新時(shí)代文學(xué)檔案管理信息化建設(shè)研究
——以中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館為例

吳春梅

（中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館，中國(guó) 北京 100029）

0 引言

中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館的信息化建設(shè)已經(jīng)走過(guò)了二十年的歷程，重點(diǎn)建立了政務(wù)隔離的“兩網(wǎng)三庫(kù)”。 其中藏品信息庫(kù)中已積累了一定數(shù)量的藏品編目數(shù)據(jù)，藏品數(shù)字化庫(kù)掃描加工的藏品以百萬(wàn)計(jì)，音像資料庫(kù)也采集存儲(chǔ)了兩千余小時(shí)的音像數(shù)據(jù)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助檔案管理和研究，是檔案信息資源建設(shè)的主要任務(wù)。

1 中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館“兩網(wǎng)三庫(kù)”的信息化布局

1.1 資源管理內(nèi)網(wǎng)與共享服務(wù)外網(wǎng)

中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館的信息化，旨在構(gòu)成以藏品信息數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)、以信息網(wǎng)絡(luò)為支撐、以業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心的信息系統(tǒng)。 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，考慮到內(nèi)部信息資源與外部服務(wù)交流的需求差異與數(shù)據(jù)安全因素，中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館利用網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)橋設(shè)備、專用交換機(jī)等構(gòu)建成物理隔離的“信息資源管理內(nèi)部局域網(wǎng)”和“資源共享對(duì)外交流廣域網(wǎng)”， 既能對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理、保存，又能提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的管理模式。

1.2 圖書藏品信息庫(kù)

文學(xué)館的圖書藏品信息庫(kù)是由書刊報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)和藏品數(shù)據(jù)庫(kù)組成，架設(shè)于“信息資源管理內(nèi)部局域網(wǎng)”之上。書刊報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理平臺(tái)采用了商用軟件“現(xiàn)代電子化圖書館信息系統(tǒng)”， 以MARC 數(shù)據(jù)格式管理著入藏文學(xué)館的文學(xué)著作27 萬(wàn)多冊(cè)， 作家文庫(kù)藏書30 余萬(wàn)冊(cè)，文學(xué)報(bào)刊600 余種。藏品數(shù)據(jù)庫(kù)是以中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館藏品管理系統(tǒng)為平臺(tái)，以藏品（手稿、書信、日記、錄音、錄像、照片、文物等文學(xué)資料、檔案資料）的編目庫(kù)為基礎(chǔ)，進(jìn)行藏品征集、鑒選、編目、保管等業(yè)務(wù)處理。根據(jù)文學(xué)館的業(yè)務(wù)項(xiàng)，整個(gè)系統(tǒng)以編目帳、影像帳、保管帳為核心，以數(shù)據(jù)流方式實(shí)現(xiàn)對(duì)藏品的征集管理、編目管理、庫(kù)房管理以及研究和統(tǒng)計(jì)功能。

1.3 館藏?cái)?shù)字化庫(kù)

2006 年文學(xué)館的數(shù)字化加工項(xiàng)目正式啟動(dòng)，該項(xiàng)目旨在將中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館的紙制藏品進(jìn)行掃描、翻拍加工，以數(shù)字圖片格式保存，并對(duì)掃描圖進(jìn)行信息標(biāo)引，形成與書刊報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)和藏品數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)應(yīng)的館藏?cái)?shù)字化庫(kù)。 建成十年來(lái)，已數(shù)字化完成瀕危藏品百萬(wàn)頁(yè)，書信、手稿庫(kù)的大部分藏品可提供查詢、利用的一體化服務(wù)。

1.4 多媒體文學(xué)資料庫(kù)

筆者在中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館多年音像電子檔案的整理工作中發(fā)現(xiàn)，文學(xué)館音像電子類文學(xué)資料情況非常復(fù)雜，不但資料類型煩雜，而且存儲(chǔ)介質(zhì)多樣。十年前建立多媒體文學(xué)資料庫(kù)，就是為了解決音像電子類檔案在使用和保存中遇到的問(wèn)題。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)幫助文學(xué)館解決了多媒體文學(xué)資料采集、存儲(chǔ)、編目、多方式查詢、內(nèi)容獲取服務(wù)等諸多難題。

2 文學(xué)館信息化建設(shè)的特點(diǎn)

