推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

高現(xiàn)強(qiáng) 山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)新驛鎮(zhèn)新驛煤礦

引言：信息化時(shí)代的迅速來(lái)臨，為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步提供了便利。而干部人事檔案信息化管理，作為我國(guó)人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，要求檔案管理人員，必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，積極地學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化手段開展檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，為我國(guó)人事檔案管理工作的有序進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、干部人事檔案管理信息化建設(shè)必要性

（一）保證干部人事檔案的真實(shí)性。干部檔案材料的真實(shí)性非常重要，但傳統(tǒng)的干部人事檔案管理很容易摻進(jìn)人為造假因素，讓某些干部鉆管理空子，如將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造相關(guān)有利的信息等，對(duì)檔案準(zhǔn)確性和可信度產(chǎn)生了極壞的影響。中組部自2014年起對(duì)省、市、縣干部人事檔案管理工作展開嚴(yán)格審查，在審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了不少類似問(wèn)題。所以在新的發(fā)展形勢(shì)下，為了有效控制人為造假、確保資料真實(shí)，應(yīng)及時(shí)構(gòu)建信息化檔案管理模式，做好加密處理和授權(quán)管理，最大限度地保證干部人事檔案資料的真實(shí)性、持久性和安全性。

（二）提升干部人事檔案管理質(zhì)量和效率。紙質(zhì)方式是傳統(tǒng)干部人事檔案保存的主要方式，但容易出現(xiàn)丟失或毀損。從保管角度來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理查閱范圍相當(dāng)小，需經(jīng)多名管理人員同時(shí)操作，人為影響因素較大；從使用角度來(lái)說(shuō)，檔案資料經(jīng)常被借閱翻看，容易造成字跡模糊、紙質(zhì)發(fā)黃或硬化，以及不必要的損毀甚至重要信息丟失。實(shí)施信息化管理模式可以有效地避免資料查詢過(guò)程中干部人事檔案損壞的情況，使保管和使用分離，不受時(shí)間和空間影響，也不會(huì)出現(xiàn)檔案的發(fā)黃與硬化等問(wèn)題。檔案的信息化管理，不僅方便檔案管理人員查閱和使用，還可以適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)干部開通權(quán)限，方便其及時(shí)了解干部信息。同時(shí)也在一定程度上保證了檔案的持久性和安全性，保證了檔案的管理質(zhì)量。新時(shí)期構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理庫(kù)，采用信息化管理模式，可以簡(jiǎn)化信息查詢程序；及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行增減；批量處理信息，提升信息處理的準(zhǔn)確性和可靠性；有效避免干部人事檔案距離、時(shí)空等方面因素給查詢工作帶來(lái)的影響。構(gòu)建起完善的數(shù)據(jù)管理庫(kù)，將原有的分散式管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s化管理模式，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息編輯標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以提升管理水平與管理效率，降低管理成本。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理材料的真實(shí)性和規(guī)范性有待提高。雖然信息化檔案具有極為明顯的優(yōu)勢(shì)，但檔案管理材料的真實(shí)性和規(guī)范性都需要有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)范約束。例如，不同階段不同工作人員的表格等記錄的風(fēng)格都存在差異，部分檔案的錄入也有個(gè)人喜好的特點(diǎn)，檔案管理的規(guī)范性急需提高。另外，檔案的信息來(lái)源要反復(fù)核對(duì)，避免因辨識(shí)出現(xiàn)檔案歸類的差錯(cuò)影響查找和分類。

（二）管理方法缺乏創(chuàng)新。在檔案管理方式上，很多檔案管理人員因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)人事檔案管理觀念的影響較深，檔案管理人員的管理模式根深蒂固，在檔案管理中創(chuàng)新主觀意愿不高。再加上人事檔案管理人員自身知識(shí)儲(chǔ)備普遍較少，所以一旦檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，不僅會(huì)導(dǎo)致人事檔案保存與管理工作難度的增加，嚴(yán)重的還會(huì)對(duì)單位的人事檔案管理發(fā)展產(chǎn)生無(wú)法挽回的影響。

（三）管理人員素質(zhì)不高。干部人事檔案管理的工作人員也是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素，人永遠(yuǎn)是企業(yè)或單位內(nèi)部管理最基礎(chǔ)也是最重要的環(huán)節(jié)。檔案管理的工作人員不僅要具備足夠的專業(yè)知識(shí)和技能，還應(yīng)具有良好的道德素質(zhì)和政治素養(yǎng)，可以對(duì)現(xiàn)代信息社會(huì)的一些信息安全問(wèn)題做出技術(shù)反映，盡早進(jìn)行信息維護(hù)和管理，避免事態(tài)擴(kuò)大。具備良好的個(gè)人品質(zhì)，愛崗敬業(yè)，遵守紀(jì)律，做好自己的事情。

三、推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)的若干實(shí)踐

（一）堅(jiān)持完善管理制度。建立健全干部人事檔案管理制度是推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的必然手段，沒有規(guī)矩不成方圓，制度是管理體系標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的基本保證。而且干部的人事檔案管理很多時(shí)候又存在一定的機(jī)密，因此，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的按照制度進(jìn)行管理檔案是必然之舉。

（二）工作模式合理創(chuàng)新。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為干部人事檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了便利。單位在面對(duì)人事檔案管理模式的變化與變革時(shí)，不僅要積極地反思和總結(jié)以往的檔案管理工作，同時(shí)還應(yīng)深入地思考怎樣才能為更多的人提供更加方便快捷的服務(wù)。由于任何一件新鮮事物的發(fā)展都必須經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的過(guò)程，而干部人事檔案信息化管理作為一種全新的人事檔案管理方式，更加需要工作人員的思考與改變。因此，人事檔案管理人員在創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)檔案管理模式的過(guò)程中，應(yīng)該采取簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案管理流程的方式，促進(jìn)檔案管理工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)速度和效率的全面提升。

（三）打造高素質(zhì)的檔案管理人才。無(wú)論是傳統(tǒng)干部人事檔案管理還是現(xiàn)代干部人事檔案管理，都需要具備思想政治素質(zhì)好、文化水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志去從事干部人事檔案管理工作。隨著檔案信息化系統(tǒng)的建立，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化辦公設(shè)備，根據(jù)需求對(duì)電子文件進(jìn)行制作、使用和維護(hù)。這就需要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，提升他們的信息化工作方法和手段，創(chuàng)新工作思想和觀念，提升綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和開拓創(chuàng)新意識(shí)，為檔案信息化管理提供優(yōu)化的綜合保障。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化管理其實(shí)是一個(gè)漫長(zhǎng)的階段，有關(guān)部門應(yīng)該不斷加快自身信息化建設(shè)的步伐，通過(guò)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善管理設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理，依托信息化手段不斷促進(jìn)干部人事檔案管理的信息化建設(shè)歷程。