基于專業(yè)群建設(shè)下教學(xué)秘書(shū)職能優(yōu)化的探討與研究

東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 東莞 523808

一、高職專業(yè)群的基本內(nèi)涵

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)由高速增長(zhǎng)階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段,產(chǎn)業(yè)集群效應(yīng)越來(lái)越明顯,對(duì)高素質(zhì)技術(shù)技能人才的需求越來(lái)越緊迫。作為與產(chǎn)業(yè)發(fā)展聯(lián)系最為緊密的高職教育,必須適應(yīng)這種產(chǎn)業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)對(duì)技術(shù)技能人才需求的新變化。經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)不斷加快,專業(yè)群能更好地適應(yīng)市場(chǎng)需求的變化,高職院校應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展對(duì)技術(shù)技能人才需求的變化,從專業(yè)群與產(chǎn)業(yè)協(xié)同的視角打造高水平專業(yè)群,提高人才培養(yǎng)的適應(yīng)性和針對(duì)性。

高職專業(yè)群建設(shè)是推進(jìn)職業(yè)教育改革的重大舉措,是職業(yè)教育適應(yīng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展新趨勢(shì)的客觀要求。高職專業(yè)群具有幾個(gè)基本屬性。一是教育性。產(chǎn)業(yè)發(fā)展帶來(lái)復(fù)合型技能人才需求,單個(gè)專業(yè)培養(yǎng)無(wú)法滿足培養(yǎng)要求,這是專業(yè)群產(chǎn)生的根本原因。二是職業(yè)性。職業(yè)教育是從職業(yè)出發(fā)的教育,職業(yè)關(guān)系同樣是專業(yè)群專業(yè)組合的依據(jù),專業(yè)群不是人為組合而成的,它來(lái)自于客觀的職業(yè)崗位群對(duì)人才培養(yǎng)目標(biāo)規(guī)格的需求。三是協(xié)同性。專業(yè)群不是取代了專業(yè),而是提供了新的專業(yè)建設(shè)路徑,讓原本離散的單體專業(yè)發(fā)揮協(xié)同育人作用。四是系統(tǒng)性。專業(yè)群是一個(gè)系統(tǒng),不僅要向系統(tǒng)外輸送高素質(zhì)人才滿足用人需求,同時(shí)也要及時(shí)從系統(tǒng)外汲取能量信息,使群內(nèi)各專業(yè)結(jié)構(gòu)關(guān)系、培養(yǎng)模式、課程體系、實(shí)踐條件、師資隊(duì)伍等要素不斷完善。隨著傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型和新興產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展,新興職業(yè)崗位需求大量產(chǎn)生,信息化社會(huì)也對(duì)眾多職業(yè)提出更高要求,促使高職專業(yè)群必須隨之不斷調(diào)整和創(chuàng)新,提升服務(wù)產(chǎn)業(yè)能力,提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。

二、專業(yè)群建設(shè)背景下,教學(xué)秘書(shū)教學(xué)管理中遇到的問(wèn)題

專業(yè)群建設(shè)是教學(xué)組織和管理模式的雙重改革,將對(duì)教育理念、培養(yǎng)模式、教學(xué)安排、組織管理帶來(lái)深層次變革。從教學(xué)組織維度看,要關(guān)注專業(yè)布局優(yōu)化、課程體系建設(shè)、教學(xué)資源調(diào)配等;從管理模式維度看,要關(guān)注教學(xué)團(tuán)隊(duì)組建、對(duì)外合作服務(wù)、組織建設(shè)機(jī)制等。那么,面對(duì)專業(yè)群建設(shè)這樣的大環(huán)境下,高校的教學(xué)管理也面臨著巨大的考驗(yàn),而作為高校教學(xué)管理中占重要位置的教學(xué)秘書(shū)又將面臨哪些困惑和問(wèn)題?

(一)工作強(qiáng)度大、重復(fù)程度高、職業(yè)疲憊感強(qiáng)。教學(xué)秘書(shū)瑣事多而且大部分工作是循環(huán)往復(fù)的,不僅是教秘的工作,其實(shí)大部分崗位很難避免遇到重復(fù)性質(zhì)的工作。高強(qiáng)度的工作壓力和重復(fù)性會(huì)是教學(xué)秘書(shū)產(chǎn)生職業(yè)疲憊,疲憊感越強(qiáng),越會(huì)影響工作效率。隨著專業(yè)群建設(shè)的推進(jìn),工作強(qiáng)度只會(huì)增大,這將導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)疲憊感增強(qiáng)從而降低工作效率。

(二)主觀能動(dòng)性低、工作成果性不強(qiáng)。教學(xué)秘書(shū)的工作都是圍繞教學(xué)運(yùn)行的時(shí)間節(jié)點(diǎn)有規(guī)律開(kāi)展,時(shí)效性很強(qiáng),專業(yè)群建設(shè)要求各專業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展,資源共享,有效配置。在這種情況下,教學(xué)秘書(shū)的工作量將會(huì)進(jìn)一步增加,忙中出錯(cuò)的機(jī)率也隨之加大,這種被動(dòng)工作導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的主觀能動(dòng)性受到很大的制約。

