運(yùn)用追蹤法提升企業(yè)醫(yī)院單項(xiàng)獎(jiǎng)管理水平

劉偉芳 冀中能源邢臺(tái)礦業(yè)集團(tuán)總醫(yī)院

一、實(shí)施背景

隨著醫(yī)改政策的不斷推進(jìn)，企業(yè)醫(yī)院面臨著越來越多的競爭挑戰(zhàn)，特別是分級(jí)診療、取消藥品加成、醫(yī)保支付方式改革等，對企業(yè)醫(yī)院生存發(fā)展形成了較大的考驗(yàn)。在企業(yè)醫(yī)院職工的薪酬結(jié)構(gòu)中，基礎(chǔ)工資所占比重較低，且短期內(nèi)不宜做大規(guī)模調(diào)整，單項(xiàng)獎(jiǎng)就成了除績效工資之外，決定職工收入水平高低的最重要因素。因此，醫(yī)院格外重視對單項(xiàng)獎(jiǎng)的管理，不斷探索運(yùn)用新方法，規(guī)范和指導(dǎo)單項(xiàng)獎(jiǎng)管理，查找管理中存在缺陷和不足，不斷改進(jìn)。

二、追蹤法在單項(xiàng)獎(jiǎng)審查中的運(yùn)用

追蹤法又稱證據(jù)檢查法，是三級(jí)醫(yī)院管理中經(jīng)常采用的管理方法之一。在單項(xiàng)獎(jiǎng)的審查中，將追蹤法合理運(yùn)用于整個(gè)過程，在檢查與單項(xiàng)獎(jiǎng)相關(guān)的原始憑證和相關(guān)文件時(shí)，沿著這些憑證和文件上所留下的業(yè)務(wù)處理蹤跡進(jìn)行跟蹤審查，以判斷業(yè)務(wù)處理過程中有關(guān)的控制措施是否均被認(rèn)真執(zhí)行。

首先，收集審查范圍內(nèi)14月的全部單項(xiàng)獎(jiǎng)發(fā)放資料，包括獎(jiǎng)勵(lì)申請、發(fā)放明細(xì)及憑證等。其次，對單項(xiàng)獎(jiǎng)資料進(jìn)行了分類統(tǒng)計(jì)處理。先按照獎(jiǎng)勵(lì)類別進(jìn)行歸類，把同一類獎(jiǎng)勵(lì)全部資料歸為一處，并按時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。而后，按照發(fā)放周期長短，將所查全部單項(xiàng)獎(jiǎng)項(xiàng)目，分為年度性獎(jiǎng)勵(lì)21項(xiàng)，半年性獎(jiǎng)勵(lì)1項(xiàng)，季度性獎(jiǎng)勵(lì)12項(xiàng)，月度性獎(jiǎng)勵(lì)36項(xiàng)，一次性獎(jiǎng)勵(lì)18項(xiàng)，隨發(fā)生隨發(fā)放性獎(jiǎng)勵(lì)1項(xiàng)。

通過對每一項(xiàng)單項(xiàng)獎(jiǎng)向“上”追蹤原始發(fā)放依據(jù)、立項(xiàng)原因等是否合理，向“下”追蹤發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放范圍、發(fā)放流程等因素是否合規(guī)，并針對各問題環(huán)節(jié)逐項(xiàng)展開調(diào)查，對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐一進(jìn)行排查和研究。

三、單項(xiàng)獎(jiǎng)管理中存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)

通過追蹤法的運(yùn)用，將各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理和歸納總結(jié)，審查發(fā)現(xiàn)單項(xiàng)獎(jiǎng)管理中存在的問題及風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，單項(xiàng)獎(jiǎng)發(fā)放無文件依據(jù)。

醫(yī)院單項(xiàng)獎(jiǎng)發(fā)放需有文件依據(jù)，超出文件規(guī)定范圍的獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目均為不合理項(xiàng)目。此次審查發(fā)現(xiàn)，多項(xiàng)一次性獎(jiǎng)勵(lì)，都沒有發(fā)放的文件依據(jù)。

第二，單項(xiàng)獎(jiǎng)申請、審批流程不規(guī)范。

一些項(xiàng)單項(xiàng)獎(jiǎng)支出無財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，責(zé)任科室申請經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后即進(jìn)行發(fā)放。個(gè)別單項(xiàng)獎(jiǎng)，支出超過兩萬元的無院長簽字。一些單項(xiàng)獎(jiǎng)在某個(gè)時(shí)段，申請無科室負(fù)責(zé)人簽字。另外，發(fā)現(xiàn)個(gè)別單項(xiàng)獎(jiǎng)申請文書不規(guī)范，申請金額無合計(jì)，標(biāo)題不明確。

