新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

孫美艷 青島市城陽區(qū)住房和城市建設管理局

前言：近些年我國綜合國力顯著提升，推動事業(yè)單位向更高水平發(fā)展。正當事業(yè)單位改革如火如荼的進行時，檔案管理的弊端逐漸暴露出來。檔案工作沒做好，會導致檔案收錄不全，無法為單位作決策提供準確依據(jù)。雖然已步入新時期，但事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)工作模式，不僅工作效率偏低，工作質量還無法得到保證。為了滿足時代發(fā)展需要，事業(yè)單位要對實際工作情況進行深入分析，填補工作薄弱點，以提升檔案管理水平。

一、新時期背景下事業(yè)單位檔案管理工作中常見問題

（一）管理理念薄弱

檔案工作內容包括資料收集、整理及歸檔等，但由于管理人員的意識缺失，以至于各項工作都沒有做到位。管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，工作表現(xiàn)不積極，工作效率偏低，以至于檔案管理流于形式。另外，管理人員不會主動開展自主學習，不僅日常行為缺乏規(guī)范性，工作準確度還略顯不足。如此一來，檔案工作無法提供足夠的支持，事業(yè)單位在面對新時期挑戰(zhàn)時就會顯得力不從心。

（二）管理制度缺失

當前不少事業(yè)單位并不具備完善的管理制度，以至于檔案工作無法順利開展。制度不僅是約束管理行為的利器，也是提升工作效率的保障[1]。一旦管理制度不健全，那么對員工的約束力必然不足，從而造成種種問題出現(xiàn)。例如，員工根據(jù)自身經(jīng)驗開展檔案工作，以至于每項工作無法落到實處。缺乏必要的獎勵措施，員工的工作激情無法激發(fā)，那么勢必會出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。出現(xiàn)重大過錯時，無法準確判定責任，最終不了了之。久而久之，員工的責任心就會消失，同時內心滋生做好做壞都一樣的念頭。

（三）管理方法落后

事業(yè)單位的日常業(yè)務比較多，并未將目光聚焦在檔案工作上，以至于管理方法更新不及時。實踐證明，傳統(tǒng)管理方法的效率偏低，無法滿足實際需要。在一些單位中，沒有給檔案工作提供充足的資金，導致檔案現(xiàn)代化建設速度緩慢。尤其是設備方面，無法滿足環(huán)境需求。即便有單位采購了設備，但由于未開展技能培訓，以至于管理人員無法很好地運用設備?？偠灾F(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案工作只停留在表面，并未進行深入改革，檔案管理效果自然不好。

二、新時期背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新管理觀念

管理觀念是否轉變是檔案工作能否有效開展的關鍵，因此事業(yè)單位要重視此項工作[2]。事業(yè)單位要傾注人力、財力，開展宣傳攻勢，確保工作無死角。單位人員一直處在這樣的環(huán)境中，思想自然會發(fā)生變化。事業(yè)單位要鼓勵全員參與到檔案工作中，只有切身體會，才能加深認知。事業(yè)單位要邀請專家蒞臨指導，給員工帶來先進的理念及技術，潛移默化的影響他們思維，促進科學認知的形成。事業(yè)單位還要聯(lián)系兄弟單位，通過參觀學習，進一步加深理解。參觀結束后，單位要求每一位人員撰寫心得，以此鞏固學習效果。除此之外，事業(yè)單位要打通溝通渠道。溝通方式應多樣，除了設置意見反饋箱外，還要增加郵箱反饋、電話反饋、私信反饋等方式。事業(yè)單元要重視每一條反饋意見，經(jīng)過認真核實，采取有建設性的意見。當員工心聲可直達“天庭”時，他們更愿意為單位的發(fā)展出謀劃策，從而推動檔案工作向更高水平發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理制度

為提升檔案工作質量，事業(yè)單位要積極完善管理制度。明確管理責任是首要任務，職責要落實到每一個崗位、每一個人，這樣管理人員才清楚自身工作內容，以及需承擔的責任，從而避免推諉事件的發(fā)生。接下來，事業(yè)單位要制定管理內容及流程，以此指導檔案工作。在制度的作用下，管理人員的日常行為更加規(guī)范，工作錯誤顯著減少。最后，事業(yè)單位要制定獎懲措施。獎勵可激發(fā)潛能，激活創(chuàng)造力，對工作表現(xiàn)積極、為檔案工作做出重大貢獻的人員進行獎勵，獎品要具有吸引力，這樣才能營造積極向上的風氣。對于消極怠工、敷衍了事的員工，單位要給予嚴肅處理，如若其屢教不改，就需考慮辭退或調崗。在實行獎懲制度時要獎罰分明，以達到凈化單位內部不良風氣的目的。

（三）創(chuàng)新管理方法

事業(yè)單位要糾正錯誤看法，積極創(chuàng)新管理方法。俗話說：“工欲善其事必先利其器。”事業(yè)單位要重視設備引進。在采取設備前，事業(yè)單位要分析檔案工作的實際狀況，以及市場形勢，以確定設備采購清單。通過對比多家供應商，從中選出滿足要求、價格適中的設備。當設備送至事業(yè)單位時，除了要進行設備調試，還要完成技術交底，確保充分掌握設備的使用技巧，了解相關注意事項。在人員培養(yǎng)方面，事業(yè)單位要統(tǒng)籌規(guī)劃、精心執(zhí)行[3]。借助一次次培訓活動，提高人員的認知水平、增強人員的實操能力，為檔案工作夯實人才基礎。除此之外，事業(yè)單位要安排人員關注技術市場動態(tài)，結合單位實際情況選用適宜的管理方法。在先進方法進入單位后，要加大推廣力度，以提升管理方法的利用效果。當然，在新方法使用過程中，難免會出現(xiàn)問題。這時，事業(yè)單位要集思廣益，找到應對之法。在全員的共同努力下，檔案管理方法必然得到創(chuàng)新，這對提高管理質量大有裨益。

總結：新時期的到來，使得事業(yè)單位的檔案管理問題題逐漸體現(xiàn)出來。事業(yè)單位既然披上新時代的外衣，就要走出新時代的步伐，因此檔案工作改革勢不可擋。通過創(chuàng)新理念、創(chuàng)新制度、創(chuàng)新方法，打造行之有效的檔案管理模式。只有檔案工作有條不紊的開展，才能不間斷地提供支持，從而保證事業(yè)單位的健康發(fā)展。