2.1 廣泛深入的需求調(diào)研

“一個(gè)成功的信息化項(xiàng)目， 必定始于對(duì)需求的準(zhǔn)確了解和把握；而一個(gè)失敗的信息化項(xiàng)目，一般都是因?yàn)閷?duì)需求的了解和把握不足[1]?！痹诔醮芜M(jìn)行需求調(diào)研時(shí)， 由于文學(xué)館的工作人員對(duì)信息化概念不甚明了，調(diào)研工作一度陷于雞同鴨講的困境之中。 經(jīng)過(guò)及時(shí)調(diào)整，軟件開發(fā)人員不再試圖讓工作人員完全了解信息化細(xì)節(jié)，而是作為一個(gè)傾聽(tīng)者，充分了解各業(yè)務(wù)部門的具體工作內(nèi)容和流程。 有了第一次的經(jīng)驗(yàn)，在之后的升級(jí)改造項(xiàng)目中，無(wú)論是小的功能調(diào)整還是大的流程變更， 都充分聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門的意見(jiàn)和建議，甚至反復(fù)與具體業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流，從而獲得了最準(zhǔn)確的產(chǎn)品需求。隨著科技產(chǎn)品普及率的提高以及文學(xué)館信息化的推廣，工作人員也對(duì)系統(tǒng)有了一定的認(rèn)知與要求，文學(xué)館的藏品管理系統(tǒng)從單點(diǎn)式目錄管理發(fā)展到流程式模塊化管理。

2.2 有計(jì)劃的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提條件。如何在短時(shí)間內(nèi)將手工化管理了十余年的紙制館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行歸整、錄入，成了文學(xué)館信息化建設(shè)的最大難題。 調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，文學(xué)館的圖書期刊是利用編目卡片進(jìn)行管理的，手工編寫的編目卡，雖然信息不夠完整， 但基本著錄項(xiàng)都是具備的。 而文學(xué)館的手稿、書信、日記、實(shí)物等藏品在接受捐獻(xiàn)后都開具了詳細(xì)的藏品征集收據(jù)。 為了便于數(shù)據(jù)導(dǎo)入，文學(xué)館組織全體工作人員進(jìn)行圖書藏品信息表的填寫工作，歷時(shí)近兩年時(shí)間完成了全館入藏品信息的手工謄抄和數(shù)據(jù)錄入，為館藏信息系統(tǒng)提供了最重要的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

2.3 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案局在近幾年連續(xù)修訂和發(fā)布了十幾個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)科學(xué)管理、檔案信息化發(fā)展起到了指導(dǎo)作用。 中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館在信息化建設(shè)初期就意識(shí)到 “檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理、提高檔案工作效率的有效措施。[2]”在書刊報(bào)系統(tǒng)中，參照《中國(guó)機(jī)讀目錄格式》結(jié)合館藏特色制訂了適合于本館的編目規(guī)則。 而藏品管理系統(tǒng)則參照《檔案著錄規(guī)則》定制編目項(xiàng)，構(gòu)建了藏品編目結(jié)構(gòu)。多媒體系統(tǒng)在編目環(huán)節(jié)遵循的是 《廣播電視音像資料編目規(guī)范》。

隨著信息化管理水平的提高，文學(xué)館的編目部門還制訂了《圖書及藏品整理登記流程》《中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館音像資料數(shù)字化編目細(xì)則》《中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館藏品數(shù)字化工作規(guī)范》， 使文學(xué)館的藏品管理工作趨于規(guī)范化。

2.4 高度重視安全性

責(zé)權(quán)分明，才能避免安全風(fēng)險(xiǎn)。 文學(xué)館藏品信息系統(tǒng)嚴(yán)格劃分不同工作人員的權(quán)限，謹(jǐn)慎設(shè)定各種信息資源、設(shè)備資源的使用權(quán)限。

內(nèi)外網(wǎng)隔離保證網(wǎng)絡(luò)安全性。文學(xué)館的信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建中保證了內(nèi)部辦公網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，使來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的入侵者無(wú)法通過(guò)計(jì)算機(jī)從外網(wǎng)進(jìn)入專網(wǎng)， 從而最有效地保障了專網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，在工作中盡量保證內(nèi)網(wǎng)的所有計(jì)算機(jī)只通過(guò)特定出口與外網(wǎng)通訊。 在軟件上選用入侵監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、恢復(fù)系統(tǒng)、病毒防治系統(tǒng)以保證網(wǎng)絡(luò)的安全性。

