施工企業檔案管理的難點及對策

趙芯誼 蘇洪才

中國石油天然氣管道通信電力有限公司

一、施工企業檔案管理的難點

（一）檔案管理與實際服務的銜接度不夠。檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業的后續發展服務，如核查資料的準確性，為企業發展提供可鑒的資料等作用。但當前的檔案管理工作，未能將管理與實際的服務環節有效銜接起來。在施工企業員工中加大對企業檔案管理的宣傳力度，讓企業自己的員工了解自己企業檔案管理工作的細節，提升企業檔案管理在企業內部員工中的認識度。一方面，部分檔案管理人員并未對檔案的利用價值引起重視，檔案資料的科學性、規范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”。檔案管理與服務相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務工作有機結合，才能最大程度地發揮檔案的價值。另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，施工企業各相關部門的人員，對日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時，會被人為地設置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動，以至于影響檔案工作按計劃整體推進。上述原因的影響，在歸檔資料的收集、整理、鑒定、分類等過程中，致使檔案的收集使工作人員缺乏工作積極性，對其工作的認識出現偏差，并不能嚴謹而認真地對待工作，就會使一部分檔案出現流失，進而影響到企業檔案的完整度，很多文件會出現遺失，甚至出現檔案斷帶的不良現象。

（二）檔案管理人員的素質有待提高。一些個別單位或企業中的檔案管理人員對于自身的工作素養沒有更高的要求，單位或者企業中的檔案管理工作人員也經常性的發生變化，新的工作人員還要不斷地去適應這份工作，這對于檔案管理工作的深入發展具有一定的阻礙作用。新時代背景下，對施工企業檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統的檔案管理形式已不能適應新時代的發展要求了。因而，檔案管理人員的業務水平也需及時提升，如今，新的科學技術層出不窮，先進的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯網信息技術的發展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業的內部網絡系統，會使得企業內部檔案泄露的風險大大增加，從而給企業帶來很大的安全隱患。

二、新時代開展施工企業檔案管理工作的具體方法

（一）加強對檔案管理人員的培訓。檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時檔案管理工作的專業性和技術性也很強，這就需要檔案管理人員，要以嚴謹的態度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個環節的具體工作。進而確保各個環節都能做到精準，工作的質量有保證，便于后期企業對檔案資料的查閱和利用。檔案管理人員要對工作具有責任心與敬業精神，對檔案要有一定的職業敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學習，可以身邊常備檔案業務相關書籍等資料便于及時查閱，不斷提升自己業務水平和競爭力，更好地服務與檔案管理事業。施工企業層面也要積極組織檔案工作者進行培訓和進修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學習，拓展知識層面，以提升其管理、服務的效率和業務水平，這對企業的長遠發展十分重要。建立相關的獎懲機制，讓員工能夠自覺接受學習，不斷學習相關的專業技術，提升自己的業務能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內容、性質，明晰自己的職責。同時企業還可以制定出自己企業的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關部門明確工作職責，更好地進行檔案管理工作。

（二）運用信息技術的同時，重視檔案信息資料的安全問題。當今時代是信息化的時代，互聯網技術、大數據技術廣泛應用于各行各業。企業的檔案管理工作也可以充分借助這些先進的技術，來實現自身的高效運轉。嘗試建立一個檔案管理系統，將無線網作為前提，智能化電子設備作為基礎，打造出一個安全、高效的平臺。同時，將檔案資料進行電子的備份，防止出現紙質檔案資料的丟失、損毀而造成不必要的損失。新時代下，互聯網高速發達，檔案管理工作的安全問題不得不引起很多企業的重視。首先要建立起相關的檔案安全保障體系。著手完善防護系統，采用當下的先進技術，對計算機進行加密處理，防止感染病毒、木馬，遭受黑客攻擊。其次，還可以借助照片修復技術、電子信息恢復技術、音頻及視頻的處理技術等，將其運用與檔案管理工作中，使檔案管理的安全系數逐步提升。另外，通過將紙質檔案電子化，并建立企業檔案數據庫，不僅有利于企業檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找，還可以提高施工企業檔案管理的工作效率。

三、結語

綜上所述，隨著現代企業制度的逐步建立和完善，不僅給企業檔案管理工作帶來了更好的發展機遇，也帶來了嚴峻的挑戰。新形勢下，做好施工企業的檔案管理工作，有利于推動企業檔案管理工作向規范化、合理化的方向發展，提升施工企業的經營管理水平增強企業的市場競爭力，進而實現長遠發展。