第三，單項(xiàng)獎(jiǎng)發(fā)放中存在變相執(zhí)行。

主要問題表現(xiàn)在，第一超范圍發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放人員范圍大于文件規(guī)定人員，發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)與文件規(guī)定不符。第二，文件無規(guī)定而自主執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。第三，未執(zhí)行文件基本規(guī)定。例如某項(xiàng)補(bǔ)助，需要放射科、手術(shù)室雙方考勤為依據(jù)，而實(shí)際中并未執(zhí)行。

第四，單項(xiàng)獎(jiǎng)文件規(guī)定不明確，缺乏監(jiān)督考核機(jī)制。

文件作為某種獎(jiǎng)勵(lì)的發(fā)放依據(jù)，在制定中存在規(guī)定不具體、不明確，給單項(xiàng)獎(jiǎng)的發(fā)放造成困擾。例如，某項(xiàng)抵押金兌現(xiàn)，有批示而無明細(xì)。單項(xiàng)獎(jiǎng)金發(fā)放前沒有對應(yīng)考核，例如，某項(xiàng)津貼要求完成任務(wù)后才可發(fā)獎(jiǎng)，但實(shí)際工作任務(wù)完成情況并無針對性考核。

四、規(guī)范單項(xiàng)獎(jiǎng)管理措施

綜上所述，針對審查中發(fā)現(xiàn)的種種問題，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，在單項(xiàng)獎(jiǎng)管理中建立追蹤法循環(huán)審核改進(jìn)機(jī)制，以期達(dá)到提升管理水平，堵塞管理漏洞，防控內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的，真正使為職工制定的政策落實(shí)到位，維護(hù)職工的合法權(quán)益。

第一，明確分工、強(qiáng)化責(zé)任，規(guī)范獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置程序，確保獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置科學(xué)。

對于無發(fā)放文件依據(jù)的單項(xiàng)獎(jiǎng)項(xiàng)目，應(yīng)認(rèn)真研究決定取舍，如繼續(xù)發(fā)放，應(yīng)制定相應(yīng)制度文件，確保有據(jù)可依。文件對相關(guān)情況規(guī)定不明確的現(xiàn)象，應(yīng)對相關(guān)項(xiàng)目統(tǒng)一進(jìn)行梳理，修改完善文件，或印發(fā)補(bǔ)充規(guī)定。進(jìn)一步規(guī)范單項(xiàng)獎(jiǎng)申請文書。申請統(tǒng)一用A4紙，標(biāo)題應(yīng)明確獎(jiǎng)項(xiàng)內(nèi)容，申請文字中應(yīng)明確執(zhí)行依據(jù)文件名稱和文號(hào)，有發(fā)放金額明細(xì)及合計(jì)金額。

第二，嚴(yán)格獎(jiǎng)金發(fā)放程序，杜絕違規(guī)操作。

進(jìn)一步規(guī)范單項(xiàng)獎(jiǎng)審批流程，申請科室應(yīng)注明科室名稱并由該單項(xiàng)獎(jiǎng)負(fù)責(zé)人簽字，加蓋科室印章，依次提交科室主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批。超過兩萬元支出，除科室主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字外，嚴(yán)格按規(guī)定由院長審批。所有單項(xiàng)獎(jiǎng)支出都必須有財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，必須將紙質(zhì)版申請?zhí)峤蝗肆Y源科備案。對超范圍發(fā)放問題、變相執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)問題、自主執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)問題和未執(zhí)行文件基本規(guī)定問題，應(yīng)立即進(jìn)行糾正，責(zé)令相關(guān)科室立即整改，并逐步研究建立追責(zé)機(jī)制。

第三，積極探索獎(jiǎng)懲考核程序，嚴(yán)謹(jǐn)不經(jīng)考核隨意搭車、擴(kuò)大發(fā)放。

加強(qiáng)監(jiān)督，提高單項(xiàng)獎(jiǎng)發(fā)放透明度和嚴(yán)謹(jǐn)性。建立科室內(nèi)部單項(xiàng)獎(jiǎng)申請、審核機(jī)制，杜絕由一人單獨(dú)負(fù)責(zé)現(xiàn)象。提交單項(xiàng)獎(jiǎng)申請，應(yīng)同時(shí)提交分配明細(xì)，對要求進(jìn)行基礎(chǔ)工作量考核的獎(jiǎng)項(xiàng)，還應(yīng)提交基礎(chǔ)工作量證明材料。在獎(jiǎng)金管理部門應(yīng)在專人錄入數(shù)據(jù)后，增加復(fù)核環(huán)節(jié)減少人為因素誤差。

提高精細(xì)化管理水平，努力向管理要效益已成為企業(yè)醫(yī)院的共識(shí)。在單項(xiàng)獎(jiǎng)管理中建立追蹤法循環(huán)審核改進(jìn)機(jī)制，以期達(dá)到調(diào)整優(yōu)化薪酬分配結(jié)構(gòu)的目的，最大程度發(fā)揮獎(jiǎng)金的杠桿激勵(lì)作用，營造干事創(chuàng)業(yè)氛圍，全力推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。