3 文學(xué)館信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1 信息化初期檔案信息質(zhì)量不高

文學(xué)館在信息化建設(shè)初期為了達(dá)到基本的運(yùn)行效果，在進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)依據(jù)的是原始藏品的征集信息和編目卡信息，在數(shù)據(jù)完備性上存在明顯不足。 另外，文學(xué)館的信息化建設(shè)是分級(jí)進(jìn)行的，導(dǎo)致檔案資源數(shù)據(jù)分散于三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，雖然設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮到數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，但仍難以避免“信息孤島”的問(wèn)題，從而為資源共享埋下隱患。

3.2 信息化服務(wù)意識(shí)有待提高

目前，在文學(xué)館占主導(dǎo)地位的仍然是傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式，不能完全滿足現(xiàn)代用戶的需求。 文學(xué)館的文學(xué)檔案利用類型以學(xué)術(shù)利用為主，用戶主體為高校師生和專業(yè)研究人員，主要途徑有咨詢、資料出借、講座報(bào)告、展覽等。但是，在實(shí)際利用服務(wù)中，用戶尚無(wú)法從互聯(lián)網(wǎng)查閱文學(xué)檔案的圖片信息，也不能自主選擇獲取所需檔案資源。這些問(wèn)題都阻礙了文學(xué)館檔案信息共享服務(wù)的發(fā)展。

3.3 資金投入不足

檔案信息化建設(shè)需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設(shè)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資金不足的問(wèn)題。這就容易導(dǎo)致軟、硬件以及相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)出現(xiàn)滯后的局面。 另外，資金的不足還會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。文學(xué)館的多媒體資料管理系統(tǒng)就因?yàn)橄到y(tǒng)所需的軟、硬件要求較高、升級(jí)投入巨大，使數(shù)字化采集、加工項(xiàng)目停滯不前，預(yù)期效果當(dāng)然無(wú)法呈現(xiàn)。

4 文學(xué)館信息化的幾點(diǎn)思考

4.1 明確重心，理清思路

要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。國(guó)家在新修訂的《檔案法》中“要求各級(jí)人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用[3]?！蔽膶W(xué)館的藏品數(shù)字化和多媒體資料加工項(xiàng)目是此項(xiàng)法規(guī)的具體落實(shí)，但是還要清醒地認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作不可能一蹴而就，制訂詳細(xì)規(guī)則、完善實(shí)施方案，分批分階段地穩(wěn)步進(jìn)行，才是可行之道。

4.2 尋找重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效

近期，國(guó)家檔案局明確提出，“要加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。 ”但是，對(duì)館藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、 片面追求結(jié)果、淡化過(guò)程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。 文學(xué)館要立足館藏信息情況和人員配備情況，將藏品信息化各應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)范化、智能化，主要做好藏品信息資源的優(yōu)化，為信息資源的分類、加工、整理和有序化重組做準(zhǔn)備。以吸引更多的科研型用戶借助數(shù)據(jù)挖掘輸出研究成果，以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的社會(huì)效益。

4.3 培養(yǎng)人才，強(qiáng)化服務(wù)

信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力大，影響工作效率。 就檔案信息化建設(shè)而言， 要選拔和培養(yǎng)具備檔案管理知識(shí)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能準(zhǔn)確提出系統(tǒng)開發(fā)需求，與軟件開發(fā)人員熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。

要轉(zhuǎn)變工作理念，“從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變。 檔案人員不再是傳統(tǒng)意義上的檔案保管者，而是由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，成為知識(shí)及信息資源的開發(fā)者和提供者[3]。 ”先從服務(wù)文學(xué)館內(nèi)部做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)快速、便捷的優(yōu)勢(shì)，建立文學(xué)館內(nèi)網(wǎng)可視化應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，并逐步擴(kuò)大應(yīng)用范圍，結(jié)合用戶認(rèn)證技術(shù)，在既合法合規(guī)又安全可靠的前提下考慮文學(xué)檔案資源的有效利用。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息技術(shù)能夠?yàn)闄n案館的發(fā)展提供更好的發(fā)展平臺(tái)，在信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要結(jié)合本館的檔案信息資源和實(shí)際業(yè)務(wù)情況，加快厘清運(yùn)用新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路，切實(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。 發(fā)揮信息化成果的社會(huì)效益，滿足廣大用戶的需求。