開發編研提供便利條件。

1.2檔案管理人員的工作能力有待提高

在信息時代，高校檔案管理工作人員面臨著新一輪的挑戰。首先，與過去的檔案數量相比，他們需要整理、鑒定、管理的檔案數量上升了好幾倍不止，這就要求他們必須要打破傳統的管理思想，并試著探索一種新的管理思想，提高工作效率;其次，過去的高校檔案主要以紙質檔案為主，而信息時代下的高校檔案產生的電子類型檔案數量更多，所以需要檔案管理人員具備一定的信息技術，這樣他們才能更高地管理各種電子類型的檔案;最后，師生在查找檔案時很可能會遇到各種各樣的問題，所以快速而及時地幫助他們解決實際問題成為檔案管理人員必須具備的基本專業要求。但實際上，高校很多檔案管理人員沒有檔案專業知識基礎，檔案收集管理的意識不強，而且那些年齡比較大的檔案管理人員對各種檔案管理輔助軟件應用不熟練，甚至經常性地產生錯誤，這些問題毫無疑問地影響了高校檔案管理工作的健康發展。

2信息時代高校檔案管理創新策略

信息時代下的高校檔案管理工作表現出一些新的特點，對檔案管理人員的各方面能力有了更高的要求。針對當前高校檔案管理工作存在的問題，學校非常有必要采取行之有效的措施去保障檔案管理工作的穩定進行，在這個過程中要充分利用好信息技術，以信息技術為工具探索高校檔案管理創新模式。

2.1加大檔案信息建設的投入

檔案管理是高校管理工作的重中之重，學校領導必須要予以足夠的重視，并且為做好檔案管理工作做出實質性的努力。為了更好地推動高校檔案管理工作的發展，給廣大師生群體提供更高質量的檔案管理服務，檔案管理人員必須要把握好信息時代提供了機遇，改進檔案管理信息技術，提高檔案管理工作效率。學校要加大在檔案管理信息化建設方面的投資力度，一方面，購置或自主研發檔案管理信息系統，將紙質檔案掃描進行電子化管理，方便利用和開發;另一方面，對已經形成的電子檔案，投入人力、物力進行整理和提供專門的保管措施進行備份和安全管理。

2.2提高檔案管理人員的工作素質

檔案管理人員的工作素質也會對管理工作產生不容忽視的影響。高校要加強檔案管理人員隊伍建設，既要提高對檔案管理人員的各項要求，同時還要給他們提供培養、培訓的機會。高校檔案管理工作具有一定的復雜性和多樣性，所以在招聘員工時盡可能地選擇那些有工作經驗、熟悉并熟練操作信息系統的人員，甚至是具有檔案專業的從業人員，保證檔案管理人員隊伍的質量。與此同時，高校還應該提高檔案管理人員的薪金待遇，培養他們對學校的歸屬感、對工作崗位的滿足感。

3結束語

綜上所述，從當前信息時代高校檔案管理現狀來看，在信息時代背景下高校檔案管理工作仍然存在一些問題，主要體現在以下兩個方面：未有效利用信息技術;檔案管理人員的工作能力有待提高。為促進高校檔案管理工作的實效性，就必須針對其存在的問題充分利用好信息技術，以信息技術為工具對高校檔案管理進行改革與創新。

作者簡介：杜俊燕（1975.9-）女，漢，河北衡水人，碩士研究生，中級館員，研究方向：檔案、中國古代史。

參考文獻

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