(三)缺少相關(guān)培訓(xùn),對(duì)專業(yè)群建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容缺乏深入了解。由于教學(xué)秘書(shū)工作性質(zhì),很難有機(jī)會(huì)參加脫產(chǎn)系統(tǒng)的與專業(yè)群建設(shè)相關(guān)的培訓(xùn),這就造成教學(xué)秘書(shū)對(duì)專業(yè)群建設(shè)體系缺乏深入了解。其后果就是在教學(xué)運(yùn)行過(guò)程中,如數(shù)據(jù)采集、提供數(shù)據(jù)方面出現(xiàn)偏差,與專業(yè)負(fù)責(zé)人溝通時(shí)造成不必要的溝通障礙等。

三、在專業(yè)群建設(shè)背景下,教學(xué)秘書(shū)該如何調(diào)整優(yōu)化工作職能

教學(xué)秘書(shū)是院系的教務(wù)管理工作的安排者、執(zhí)行者,他的工作滲透了教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),如教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)資料管理等,其地位獨(dú)特,作用不可忽視。那么在專業(yè)群建設(shè)帶來(lái)工作壓力大增的情況下,教學(xué)秘書(shū)該如何優(yōu)化職能工作呢?

(一)調(diào)整自身的工作態(tài)度。

專業(yè)群建設(shè)所帶來(lái)的,只有更多繁雜、瑣碎的工作,更大的工作壓力,教秘如果安于現(xiàn)狀、不動(dòng)腦筋,肯定不能勝任該崗位,這就導(dǎo)致某些教秘為逃避工作申請(qǐng)轉(zhuǎn)崗的現(xiàn)象出現(xiàn)。“態(tài)度決定一切”雖是老化常談,但是心浮氣躁,牢騷滿腹,職業(yè)倦怠,究其原因還是態(tài)度問(wèn)題。態(tài)度是一種精神,更是一種心態(tài)。那么,如何調(diào)整工作態(tài)度?

1.對(duì)本職工作要有主控感。主控感就是將自己的精神力量完全投注在某項(xiàng)活動(dòng)上的感覺(jué),伴有高度的興奮感與充實(shí)感。教秘的大多數(shù)工作技術(shù)含量都不大,正因如此,教秘總感覺(jué)自己大材小用,感到無(wú)聊,不甘于每天面對(duì)學(xué)生、老師處理雞皮瑣事,抱怨學(xué)不到東西,日復(fù)一日就會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠。教秘要對(duì)本職工作產(chǎn)生主控感,就該下意識(shí)的控制自己融入到工作中,一定階段后就會(huì)沉浸其中,并以此獲得快樂(lè)。

2.管理好自己的注意力。注意力范圍太小,只能集中在事情的局部,但是如果你的注意力范圍太大,會(huì)引發(fā)焦慮容易因細(xì)節(jié)焦急。所以我們要學(xué)會(huì)外包注意力,給大腦減負(fù)。就是通過(guò)外部工具,把一部分需要消耗注意力的事情,轉(zhuǎn)移到大腦之外。這里有一個(gè)最有效的工具:清單,把需要注意的事制成清單,逐個(gè)完成。另外還要學(xué)會(huì)策略性走神。專注一段時(shí)間后,專門(mén)留一段時(shí)間用來(lái)走神。有計(jì)劃地休息越徹底越好,最好讓大腦完全放空。在椅子上伸個(gè)懶腰是不夠的,要走出教室/辦公室到另一個(gè)環(huán)境中去。

做好上面兩方面,我們對(duì)待工作的態(tài)度才會(huì)積極起來(lái)。我們不能讓消極的心態(tài)妨礙了工作,降低了工作效率,更不能因?yàn)樾膽B(tài)不好而讓工作出錯(cuò)。教學(xué)秘書(shū)處在教學(xué)管理的一線,是各項(xiàng)教學(xué)工作的紐帶和橋梁,效率下降勢(shì)必影響教學(xué)質(zhì)量,工作出錯(cuò)則很容易造成教學(xué)事故。所以,我們要時(shí)刻保持良好心態(tài)。

(二)優(yōu)化工作過(guò)程。既然同樣的事情我們必須完成且結(jié)果一樣,那么我們可以從過(guò)程來(lái)思考如何“優(yōu)化”重復(fù)性的工作。

首先,我們每天花幾分鐘時(shí)間來(lái)規(guī)定自己最重要的幾件事,以此來(lái)幫助我們提高整體實(shí)力。在專心做好一件事后再去做另一件事,把自己做的事情安排的井然有序,我們要記住多線程工作。

