互聯網+背景下檔案信息化建設的策略研究

王士貴 孫正義

漣水縣人民法院

引言：檔案是信息資源的一種，涉及生活、工作的方方面面，覆蓋個人、家庭、社區、企業等各種組織機構，包括聲音、文字、圖片、圖像等各種形式，與社會的發展與治理息息相關。傳統的檔案管理方式存在信息遺失、搜索效率慢、儲存不方便等問題，在互聯網+時代下，檔案信息化建設已經成了必然趨勢，對檔案信息化建設的策略研究進行深入分析，具有重要意義。

一、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設是指在國家檔案管理部門的統一規劃下，應用現代信息技術，將檔案信息進行數字轉換，以檔案信息管理為中心，加強檔案管理工作的自動化、數字化、網絡化程度，提高錄入、保存、搜索、查詢、調用等方面的準確性與快捷性，減少人為因素的影響和檔案管理的工作量，更好服務于社會治理和發展。傳統的檔案管理方法較為復雜，流程繁瑣，需要投入大量的人力，且存在諸多缺點，比如需要大量的儲存設施，紙質檔案容易變黃、丟失，搜索、調用困難等，無法很好的保證檔案信息的準確性和完整性。而且在人工錄入的時候，工作量巨大，不可避免會出現失誤，影響檔案的真實性。在互聯網+的背景下，檔案信息化建設可以有效彌補傳統檔案管理方法的不足之處，信息自動化技術可以代替人工完成那些程序性、重復性的工作，提高工作效率和準確性。檔案信息化建設將檔案資料存儲在網絡中，節省了儲存空間和管理設施，應用信息技術后也更加方便查閱和調用，提高了檔案的使用效率。

二、聯網+背景下檔案信息化建設的策略

（一）檔案信息數據庫建設

互聯網+背景下，數據與信息的收集越發重要，通過大數據技術的整合和挖掘，能夠創造更多的價值，為人們的生活、工作提供便利。檔案信息數據庫是檔案信息化建設的關鍵，也是數字檔案的儲存、調用核心，需要加以高度重視。檔案信息數據庫的建設，實質上是一個檔案信息資源體系重構的過程。檔案信數據庫擁有兩個特征，一是數據化的信息資源體系，更具有條理性、程序性，能夠進行歸類與標識。二是，檔案信息數據具有共享性、一體性，檔案信息數據庫不再受空間與時間所限制，可以在全國各地進行調閱和瀏覽。因此，檔案管理部門要制定統一的檔案信息數據庫共建規劃，從基礎開始，逐步完成數據庫建設項目。在檔案信息數據庫的建設過程中，要對檔案的種類、應用、使用單位或個人，進行分類管理，進行一定的標識，建立多種索引形式的檔案目錄，提高檔案的管理效率，方便查閱。檔案信息數據庫中，除了進行檔案信息資源管理功能的建設，還要加強與檔案相關的社會服務功能的建設，并進行功能的劃分，主要包括實體信息、檢索信息、開發信息、現行文件、登記注冊、檔案政策等功能，提高檔案的使用效率[1]。

（二）規范信息檔案管理機制

互聯網+背景下，存在大量的無用信息、錯誤信息，會對檔案的信息化建設產生影響，因此要對信息檔案管理機制進行規劃，提高信息檔案的管理水平，才能更好的完成檔案信息化建設。信息檔案管理機制，需要根據各個行業和工作的特點，進行深入調查和科學論證，從整體上進行制定，保證機制的有效性和可執行性。信息檔案管理機制要制定科學的檔案標準、統計標準、服務標準及其他技術標準，只有實現了標準的統一，才能保證檔案的一致性和統一性，實現檔案資源共享，在網絡上有效的流動[2]。在檔案管理上，第一要利用信息技術實現公文與檔案的結合，可以在完成各類檔案統計工作的同時，繪制出圖表和清單。第二，要實現網絡環境下的自動分類、自動標引，通過計算機查詢時可以自動完成服務。第三，要對檔案信息進行核對，除去無用信息和干擾信息，對于存在疑點的信息，加以審核，保證檔案的準確性。

（三）培養專業的信息檔案管理團隊

檔案信息化建設最終還是要靠人來執行，在越發復雜的互聯網環境中，人力因素起著更加重要的作用，檔案管理部門應該樹立現代化的檔案管理意識，改變傳統的管理理念，培養復合型檔案人才。管理部門應該定期對檔案管理人員進行培訓，更新檔案管理人員的專業知識，幫助管理人員迅速熟悉信息檔案的特點，掌握正確、規范的工作流程，能獨立完成自動登記、歸檔、歸檔輔助、分類、記錄、傳輸、檢索等工作。管理部門還要積極教授檔案人員先進的技術和各種高科技設備的使用方法，提高檔案管理人員的綜合能力。

（四）建立信息檔案安全管理機制

互聯網+背景下，信息檔案的使用效率雖然有所提升，但同時也面對著更多的危險，不法分子可能會通過網絡和系統漏洞，對檔案系統進行攻擊和破壞，一旦成功將會給檔案系統造成嚴重的影響，因此應該建立信息檔案安全管理機制。第一要從機房、軟件、硬件方面著手，做好防火、防盜、防水措施，保護檔案系統的物理安全。第二，使用內部封閉式網絡，施行數據庫加密、用戶分級、數據備份等手段，保護網絡安全。第三，安裝防火墻、數據監控軟件，當風險時可以立即發出警告，并進行緊急自動處理，逆向追蹤入侵者。

結論：綜上所述，檔案與人們的生活、工作息息相關，傳統檔案管理方式存在流程復雜、難以存儲、容易丟失等缺點，檔案信息化建設是必然發展趨勢。互聯網+背景下，應該規范信息檔案管理機制，培養專業的信息檔案管理團隊，建立安全管理機制，促使信息檔案更好的為社會發展所服務。