集團管控型企業公文管理系統解決方案研究

徐婷 中國鐵建房地產集團有限公司

一、建設目標

公文管理系統旨在實現發文管理、收文管理、呈批件、呈閱件以及網絡通知的在線起草和審批辦理，集團管控型企業還涉及到集團總部與下屬單位之間的公文交換，從而不斷提升公文管理的效率和質量，助推管理提升，打造綠色企業，真正實現低碳辦公。

二、業務功能需求說明

（一）業務需求描述。

1.功能模塊。本系統大致分為如下幾個模塊：發文管理、收文管理、呈批件、呈閱件、網絡通知等。

2.發文管理。發文管理實現的功能主要包括擬稿、審核、核稿、會簽、簽發、編號、套打、蓋章、校對、用印、分發等環節。

起草公文時，擬稿人打開發文稿紙，主辦部門、擬稿人由系統默認提取為擬稿人的相關信息。主送、抄送、標題均為必填項，由擬稿人在發文起草環節填寫，其中主送、抄送應支持選取系統中已設置好的單位/單位組，也可以選擇手動輸入，視具體情況而定。緩急、密級由擬稿人在起草環節手動選擇，默認為無。主辦部門審核、核稿人、會簽、簽發在公文流轉過程中系統自動填入。編號、套紅頭由擬稿人操作；蓋章由公司文書操作。

3.收文管理。收文辦理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、分送、承辦等環節。公司文書接收到文件后，打開收文單，形成年度、文件日期、題名、來文單位、文件字號、來文日期、附件由系統自動提取；承辦部門、收文序號、收文分類由公司文書手動選取。

4.呈批件。呈批件用于同一機關內請示工作使用，呈批件表單中承辦部門、擬稿人由系統自動帶出；標題、請示內容由擬稿人手動填寫；編號由擬稿人從系統中手動獲取。部門領導、會簽人、領導批示均在呈批件流轉過程中自動填入。

5.呈閱件。呈閱件用于匯報工作、反映情況、報告交辦事項辦理結果。呈閱件表單中承辦部門、擬稿人由系統自動帶出；標題、請示內容由擬稿人手動填寫；編號由擬稿人從系統中手動獲取。部門領導、會簽人、領導批示均在呈批件流轉過程中自動填入。

6.網絡通知。起草網絡通知時，擬稿人打開通知發文稿紙，主辦部門、擬稿人由系統默認提取為擬稿人的相關信息。主送、標題為必填項，由擬稿人在起草環節填寫，抄送、抄送人員、附件、緩急選填，其中主送、抄送應支持選取系統中已設置好的單位/單位組，也可以選擇手動輸入，視具體情況而定。主辦部門審核、簽發在公文流轉過程中系統自動填入。編號、套紅頭由擬稿人操作；蓋章、轉PDF由公司文書操作。網絡通知發出后同時發送到主送單位及發布到門戶“通知公告”中。

（二）公文交換。系統應實現集團公司與下屬二級單位以及下屬二級單位與三級單位之間的公文交換，保證公文能夠及時、安全的傳送。

（三）公文查詢。可根據系統已有字段定義各類查詢條件，具體包括標題、編號、部門、擬稿人、簽發人、公文類型、流轉狀態、緩急、密級等。

（四）公文統計。可根據系統已有數據自定義各類統計報表，包括按部門統計文件數量、按類別統計文件數量以及公文明細列表，包括各單位的應用情況統計等。

（五）公文配置。公文配置包括編號、公文模版、印章、簽名等，由各單位的系統管理員或文書來進行配置。

（六）日志管理。系統可記錄用戶的操作信息，包括操作人員的姓名、操作時間、操作的功能、操作類型等，便于事后統計和追查用戶的訪問操作。

三、系統設計及技術要點解決方案

（一）數據庫設計。本系統的設計目標為，在滿足公司公文流轉需求的同時，遵循先進性、便捷性原則，功能實用性原則，開放性和可擴展性原則。根據需求分析，本系統需要的數據庫表包括：人員表、角色表、菜單表、發文表、收文表、公文配置表、字典表、編號表、人員角色關聯表、角色菜單關聯表。

（二）編輯word和wps。通過集成PageOffice控件實現Word和Wps的編輯功能。PageOffice實現 Office文檔的在線打開、只讀瀏覽、編輯、保存、可編輯區域控制、強制痕跡保留、并發編輯控制等功能。

（三）痕跡稿版本管理。在套紅頭之前系統將會生成正文痕跡稿文件，系統在流轉過程中將會對痕跡稿文件進行版本管理，所有的痕跡合并在一個痕跡稿文件中，默認顯示最新的痕跡稿文件（其他版本痕跡稿可通過歷史版本查看）。

（四）公文交換。實現集團總部與各二級單位的公文交換，即收發文之間的轉換。比如，當集團總部文書進行發文操作時，系統獲取流程引擎中發文流程環節節點的屬性，如果當前環節含有發文屬性，則顯示發文按鈕，點擊此按鈕后，將發文信息推送到公文交換中心，由公文交換中心處理發文。

（五）附件轉PDF。公文系統內的附件保存在MongoDB數據庫中，Oracle數據庫提供附件對應表。

為保證轉換pdf準確性更高：流程審批結束后，發文前就觸發office/wps文件轉換生成pdf文件，已預留出發文的時候對文件的檢查處理時間。附件的轉換過程是調用服務器上安裝的office/wps軟件轉換PDF的技術進行文件的轉換。整個轉換生成的pdf文件格式可以和word中排版的格式一致。

集團管控型企業公文管理系統的應用使公文處理業務以及流程規范、統一，極大地提高了辦公效率，同時也進一步提升了企業信息化建設水平，降低企業運營成本，

隨著對于公文管理系統解決方案的深入研究，必將促進企業公文管理系統的優化完善，助力企業管理水平的不斷提升。