其次,將工作電子化。將相應(yīng)的信息轉(zhuǎn)移到電腦上,形成相應(yīng)的電子信息庫(kù),方便查找。在專業(yè)群建設(shè)過(guò)程中,不論是期中檢查還是驗(yàn)收,難免要比照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),查找相關(guān)資料。如果所有信息都已生成電子文件,那么查找將節(jié)省很多時(shí)間,而且可以和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較,查漏補(bǔ)缺。

再次,我們要提煉出工作流程中的各個(gè)環(huán)節(jié),然后集中處理重復(fù)性內(nèi)容。通過(guò)在某個(gè)時(shí)間段來(lái)集中處理同樣事情的方式來(lái)避免自己的工作流程被打斷。例如教學(xué)任務(wù)和排課,以免打斷自己的工作節(jié)奏。

最后,合理利用碎片化的閑置時(shí)間,學(xué)會(huì)時(shí)間管理,利用碎片化的閑置時(shí)間來(lái)思考、學(xué)習(xí)。當(dāng)我們提高自己的工作效率后,意味著我們有更多的時(shí)間去思考、提升自己。

(三)提高主觀能動(dòng)性。一般而言,秘書(shū)的工作任務(wù)是具有從屬性質(zhì)的,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指派,上傳下達(dá),很少會(huì)去獨(dú)立思考和解決問(wèn)題。但是這種被動(dòng)絕對(duì)不是一味的服從、順從,不主動(dòng)思考,特別是教學(xué)秘書(shū),更應(yīng)該在被動(dòng)的工作中發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。

教學(xué)秘書(shū)是直面學(xué)生和老師,對(duì)教學(xué)運(yùn)行、教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用、教學(xué)任務(wù)的實(shí)施等方面,甚至比主管教學(xué)的院系領(lǐng)導(dǎo)更為直觀、了解。因此在專業(yè)群建設(shè)中,教學(xué)秘書(shū)的作用不僅僅是幫領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)任務(wù),在如何使專業(yè)群內(nèi)系統(tǒng)、協(xié)調(diào),資源整合、共享等問(wèn)題上,應(yīng)該出謀劃策,提出建設(shè)性意見(jiàn)。

同時(shí),教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該多思考,工作要帶有前瞻性。提前預(yù)測(cè)專業(yè)群建設(shè)將帶來(lái)教學(xué)運(yùn)行的改變,提前做好準(zhǔn)備,及時(shí)與院系領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人交流溝通,調(diào)整工作方式以適應(yīng)因?qū)I(yè)群建設(shè)帶來(lái)的變化,確保教學(xué)正常有序的運(yùn)行。

(四)加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。想要提高人才培養(yǎng)質(zhì)量,建設(shè)高水平的專業(yè)群,就要打造一支業(yè)務(wù)過(guò)硬、工作高效的教學(xué)管理隊(duì)伍,而要打造這樣一支隊(duì)伍,就必須要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書(shū)身處教學(xué)管理一線,其業(yè)務(wù)能力大小直接影響教學(xué)運(yùn)行,因此教學(xué)秘書(shū)要時(shí)刻保持學(xué)習(xí)的狀態(tài),只有不斷學(xué)習(xí),才能跟上時(shí)代的步伐。

在專業(yè)群建設(shè)背景下,教學(xué)秘書(shū)要提升業(yè)務(wù)能力主要包括兩方面,一是要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)培訓(xùn)來(lái)掌握前沿的信息技術(shù)并且運(yùn)用到工作中來(lái)。在專業(yè)群建設(shè)中,群內(nèi)各專業(yè)要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、協(xié)同化,那么信息的收集、處理、儲(chǔ)存和應(yīng)用都顯得格外重要。將各種教學(xué)資源數(shù)字化,匯總進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù),不僅能對(duì)建設(shè)期內(nèi)的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行比對(duì),還能更好的優(yōu)化資源配置。二是通過(guò)相關(guān)的培訓(xùn),深入了解建設(shè)的目的與內(nèi)涵,不斷完善工作流程,使之適應(yīng)專業(yè)群建設(shè)的需要。教學(xué)秘書(shū)只有深入了解專業(yè)群建設(shè)相關(guān)的培養(yǎng)目標(biāo)、課程體系、畢業(yè)要求等指標(biāo)及達(dá)成度,才能準(zhǔn)確為專業(yè)群建設(shè)提供所需的信息資料,才能更好的發(fā)揮其主觀能動(dòng)作用。

四、總結(jié)

身處專業(yè)群建設(shè)的大潮流中,教學(xué)秘書(shū)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,主動(dòng)學(xué)習(xí)于提高自身業(yè)務(wù)能力,主動(dòng)溝通于了解師生的需求,主動(dòng)思考于優(yōu)化工作職能,時(shí)刻保持良好的狀態(tài)迎接新挑戰(zhàn)。